Tips til udarbejdelse af e-mails, der får læsning
Under din jobsøgning vil du sandsynligvis sende mange, mange e-mails, herunder omslag , taknotater og meddelelser til jobsøgningsrelaterede forbindelser.
I disse e-mails vil du undgå at gøre pinlige fejl (som for eksempel stavefejlens navn). Du vil også gerne sørge for at skrive noter, der får et svar. Læs videre for information om e-mail etikette, sammen med råd om, hvordan man laver en hilsen.
Start din email med en professionel hilsen
Stræb efter klarhed i din faglinje. Vælg noget direkte, der identificerer formålet med din email, som "mødetid ændret" eller "hurtig forespørgsel om dit forslag." Undgå at dingle en gulerod med en teaser som "Jeg skal informere dig ...", der forsøger at lokke læsningen til at åbne e-mailen for at komme til din hensigt.
Folk beslutter ofte om at åbne en email baseret på emnelinjen, så vælg en, der klart angiver dit formål.
Brug en professionel hilsen. Medtag en passende hilsen for omstændighederne og modtageren. Der er hilsner, der er acceptable i en email, der ikke bruges i et almindeligt brev og hilsner, der bruges til begge.
Vælg en hilsen baseret på hvor godt du kender den person, du skriver til, og hvilken type besked du skriver. For eksempel, hvis du skriver nogen du kender, "Hej Jim" er passende. "Kære Mr./Ms. Smith" ville være passende, når du ansøger om et job eller skriver et forretnings brev.
Undgå at åbne en email med "hej", som er meget uformel og generelt ikke brugt på arbejdspladsen.
Også vild fra "Hej folk" eller "Hej folk", selvom karakteren af din email er afslappet.
Her er nogle eksempler på hilsner at bruge :
- Kære fornavn Efternavn (dette fungerer godt, hvis du ikke kender kønsnavnet til den person, du skriver til)
- Kære fornavn (når du mailer en person, du kender)
- Hej fornavn (når du sender en e-mail til dig)
- Kære Mr./Ms. Efternavn
- Kære Mr./Ms. Fornavn efternavn
- Kære Dr. Efternavn
- Til hvem det måtte vedrøre
- Kære Human Resources Manager
- Kære Ansættelsesleder
Tilføj e-mail-adressen sidst. Hvis du ikke har mulighed for at afvise en email, skal du tilføje adressen sidst, hvis du har en hurtig udløsers finger. Indsæt kun modtagerens navn, når du er sikker på, at e-mailen er klar til at gå.
Undgå den gamle "svar alle" fejl. Se din triggerfinger, når du trykker på Svar alle. Overvej, om alle på listen virkelig skal læse, hvad du skal sige. Vær også opmærksom på ældre e-mails i kæden, som måske du måske ikke vil have nogen på listen Besvar alle for at se.
Gå let på humor. Humor kan være svært at skelne i en email, da din tone ikke nødvendigvis skinner igennem. Uden kropssprog, ansigtsudtryk eller kadence kan humor falde eller endog utilsigtet fornærme en læser. Spil det sikkert og lad det være.
Korrekturlæst! Gør ikke fejlen ved at tænke på, at folk vil tilgive skrivefelter i uformelle e-mails, eller at der kan forventes fejl, hvis du skriver på din telefon. Du kan blive dømt hårdt ved fejl i din email, især hvis de er voldsomt. Stol ikke på en stavekontrol, der ofte kan vælge det forkerte ord for dig - korrekturlæs dine e-mails, ligesom du ville være et vigtigt dokument .
Kontroller og kontroller altid, at folks navne er stavet korrekt.
Brug ikke emojis eller humørikoner. Flere og flere kommer e-mail-meddelelser til at ligne tekstbeskeder. Arbejdspladsbeskeder indebærer nu nogle gange "thumbs up" emoji eller smiley faces. Selvom de bliver mere almindelige, undgå emojis og humørikoner i formel korrespondance. (Tip: Hvis din email hilsen bruger et efternavn, det er et sikkert tegn, du skal forlade emojis og humørikoner.)
Husk at e-mail varer evigt. Tænk to gange, før du mailer noget personligt eller fortroligt, skyder en person via e-mail, nedbryder nogen eller svarer med vrede.
Sådanne interaktioner kan bedre gøres personligt. Reglen om 24 timer er en god. Hvis du ikke er sikker på, om du skal sende beskeden, eller ej, vent indtil næste dag at beslutte. En anden god tommelfingerregel: Skriv ikke noget i en e-mail, som du ikke ville være villig til at have delt offentligt (i en deponering, siger eller på sociale medier).
Mere om at skrive og sende e-mail: Email Etiquette Tips til Jobsøgere | Brevhilsener og hilsner