Hvilket du vælger afhænger af, hvem du kommunikerer med, og formålet med din korrespondance. E-mail er hurtigere og lettere, men nogle e-mail-meddelelser bliver aldrig åbnet, og afhængigt af hvem du skriver til og hvorfor du skriver, kan du blive bedt om at sende et skrevet og underskrevet brev eller uploade det online.
Professionelle retningslinjer for brev og e-mail
Uanset hvordan du kommunikerer, indeholder velskrevne breve flere sektioner, hvad du medtager i hvert afsnit, og hvordan dokumentet formateres, afhænger af, om du sender et skrevet brev eller en e-mail-besked.
Her er retningslinjer for skrivning af breve og e-mail-meddelelser, herunder hvordan man skriver, formaterer og korrekturlæser dine breve med eksempler på forskellige typer forretningsbrev.
Hvad skal inkluderes i et brev eller e-mail
Denne vejledning til at skrive bogstaver indeholder, hvad der skal listes i hver del af et brev, hvordan man adresserer og underskriver skrevet og email kommunikation, brevformater og layouter, og eksempler og skabeloner.
Dele af en bogstav
- Kontakt information
- Hilsen (hilsen)
- Brevbogstav
- Lukning
- Underskrift
Kontakt information
Hvordan du medtager dine kontaktoplysninger, vil være anderledes ud fra, hvordan du sender dit brev. Når du sender en emailbesked, vil dine kontaktoplysninger være i slutningen af meddelelsen i stedet for øverst på siden.
Her er hvad der skal inkluderes og prøver til både typede breve og e-mails.
Salutation Eksempler
Hilsen er hilsen af dit brev. Her er en liste over eksempler på brevhilsen, der fungerer godt for professionel korrespondance.
Brevbogstav
Kropet af dit brev vil indeholde flere afsnit.
Første afsnit skal indeholde en introduktion og en kort forklaring på din begrundelse for at skrive. Andet afsnit (og eventuelle efterfølgende afsnit) skal forklare dine grunde til at skrive yderligere. Det sidste afsnit skal enten anmode om handling fra læseren, hvis du anmoder om noget eller angive, hvordan du vil følge op.
Vær sikker på, at formålet med dit brev er tydeligt. Læseren skal vide, hvad du beder om, og hvordan de kan hjælpe dig. Eller, hvis du tilbyder tjenester eller assistance, hvad du kan give til læseren.
Lukning
Et brev er lukket med et udtryk som "Best regards" eller "Med venlig hilsen", som efterfølges af et komma, så din underskrift, hvis du sender et skrevet brev. Hvis du sender en e-mail, skal du blot skrive dit navn efter afslutningen. Her er en liste over eksempler på afsluttende bogstaver, der passer til forretnings- og ansættelsesrelateret korrespondance.
Underskrift
Afslutningen på dit brev er din underskrift, som i en e-mail-meddelelse vil indeholde dine kontaktoplysninger.
Sådan adresserer du et brev
Det er vigtigt at henvende sig til den person, du skriver til formelt, medmindre du kender dem meget godt. Sådan behandler du et brev, herunder generiske oplysninger, du kan bruge, hvis du ikke har en kontaktperson hos virksomheden.
Formatering af din korrespondance
Nu hvor du har alle de oplysninger, du skal medtage, skal du gennemgå standardformatet til brug for breve og e-mail-meddelelser:
Brevskrivningsretningslinjer
Det næste skridt er at polere dit brev, så der er masser af plads mellem afsnit og toppen og bunden af siden. Du vil også gerne vælge en læsbar, professionel stil og skriftstørrelse. Hvad du siger vil afhænge af årsagen til, at du skriver, så sørg for at skræddersy dit brev til din personlige og professionelle situation.
Her er trinvise vejledninger til at skrive en række forskellige typer bogstaver, herunder sidemarginer, skrifttyper, mellemrum og detaljer om, hvad du skal medtage sammen med eksempler på hver.
- Hvordan man skriver en virksomhedsbogstav
- Hvordan man skriver et omslagstavle
- Sådan skriver du en jobansøgningsbogstav
- Sådan skriver du en referencebogstav
- Sådan skriver du en opsigelsesbrev
- Hvordan man skriver en takbogstav
- LinkedIn meddelelse og invitation retningslinjer
- Professionelle e-mail-meddelelsesretningslinjer
Eksempler og skabeloner
Brug af en skabelon er en fantastisk måde at starte dit eget brev eller e-mail på, fordi du starter med det grundlæggende format på plads. Du skal blot udfylde dine oplysninger i den relevante del af brevet.
Se også på eksempler, fordi du får ideer til hvad du skal sige i din egen korrespondance.
Letter samples
Brevprøver, herunder forretningsbrev, følgebrev, interviews tak breve, opfølgningsbreve, jobaccept og afslagstavler, opsigelsesbreve, taknemmelige breve, forretningsbrev og flere bogstavprøver og skabeloner.
E-mailbeskedeksempler
Beskæftigelse, jobsøgning og e-mail-meddelelseseksempler, plus e-mail-skabeloner, formaterede beskedeksempler og emnelinje, hilsener og signatureksempler.
Proofread og stavekontrol
Endelig, før du udskriver eller uploader dit brev eller sender din e-mail-besked, stavningskontrol, grammatikkontrol og korrekturlæsning. Et tip til at sikre, at der ikke er nogen fejl, er at læse det højt. Du må måske bemærke fejl, du ikke fik at gennemgå, ved at kigge på det.
Relaterede artikler: Brevhilsener og hilsner