Human Resources Assistant Samlet jobbeskrivelse med primære pligter
Human Resources Assistant hjælper med administrationen af den daglige drift af menneskelige ressourcer funktioner og pligter. HR-assistenten udfører ansvarsområder i nogle eller alle følgende funktionelle områder: afdelingsudvikling, HRIS, medarbejderrelationer, uddannelse og udvikling, ydelser, kompensation, organisationsudvikling, administrationsadministration og beskæftigelse.
HR-assistenten har delvist ansvar for disse områder:
- Rekruttering og bemanding logistik;
- performance management og forbedring tracking systemer;
- medarbejderorientering, udvikling og træningslogistik og registrering;
- hjælpe med medarbejderrelationer
- virksomhedsledende udvalgs tilrettelæggelse og deltagelse
- virksomhedens medarbejderkommunikation;
- kompensation og fordele administration og registrering
- medarbejder sikkerhed, velfærd, wellness og sundhedsrapportering ; og
- medarbejdertjenester
- vedligeholdelse af medarbejderfiler og HR-arkiveringssystemet;
- bistå med den daglige effektive drift af HR-kontoret.
Human Resources Assistant bidrager til opfyldelsen af Human Resources-praksis og -mål, der vil give en medarbejderorienteret, højtydende kultur, der fremhæver empowerment, kvalitet, produktivitet og standarder, målopnåelse og rekruttering og løbende udvikling af en overordentlig arbejdsstyrke.
Human Resources Assistant hjælper med gennemførelsen af tjenester, politikker og programmer gennem HR-medarbejdere. HR-assistenten rapporterer også til HR-direktøren, hvem assistenten hjælper med at opfylde deres ansvar. HR-assistenten hjælper også virksomhedsledere med HR-spørgsmål.
Primære mål:
- Arbejdstagerens sikkerhed.
- Udvikling af en overordentlig arbejdsstyrke.
- Udvikling af Human Resources afdeling.
- Udvikling af en medarbejderorienteret virksomhedskultur, der understreger kvalitet, løbende forbedring og høj ydeevne.
- Personlig løbende udvikling.
Nøgleområderne for hvilke en typisk HR-assistent er ansvarlig fremhæves her såvel som mere specifikke opgaver inden for hvert ansvarsområde.
Udvikling af Human Resources Department
- Administrerer programmer, procedurer og retningslinjer for at hjælpe med til at justere arbejdsstyrken med virksomhedens strategiske mål.
- Deltager i udvikling af afdelingsmål, mål og systemer .
- Hjælper med sporing af afdelinger og virksomhedsmålinger, som understøtter opfyldelsen af virksomhedens strategiske mål.
- Forbereder og vedligeholder rapporter, der er nødvendige for at udføre funktionerne i Human Resources afdeling. Forbereder periodiske rapporter til ledelsen, som det er nødvendigt eller anmodet om.
- Deltager i administrative medarbejdermøder og deltager i andre møder og seminarer efter behov og repræsenterer afdelingen.
Human Resources Information Systems (HRIS)
- Vedligeholder HRIS-databasen og genererer planlagte eller anmodede rapporter for at hjælpe ledelsen.
- Opdateringer medarbejder telefonbog og firma organisation diagram . Vedligeholder en database med medarbejderkontaktoplysninger.
- Periodisk reviderer databasen for at sikre nøjagtighed.
- Hjælper med udvikling og opdatering af Human Resources sektionen på hjemmesiden.
- Holder medarbejderregistre opdateret ved at behandle medarbejderstatusændringer rettidigt.
- Vedligeholder personaledokumenter i overensstemmelse med gældende lovkrav.
Fordele Administration
- Gennemfører ydelsesretninger og anden ydelsesuddannelse efter behov.
Processer indskrivninger, ændringer og opsigelser af deltagere i alle ydelsesplaner og programmer.
- Afstemmer månedlige faktureringsopgørelser mod lønninger.
- Hjælper medarbejderne med eventuelle fordringsproblemer eller bekymringer.
- Administrerer de daglige transaktioner i 401 (k) planen og behandler medarbejderlån og ansøgninger.
Træning og udvikling
- Planlægger deltagerne i træningssessioner.
- Sporer deltagere og træningsoptegnelser.
- Indfører træningsoptegnelser i en database og opretholder den.
- Sporer implementeringen af medarbejderens præstationsudviklingsplaner (PDP'er) .
- Sporer opfyldelsen af PDP mål.
Beskæftigelse
- Annoncerer medarbejder jobåbninger først, internt, og derefter eksternt i overensstemmelse med virksomhedens ansættelsespolitik. Forvalter logistik i rekrutteringsprocessen.
- Skriver avis klassificeret annoncer og stillinger annoncer på internettet på steder, der passer til den åbne stilling, herunder jobbor, college karriere kontorer, faglige sammenslutninger og på selskabets hjemmeside.
- Sorter og anmeldelser genoptages, når de ankommer dagligt. Styrer strømmen af papirapplikationer og styrer rekruttering af email-boksen. Giver den første anmeldelse af genoptagelser. Vedligeholder et arkiveringssystem, der bevarer kvalificerede applikationer i et år.
- Skemaer interviews for ansættelsesleder og Human Resources. Planlægger yderligere interviews efter behov.
- Mails ud kandidat tilbud brevpakke som anmodet og spor tilbage.
- Sørg for at arbejdsområdet, computeren og andet udstyr, postkasse og passende installeret software er klar til den nye medarbejders startdag.
- Gennemfører ny medarbejderorientering .
- Forbereder papirarbejde, der kræves til nye hyringer og etablerer personalepapir.
- Hjælper planten og frontkontoret med midlertidigt personalebehov ved at kontakte og arbejde sammen med Det Midlertidige Bemanningsagentur.
- Gennemfører midlertidig medarbejderorientering, skaber tidsmærker og sporer nuværende midlertidige medarbejderes deltagelse.
- Faxer tidsskemaer til Midlertidigt Personaleagentur ugentligt til lønning af lønning.
Medarbejder relationer
- Hjælper med udvikling og implementering af en medarbejderhåndbog og nye personalepolitikker og -procedurer.
- Filer alle overensstemmelsesrapporter med staten og den føderale regering, herunder EEO-1-rapporten.
- Hjælper med implementering og sporing af virksomhedens sikkerhed og sundhedsprogrammer.
Kompensation
- Er uddannet i og udfører regelmæssigt backup af regnskab og løn.
- Deltager i mindst en lønundersøgelse pr. År.
Organisationsudvikling
- Deltager i forskellige udvalg til at yde HR-støtte og overvåge aktiviteter og gennemførelse af mål.
- Deltager i planlægning og gennemførelse af forskellige medarbejderrelationer og medarbejdertilfredshedsinitiativer.
Executive Administration
- Sorterer mail og faxer; distribuerer til medarbejderpostkasser.
- Hjælper med bestyrelsesmøder: skaber bestyrelsespakker, møder og hilser kommende bestyrelsesmedlemmer, bestiller frokoster, reserverer.
- Konsoliderer og sender e-mails ud ugentlige ledelsesrapporter til ledere.
- Koordinerer forretningsrejser og andre arrangementer efter behov.
- Bestiller blomster og kort til medarbejdere til begivenheder som sygdom, død i familie, fødsel, eksamen og så videre.
- Skaffer VISA og pas til medarbejdere, der skal rejse til udlandet.
Ekstra
- Anvender andre opgaver som tildelt af HR direktøren eller administrerende direktør.
For at kunne udføre Human Resources Assistant jobbet med succes skal en person være i stand til at udføre hvert væsentligt ansvar tilfredsstillende. Disse krav er repræsentative, men ikke altomfattende, af den viden, dygtighed og evne, der kræves af firmaet Human Resources Assistant.
Human Resources Assistant Krav
Der kan laves rimelig indkvartering for at gøre det muligt for personer med handicap at udføre disse væsentlige funktioner.
- Fremragende computerfærdigheder, herunder Word og Excel i et Microsoft Windows-miljø.
- Effektive mundtlige og skriftlige kommunikationsfærdigheder.
- Generel viden om forskellige arbejdslove og praksis.
- Erfaring med administration af ydelser og andre HR-programmer.
- Fremragende interpersonelle færdigheder.
- Færdigheder i databasehåndtering og registrering.
- Kunne udvise et højt fortrolighedsniveau .
- Fremragende organisatoriske færdigheder.
- Skal kunne identificere og løse problemer i tide.
- Skal kunne samle og analysere information dygtigt.
Fysiske krav til HR-assistentens job
Disse fysiske krav er repræsentative for de fysiske krav, der er nødvendige for, at en medarbejder med succes kan udføre de væsentlige funktioner i Human Resources Assistant's job. Der kan laves rimelig indkvartering for at gøre det muligt for handicappede at udføre de beskrevne væsentlige funktioner i Human Resources Assistant's job.
Under udførelsen af medarbejderassistentens arbejde skal medarbejderen tale og høre. Medarbejderen er ofte forpligtet til at sidde og bruge deres hænder og fingre til at håndtere eller føle og manipulere nøgler på tastaturet.
Medarbejderen er lejlighedsvis forpligtet til at stå, gå, nå med arme og hænder, klatre op eller balance, og bøje, knæle, krumme eller krybe.
Vision evner kræves til dette job inkluderer nært syn.
Arbejdsmiljø for HR-assistentens job
Under arbejdet med medarbejderassistentens arbejde er disse arbejdsmiljøkarakteristika repræsentative for miljøet, som Human Resources Assistant møder. Der kan laves rimelige boliger for at gøre det muligt for handicappede at udføre de væsentlige funktioner i Human Resources Assistant's job.
Under udførelsen af denne opgave er medarbejderen lejlighedsvis udsat for bevægelige mekaniske dele og køretøjer. Støjniveauet i arbejdsmiljøet er normalt stille til moderat.
Konklusion
Denne jobbeskrivelse har til formål at formidle information, der er afgørende for at forstå omfanget af HR-assistentens stilling, og det er ikke meningen at være en udtømmende liste over kvalifikationer, indsats, pligter, ansvar eller arbejdsforhold i forbindelse med stillingen.
Uddannelse og erfaring
- En bachelorgrad er påkrævet.
- Et til to års generel forretningsoplevelse, Human Resources erfaringer foretrækkes.
Ansvarsfraskrivelse: Bemærk venligst, at de angivne oplysninger, mens de er autoritative, ikke er garanteret for nøjagtighed og lovlighed. Webstedet læses af et verdensomspændende publikum, og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land.
Venligst søg juridisk bistand eller bistand fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer for at sikre din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er vejledende, ideer og hjælp.