Som med alle medarbejderfiler begræns adgangen undtagen dem, der har brug for at vide
Lønningsfilen gør det muligt for regnskabspersonalet at betale medarbejderen uden at få adgang til medarbejderens fortrolige oplysninger. Regnskabspersonale kan holde lønregister hvor det giver mening for at betale medarbejderen.
I tilfælde, hvor løn og regnskab er outsourcet, er dette en endnu mere anbefalet praksis for medarbejderens lønningsregistre.
Lønningsfilen begrænser tilgængeligheden til fortrolige medarbejderoplysninger. Medarbejderlønningsfilen gør det muligt for regnskabs- og økonomipersonalet at få de oplysninger, de har brug for til at betale medarbejderen på en praktisk placering. Placeringen skal være sikker og utilgængelig for alle andre medarbejdere.
Du skal imponere på regnskabspersonalet, at oplysningerne i lønlistefilerne er fortrolige og ikke bør deles uden tilladelse og afmelding fra HR-medarbejdere. Ligeledes bør regnskabspersonale dele oplysninger om medarbejderpriser, kampagner, bonusser og andre oplysninger, der er fortrolige for medarbejderne.
Human Resources behøver ikke at overvåge regnskabernes adgang til medarbejderlønningsfilerne. Som det anbefales til relaterede medarbejderfiler såsom personale og medicinske filer, bør du begrænse adgangen til lønlistefilen.
Kun personer, der skal have oplysningerne til at udføre deres arbejde, bør se indholdet.
Indholdet af en medarbejderlønningsfil
Dette er en foreslået, men ikke fuldstændig omfattende, en liste over, hvad der tilhører en medarbejderlønningsfil.
- Tilbudsbrev underskrevet af ansættelsesleder, Human Resources og medarbejder
- Betal godkendelse underskrevet af Human Resources og ansættelseslederen, når der findes en medarbejderkontrakt
- W-4 Form
- Papirarbejde og autorisation vedrørende enhver form for personalegodtgørelse, der indebærer lønnet fradrag
- Depositum for direkte indbetaling
- Salarierede tidsregnskabsskemaer
- Hvert ugentlige tidsskema
- Time clock records, hvor det bruges
- Deltagelsesoptegnelser
- Omkostninger til refusion, herunder dokumentation og kvitteringer for rejser og andre autoriserede udgifter
- Undervisning refusionsskemaer og kvitteringer til betaling, bøger og så videre
- Betal på forhånd ansøgningsskemaer
- Selskabslånedokumenter og betalingsplan
- Garnishment ordrer og optegnelser
- Tilladelse til udgivelse af privat information
- Papirarbejde i forbindelse med hver medarbejders rejse
- Papirarbejde relateret til enhver bonus , fortjeneste deling eller anerkendelse award
- W-2 formularer
- Tilladelse til andre lønningsaktioner, som din virksomhed tillader
Også kendt som medarbejderfiler, medarbejderposter , menneskelige ressourcer, dokumentation
Susan Heathfield gør sit yderste for at tilbyde præcis, sans fornuft, etisk Human Resources Management, arbejdsgiver og arbejdsplads rådgivning på denne hjemmeside, men hun er ikke en advokat. Indholdet på webstedet må ikke fortolkes som juridisk rådgivning. Webstedet har et verdensomspændende publikum og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land, så artiklene kan ikke være endelige på alle dem til din arbejdsplads.
Når du er i tvivl, søg altid advokat. Oplysningerne på webstedet er kun vejledende.