Arbejdsgiveren har gode grunde til at beholde flere personaldokumenter - nogle lovlige og nogle til brug for bedste praksis.
Dokumentation er nødvendig, så arbejdsgiveren har et nøjagtigt billede af en ansattes beskæftigelseshistorie. Dokumentation understøtter arbejdsgiverens beslutninger og kan beskytte arbejdsgiveren i en retssag, der bevares korrekt.
Indholdet i personaledokumentet giver et historisk overblik over de vigtige begivenheder under en medarbejders karriere. De støtter de beslutninger, der træffes om medarbejderen og hans eller hendes karriere. De demonstrerer arbejdsgiverens begrundelse bag ansættelse, kampagner, overførsel, belønninger og anerkendelse og afskedigelse af beslutninger.
Forskellige retningslinjer er associeret med forskellige personaletyper
Fordi flere typer af personalefiler anbefales, er forskellige regler og retningslinjer forbundet med hver type personaldokumenter.
- Hver type personalefil har en anden grund til eksisterende og andet indhold, baseret på den grund.
- Hver type personalefil er gemt forskelligt.
- Adgang til en medarbejderfil er begrænset til bestemte medarbejdere i de fleste organisationer. Forskellige personaletypetyper har forskellige adgangsretningslinjer.
- Medarbejderadgang til hans eller hendes personaleprofil er tilladt, men de fleste arbejdsgivere opstiller retningslinjer for medarbejderadgang med en personalets filadgangspolitik i medarbejderhåndbogen . (Forskellige stater og jurisdiktioner har forskellige regler, så hold dig ajour med din placering.)
De fleste organisationer tillader ikke medarbejderens leder at få adgang til den overordnede personaledatabase. De forventer, at cheferne beholder relevant dokumentation i deres egen medarbejderfil, som ikke er den officielle medarbejderfil.
- Personaleafdelingen ejer og er ansvarlig for medarbejderpersonalfiler.
Anbefalede personalefiler
Her er typer af personale filer anbefalet og hvad du behøver at vide om at arbejde med dem.
Medarbejderpersonalfil
Dette er den vigtigste personaledat, som en arbejdsgiver opretholder for hver medarbejder. Personalefilen lagrer hver medarbejders ansættelseshistorie. Dette er hvad du behøver at vide om en medarbejderpersonalfil.
Medicinsk fil
Medarbejdernes medicinske fil har alvorlige juridiske begrænsninger, som arbejdsgiveren skal vide og respektere. Her er hvad du behøver at vide om fortroligheden og indholdet af en medarbejdermedicinsk fil.
Lønningsfil
Medarbejderadgang til medarbejderlønningsfilen er mindre restriktiv end adgang til enten medicinsk eller personalepapir. Lønningsfilen indeholder oplysninger om løn, udvælgelse af fordele , ændringer i lønnsatser, garneringer og anden juridisk dokumentation, der påvirker en medarbejders lønseddel. Forskellige regnskabsmæssige og personaleansatte har adgang til oplysningerne i lønlistefilen.
I-9 formularfil for medarbejdere
På grund af adgangsrettigheder for forskellige offentlige organer følger du bedste praksis ved at opretholde en separat fil for medarbejder I-9-formularer . Få mere at vide om lagring af I-9-formularer.
Oversigt over Personalefiler
Vil du bare have de hurtige og grundlæggende detaljer om medarbejderpersonalfiler ? Se her for en oversigt over medarbejderpersonalfiler.
Personalefiladgangspolitik for medarbejdere
Du vil gerne gøre det muligt for hver medarbejder at vide, hvad der er i hans eller hendes medarbejderfil , men du skal kontrollere filens integritet, fuldstændighed og grundighed. Vedligeholdelse af medarbejder- og arbejdsgiverens fortrolighed og begrænset adgang sikres ved hjælp af en personaletilgængelighedspolitik.
Hvad der ikke skal medtages i en medarbejderpersonalfil
Leder du efter retningslinjer for indhold, der aldrig skal medtages i en medarbejderpersonalfil? Her er mine bedste anbefalinger om det indhold, du vil opretholde, enten på et separat, uformelt sted eller slet ikke. Retention af unødvendig og rent opfattet dokumentation kan skade dig.
Dokumentation
Ved du, hvilken dokumentation der er? Ordet, dokumentation, opdrætter ofte i beskæftigelses- og menneskelige ressourcer. Men betydningen af dokumentation og hvorfor du måske vil dokumentere særlige beskæftigelseshændelser, er grundigt dækket her.
> Ansvarsfraskrivelse: Bemærk venligst at de angivne oplysninger, mens de er autoritative, ikke er garanteret for nøjagtighed og lovlighed. Venligst søg juridisk bistand eller bistand fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer for at sikre din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er kun vejledende.