Medarbejdermedicinsk information findes aldrig i en medarbejderpersonalfil
Fordi den medicinske fil indeholder følsomme og fortrolige oplysninger, skal den opholde sig på en sikker, låst og utilgængelig placering.
Arkivskabet, der huser medarbejdermedicinske filer, bør også låses, og HR-medarbejdere skal have de eneste nøgler. Adgang til medarbejdermedicinske filer er kun begrænset til personale hos personale.
Sundhedsforsikringsportabilitets- og ansvarlighedsloven fra 1996 (HIPAA) kræver, at arbejdsgiverne beskytter medarbejderens journaler som fortrolige; lægejournaler skal opbevares separat og bortset fra andre forretningsdokumenter. Gem aldrig medarbejdermedicinske journaler i medarbejderens generelle personaledatabase.
På grund af oplysningernes fortrolighed skal journaler isoleres fra filer, som medarbejdere som tilsynsførende eller ledere kan få adgang til. (Faktisk anbefales dette også til personaledokumenter generelt - giv kun HR-medarbejderadgang).
Indholdet af medarbejdermedicinsk fil
Dette er de typer af genstande, der skal opbevares sikkert væk i medarbejderens medicinske fil. Hvis du er i tvivl, fejl på siden af beskyttelsen af medarbejdernes medicinsk relaterede oplysninger.
- Sundhedsforsikring ansøgninger og blanketter
- Livsforsikring ansøgninger og blanketter
- Udpeget modtager information
- Ansøgninger om enhver anden personalegodtgørelse, der kan kræve medicinsk information som synsforsikring
- Anmodninger om betalte eller ubetalte medicinske fravær
- Family Medical and Leave Act (FMLA) rapporter og relaterede applikationer og papirarbejde
- Læger-underskrevet FMLA papirarbejde
- Dokumentation om sygdomme hos et familiemedlem eller barn, for hvem du ansøger om FMLA-tid for at yde løbende pleje
- Medicinsk ledig dokumentation for medarbejdere, der ikke er berettiget til FMLA-friluftsarbejde
- Lægenes undersøgelser, noter, korrespondance og anbefalinger
- Medicinsk-relaterede undskyldninger for fravær eller tardiness fra en læge
- Medicinske jobbegrænsninger med dokumentation fra den anbefalende læge
- Ulykkes- og skaderapporter, herunder OSHA-krævede dokumenter
- Arbejdstageres erstatningsrapporter om skade eller sygdom
- Enhver anden form eller et dokument, der indeholder privatmedicinsk information om en medarbejder.
Hvis du beholder disse filer 100 procent fortroligt, vil dine medarbejdere stole på dig, og du vil opretholde lovens ånd og betydning.
Ansvarsfraskrivelse: Bemærk venligst, at de angivne oplysninger, mens de er autoritative, ikke er garanteret for nøjagtighed og lovlighed. Webstedet læses af et verdensomspændende publikum, og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Venligst søg juridisk bistand eller bistand fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer for at sikre din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er vejledende, ideer og hjælp.