Her er hvad du behøver at vide om indholdet af personalefiler
- Arbejdsgiveren ønsker at have præcise oplysninger handy og organiseret, når du har brug for adgang til oplysningerne af en eller anden grund. Ændringer i nødkontakter, medarbejderadresser, overvågning af præstationsevalueringer , disciplinære breve , medarbejdergennemgang og materiale til ansættelsesansøgning er eksempler på de oplysninger, som arbejdsgiveren vil have mulighed for hurtigt at få adgang til.
- Arbejdsgiveren skal beholde dokumentation om personalspørgsmål som medarbejdervalg, præstationer, arbejdshistorie, kompensationsgrundlag og interne forfremmelsesanvendelser , for blot at nævne nogle få.
En EEOC- påstand, en retssag eller endda behovet for at retfærdiggøre manglen på en hæve eller forfremmelse til en medarbejder kræver, at arbejdsgiveren har indsamlet og bevaret denne type medarbejderdokumentation. - Nogle medarbejderposter kræves af føderale eller statslige regeringer for arbejdsgivere at beholde. At organisere medarbejderoplysningerne i en personaledatabase giver mening for adgang og lovlig overensstemmelse og beredskab.
Typer af personalefiler
En arbejdsgiver fastholder generelt flere typer af personaledokumenter til erhvervsmæssig brug, for medarbejderes fortrolighed, for privatlivets fred og for lovlig overholdelse. Jeg er ikke klar over nogen lov, der siger, hvor mange filer en arbejdsgiver skal holde.
Der er dog mange love, og der er personalets bedste praksis for medarbejders fortrolighed, der styrer indholdet af personaledokumenter, og hvem har adgang til disse oplysninger.
Det er de personaledokumenter, som de fleste arbejdsgivere i USA opretholder. (Verdensomspændende love og praksis kan variere.)
- Personalefil : Dette er den vigtigste medarbejderfil, der indeholder ansættelsesforholdets historie.
- Lønningsfil : Du vil opretholde en separat fil for alle lønproblemer vedrørende løn og fordele.
- Medarbejdermedicinsk fil : Den føderale sundhedsforsikringsportabilitet og ansvarslighedsloven fra 1996 (HIPAA) kræver, at arbejdsgiverne beskytter medarbejderens journaler som fortrolige.
- I-9-medarbejderformularer : Du skal opretholde en særskilt fil for alle medarbejdere (ikke pr. Medarbejder) I-9-formularer, da du ikke vil have statsansatte, som har tilladelse til at kontrollere disse formularer under forskellige omstændigheder og ser gennem din vigtigste, fortrolige medarbejderpersonal filer.
Medarbejderadgang til personalefiler
Medarbejdere har adgang til deres medarbejderpersonalfil under ledelse og overvågning af medarbejderpersonalet. Ansattes personalefiler anses for at være arbejdsgiverens ejendom, der har ansvaret for at opretholde og beskytte dem.
Prøvepersonalfilpolitik
Følgende er en prøvepersonalfilpolitik til brug i din virksomhed. Det diskuterer de forskellige filer, der anbefales, og hvem skal have adgang til hver fil.
Prøvepolitik
Selskabet opretholder tre medarbejderfiler for hver medarbejder.
En medarbejderfil opretholdes for hver medarbejder af (Dit firmanavn). Disse personaledokumenter indeholder fortrolige dokumenter og forvaltes og vedligeholdes af personalets personale.
Adgang til denne fil er begrænset til HR-medarbejdere og forudsætter, at hver medarbejders leder vedligeholder sin egen fil med dokumenter, der er relevante for medarbejderens arbejde.
Typiske dokumenter i en personaledatabase omfatter ansættelsesansøgningen, en familie beredskabsblanket, dokumenteret disciplinærsagshistorie, et CV, medarbejderhåndbog og arbejdsgiver, der afmelder sig, aktuelle personlige oplysninger og jobhenvisninger.
Ikke alle personaledokumenter indeholder de samme dokumenter, men hver medarbejderfil har nogle dokumenter, der er de samme.
Lønningsfiler opretholdes også; lønliste filer indeholder en historie om medarbejderens job, afdelinger, kompensationsændringer og så videre. Adgang til lønlistefilen er begrænset til det relevante regnskabs- og HR-personale.
En medarbejdermedicinsk fil opretholdes også. Indholdet af den medicinske fil er ikke tilgængelig for nogen, undtagen personaleudpeget personale og den medarbejder, hvis arkiver bevares i filen. Med dit firmanavn modtager medicinske filer den højeste grad af sikker opbevaring og fortrolighed.
En medarbejder kan se hans eller hendes personaledat ved at kontakte en medarbejder hos medarbejdere under normal arbejdstid. Ingen medarbejder må ændre eller fjerne ethvert dokument fra hans eller hendes personaledat, som skal ses i nærværelse af en HR-medarbejder.
Også kendt som medarbejderfiler, medarbejderposter, menneskelige ressourcer, dokumentation
Ansvarsfraskrivelse - Bemærk venligst:
Susan Heathfield gør sit yderste for at tilbyde præcis, sans fornuft, etisk Human Resources Management, arbejdsgiver og arbejdsplads rådgivning både på denne hjemmeside og knyttet til fra denne hjemmeside, men hun er ikke en advokat og indholdet på webstedet, mens autoritativ, er ikke garanteret for nøjagtighed og lovlighed, og skal ikke fortolkes som juridisk rådgivning.
Webstedet har et verdensomspændende publikum og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til land og land til land, så webstedet kan ikke være endeligt på alle dem til din arbejdsplads. Når du er i tvivl, altid søge juridisk rådgivning eller bistand fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer, for at sikre din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte. Oplysningerne på dette websted er kun vejledning, ideer og assistance.