Afslutning af I-9-formularen for hver medarbejder er alvorlig virksomhed - alvorligt
Alle ansatte, borgere og ikke-statsborgere, der ansættes efter 6. november 1986, skal udfylde afsnit 1 i Formular I-9 på tidspunktet for ansættelsen.
Arbejdsgiveren er ansvarlig for at sikre, at afdeling 1 i Formular I-9 er rettidig og korrekt gennemført af medarbejderen.
Arbejdsgiveren skal kontrollere ansættelsesverifikation og sikre, at afsnit 2 og 3 i Formular I-9 også udfyldes korrekt. Arbejdsgivere skal udfylde afsnit 2 i Formular I-9 ved at undersøge førstebehandlede beviser (kun originale, uafsluttede dokumenter) om identitet og ansættelsesberettigelse inden for tre (3) arbejdsdage efter det tidspunkt, hvor ansættelsen begynder.
Medarbejderen skal være fysisk til stede, og hans eller hendes originale dokumenter skal gennemgås personligt. Den medarbejder, som gennemgår de originale dokumenter, skal underskrive afsnit 2 i I-9.
Formularen verificerer, at du har tjekket to godkendte former for identifikation, som viser, at medarbejderen er lovligt autoriseret til at arbejde i USA.
Arbejdsgivere eller deres autoriserede repræsentant skal udfylde afsnit 3, når de bekræfter, at en medarbejder er berettiget til at arbejde i USA.
Når en medarbejder omarbejdes inden for tre år efter den dato, hvor I-9 oprindelig var afsluttet, har arbejdsgiverne mulighed for at udfylde en ny I-9-formular eller afslutte afsnit 3.
Periodisk skal du revidere I-9 formularerne for at sikre, at du har en udfyldt formular for hver medarbejder. Du skal kontrollere for veracity og completeness og gemme bevis for revisionen og enhver uddannelse, som medarbejdere gennemfører eller lagrer I-9'erne har modtaget.
Placering af afsluttede I-9 formularer
Du vil gerne beholde alle medarbejdere I-9'er og den tilhørende dokumentation i en separat personaledat af disse årsager.
Regeringen kan inspicere disse former. Hvis offentlige medarbejdere inspicerer dine I-9-formularer, ønsker du ikke at give dem adgang til medarbejdernes private personalefiler og de fortrolige oplysninger, de indeholder.
Så i af hensyn til medarbejderens fortrolighed og begrænset adgang vil du isolere din medarbejder I-9 i en mappe, der er specielt dedikeret til I-9-lagring.
Dette beskytter medarbejdernes privatliv og sparer også arbejdsgiveren fra eventuelt at skulle besvare yderligere spørgsmål, der rejses af indholdet af medarbejderpersonalfilen. Du kan uvidendevis åbne din virksomhed for øget undersøgelse hos USCIS-medarbejdere. Undgå dette.
Nuværende I-9 Filundersøgelse
Ifølge USA's Indvandring og Toldhåndhævelse (ICE) kan regeringen inspicere dine I-9'er: "Den administrative inspektionsproces påbegyndes ved en inspektionsbekendtgørelse (NOI) ved en arbejdsgiver, der tvinger produktionen af Forms I-9.
"Ved lov er arbejdsgiverne forsynet med mindst tre arbejdsdage for at fremstille Forms I-9.
Ofte vil ICE anmode arbejdsgiveren om at fremlægge dokumentation, som kan indeholde en kopi af lønnen, listen over nuværende medarbejdere, vedtægter og erhvervslicenser. "
Den nuværende tendens er, at ICE øger sine håndhævelsesbestræbelser. Arbejdsgivere har i stigende grad været udsat for kriminelle afgifter på ledere, ejere og HR-ansatte for manglende korrekt gennemførelse og opbevaring af I-9-formularer for hver medarbejder. Virksomheder har i stigende grad modtaget betydelige bøder og været afskåret.
Arbejdsgivere skal tage I-9 formularer alvorligt. Helt seriøst. Skal vi sige mere?
Se en nuværende I-9-formular og udfylde instrukser for dens gennemførelse på Department of Homeland Security - US Unionsborgerskab og Udlændingeservice (USCIS).
Også kendt som: medarbejderfiler, medarbejderposter, menneskelige ressourcer, dokumentation