Hvad skal (og bør ikke) du placere i en medarbejderpersonalfil
I andre er adgang begrænset til HR-personale, og medarbejdere kan anmode om adgang til deres optegnelser. Advokater kan også afkræve indholdet af personaldokumenter for retssager og klager over lige muligheder for beskæftigelse (EEOC) .
En tidligere medarbejder kan også anmode om en kopi af hans eller hendes personaldokumenter.
Med alle disse potentielle anvendelser og potentielle seere af dine personaldokumenter skal en arbejdsgiver sørge for at opretholde upartisk, faktisk dokumentation af en ansattes beskæftigelseshistorie i dine personaldokumenter. Følg derfor disse generelle retningslinjer på den dokumentation, som du bevarer i organisationens personaldokumenter.
Generelle retningslinjer for indholdet af medarbejderpersonalfilen
- Oplysninger i personoplysninger skal være faktuelle. Personaleudtalelser fra tilsynsførende eller personale. tilfældige noter; sladre; ubegrundede rygter spørgsmål, rapporter eller tatletale påstande fra andre medarbejdere, som ikke er udforsket; påstande, der ikke er forfulgt, undersøgt og afsluttet og andre ikke-faktiske oplysninger, kommentarer eller noter bør udelukkes fra medarbejderens personaledatabase.
Et af de værste eksempler på offensiv kommentar, som en HR-manager fandt indleveret i en personalepost, involverede en ansættelseslederens interviews. En sagde: "Muligvis for fedt at komme op og ned ad trappen efter behov." Forestil dig medarbejderen, en advokat og endda kommende medarbejdere og vejledere, der læser kommentarer som disse.
I et andet selskab fandt lederen ubestridte noter, som ledere og andre havde lagt i medarbejderens filer som "Mary er vred, fordi hun ikke fik en rejse. Hun sænkede sit arbejde forsætligt for at komme lige med sin leder." Se problemet?
- Personalejournaler skal omhyggeligt tildeles deres relevante filplaceringer. Bestem en protokol for din virksomheds personaldokumenter baseret på statslige og føderale love , arbejdslove som f.eks. Health Insurance Portability and Accountability Act fra 1996 (HIPAA) og arbejdsgiverens bedste praksis.
Så hold dig til protokollen. Du ønsker ikke at finde tilfældig læge undskyldninger gemt i personalebladet, når de tilhører en medicinsk fil. Du vil heller ikke have begrundelsen og begrundelsen for en medarbejders forfremmelse i lønlistefilen.
Du vil heller ikke have optegnelser om en ansættelsesbeslutning, der involverer baggrundskontrol eller noter fra diskussioner med tidligere arbejdsgivere i personalepilen.
- Tilsynsførere, ledere og andre medarbejdere, der lægger dokumentation i personoplysninger, skal trænes for at skrive dokumentationen korrekt. At angive medarbejdernes reprimand , at medarbejderen var en fuldstændig dødsfald, vil ikke vinde dine personaldokumenter nogen præmier, men uuddannede vejleder har været kendt for at skrive lignende udtalelser.
Endnu bedre, begræns adgangen til filerne til din HR-medarbejder, der er ansvarlig for journalerne, og ved hvad der skal og ikke skal placeres i en personaledatabase. - Balancere de oplysninger, du placerer i personaldokumenter, for at inkludere både de positive og de negative aspekter af en ansattes beskæftigelseshistorie. Alt for ofte fremhæver personaldokumenter enhver negativ forekomst og savner de positive komponenter.
- Anerkend forskellen mellem en tilsynsførendes personlige noter om hans eller hendes rapporteringspersonale og de officielle virksomhedsposter. Tilsynsmandens notater, der bruges til forbedring af præstationer , sporing af projekter og målafslutning, og for retfærdig fastsættelse af løfter og præstationsudviklingsplaner hører f.eks. I en vejleders private fil, ikke i virksomhedens officielle personaldokumenter.
Anerkender også behovet for at uddanne vejledere i, hvordan man tager notater og vedligeholder dokumentation i deres administrationsfil. De samme kriterier for fakta, ikke meninger og specifikke eksempler, ikke retssag, gælder for private noter.
Vejlederens private noter kan dømmes i tilfælde af en retssag, så forsigtighed anbefales selv for private noter. Tilsynet med tilsynsførere, der holder kopier af poster, der findes i den officielle medarbejderpersonalfil i deres ledelsesfil, anbefales ikke.
- Ansættelse dokumentation og interview notater præsentere lidt af en quandary. Den bedste praksis er at opretholde en separat fil for hver stilling, du udfylder, der indeholder al dokumentation i forbindelse med udfyldning af denne position fra jobannoncer til referencecheck. Ansøgernes genoptagelser, dækbreve og ansøgninger hører til i denne fil, bortset fra at du skal flytte den ansattes medarbejders ansøgning til medarbejderpersonalfilen.
Denne fil har de officielle tjeklister og formularer, der stræber efter en upartisk repræsentation af en potentiel medarbejders kvalifikationer og støtter din beslutning om at ansætte den mest kvalificerede kandidat. Ansættelseslederens udtalelser og noter, der blev taget under ansættelsesprocessen, tilhører ikke denne fil. Human Resources kan indsamle disse noter for at opretholde fuldstændig dokumentation om en beskæftigelsesbeslutning, men de tilhører ikke personaledokumenterne.
- Faktisk dokumentation om beskæftigelsesbeslutninger som forfremmelse , overførsel til en lateral mulighed og lønforhøjelser tilhører personaldokumenter. Vejlederens eller HR's udtalelser om medarbejderen gør det ikke. Officiel disciplinær handling dokumentation som en skriftlig advarsel tilhører også medarbejderens personaledatabase.
Specifikke eksempler på dokumentation, der ikke skal være i personoplysninger
Følgende oplysninger bør ikke anbringes i personoplysninger. Dokumentationen kan kræve en separat fil, kan klassificeres som tilsyns- eller ledelsesnotater, eller bør ikke overholdes af en arbejdsgiver.
- Eventuel medicinsk information tilhører den medicinske fil .
- Lønoplysninger er indeholdt i lønlistefilen .
- Dokumenter, der indeholder medarbejderens sociale sikkerhedsnumre eller oplysninger om medarbejdernes beskyttede klassifikationer som alder, race, køn, national oprindelse, handicap, civilstand, religiøs overbevisning osv., Bør aldrig opbevares i personaledokumenterne.
- Tilsyns dokumentation med henblik på at styre en medarbejders arbejde, fastsætte mål, tilbagemelding osv., Skal indleveres i en privat, supervisor eller manager-ejet mappe.
- Undersøgelsesmateriale, herunder medarbejderklage, vidnesamtaler, medarbejderinterview, resultater, advokathenstillinger og beslutning samt opfølgning for at sikre ingen gengældelse , skal opholde sig i en undersøgelsesfil, der er adskilt fra personaldokumenter.
- Filansatte I-9-formularer i en I-9-fil eller -placering , væk fra medarbejderposter.
- Placer baggrundskontroller, herunder kriminel historie, kreditrapporter mv. Og resultaterne af lægemiddelprøvning i en separat fil, som supervisorer, ledere og medarbejderen ikke kan få adgang til. SHRM anbefaler enten denne separate fil eller anbefaler, at disse oplysninger også kan indleveres i medarbejderens medicinske fil.
- Medarbejderlige lige muligheder optegnelser som selvidentifikationsformer og regeringsrapporter bør ikke opbevares i personalebladet eller hvor som helst tilsynsføreren har adgang.
Hvis du følger disse retningslinjer, gemmer din organisation faktisk fakta, støtteberettigede beskæftigelseshistorie og personaleposter på de relevante steder.
Ansvarsfraskrivelse: Bemærk venligst, at de angivne oplysninger, mens de er autoritative, ikke er garanteret for nøjagtighed og lovlighed. Webstedet læses af et verdensomspændende publikum, og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Venligst søg juridisk bistand eller bistand fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer for at sikre din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er vejledende, ideer og hjælp.