At skrive et effektivt poleret forretningsbrev kan være en let at følge opgaven, så længe du overholder de etablerede regler for layout og sprog. At indse, at din modtager regelmæssigt læser en betydelig korrespondance og vil favorisere udførlige breve uden typografier og grammatiske fejl. En god tommelfingerregel er at korrekturlæse det to gange og derefter få en kollega gennemgå det for at sikre, at der ikke blev gået glip af noget.
Afsnit af en Business Letter
Hvert afsnit af dit brev skal overholde det korrekte format, idet du starter med dine kontaktoplysninger og din modtagers hilsen; brevets krop lukning; og endelig din underskrift.
Business Letter Format
Nedenfor er det traditionelle forretningsbrev format, med tips om, hvordan du rammer det baseret på dit forhold til læseren og hvad dit ønskede resultat er.
Dine kontaktoplysninger :
Dit navn
Din adresse
Dit telefonnummer
Din email adresse
Dato
Modtagerens Kontaktoplysninger:
Deres navn
Deres titel
Deres firma
Selskabets adresse
Hilsen :
- Brug "til hvem det kan bekymre sig ", hvis du er usikker på, specifikt hvem du adresserer.
- Brug den formelle hilsen "Kære Mr./Ms./Dr. [Efternavn], "hvis du ikke kender modtageren.
- Brug "Kære [Fornavn]", kun hvis du har et uformelt forhold til modtageren.
Kroppen
Grundlæggende formatering:
- Brug enkelt-spaced linjer med en ekstra plads mellem hvert afsnit, efter hilsen og over lukningen.
- Venstre retfærdiggør dit brev (mod venstre margen).
Slå den rigtige tone:
Gør formålet med dit brev klart gennem et simpelt og målrettet sprog, og hold åbningsdelen kort. Du kan starte med, "Jeg skriver med henvisning til ..." og derfra kun kommunikere, hvad du skal sige.
De efterfølgende afsnit skal indeholde oplysninger, som giver din læser en fuld forståelse af dine mål, men undgå at undgå slingende sætninger og unødvendigt lange ord. Igen skal du være opmærksom på at bevare deres opmærksomhed.
Hvis din hensigt er at overtale modtageren - til at investere penge, give dig en reference, ansætte dig, partner med dig eller løse et problem - skab en overbevisende sag for årsagen. Hvis du for eksempel vil have læseren til at sponsorere en velgørenhedsbegivenhed, skal du identificere enhver overlapning med deres virksomheds filantropiske mål. Overbevis læseren, der hjælper dig, ville være gensidigt gavnlig, og du vil øge dine chancer for at vinde deres støtte.
Hold dit afsluttende afsnit til to sætninger. Du skal blot gentage din grund til at skrive og takke læseren for at overveje din anmodning.
Gratis tæt på :
Nogle gode muligheder for din lukning er:
- Respektivt din,
- Venlig hilsen,
- hjerteligt,
- Ærbødigst,
Hvis dit brev er mindre formelt, overvej at bruge:
- Alt det bedste,
- Bedst,
- Tak skal du have,
- Hilsen,
Underskrift:
Skriv din underskrift lige under din lukning og lad fire enkelt mellemrum mellem din lukning og dit typede fulde navn, titel, telefonnummer, e-mail-adresse og andre kontaktoplysninger, du vil medtage. Brug nedenstående format:
Din håndskrevne underskrift
Typet fulde navn
Titel
Afsendelse af en Email Business Letter
Hvis du sender et e-mail-brev, vil din underskrift være lidt anderledes . I stedet for at inkludere dine kontaktoplysninger i overskriften på brevet, skal du lægge det under din underskrift. For eksempel:
Venlig hilsen,
Fornavn efternavn
Titel
Din adresse
Dit telefonnummer
Din email adresse
Medtag emnet, du skriver om i emnelinjen i e-mailen, så læseren er klar over, hvorfor du sender meddelelsen.
Business Letter Writing Tips
Du kan finde mere detaljerede tip i disse retningslinjer for, hvordan du skriver et virksomhedsbogstav , herunder valg af skrifttype, valg af margener og formatering af dit brev korrekt.
Det er altid nyttigt at se på eksempler for at få ideer til din egen korrespondance. Gennemgå bogstavprøver, herunder omslagsbrev, interview tak til bogstaver, opfølgningsbreve, jobaccept og afslagstavler, opsigelsesbreve, taknemmelige breve og flere forretnings- og beskæftigelsesrelaterede brevprøver.