Brug facilitation til at gøre møder mere produktive
En facilitators hovedrolle er at tilføre værdi til en gruppeplanlægningssession eller møde ved at holde gruppen på opgave og flytte sammen i samme retning.
Tilrettelæggeren sikrer også, at hvert gruppemedlem deltager i mødet.
Gruppefacilitering
Tilrettelæggelse af grupper eller teams ydes af interne medarbejdere eller eksterne konsulenter, der er dygtige i:
- Præsentere indhold og information,
- Design og formulering af en proces, der hjælper en gruppe med at nå sine mål,
- Tilvejebringelse af en passende struktur til et møde , en træning, en teambyggesession eller en anden arbejdsbegivenhed, således at gruppens mission er nået i sessionen,
- Fremme delt ansvar for resultatet af mødet, og
- Uddrag fra deltagerne svar på spørgsmål og løsninger på problemer.
Individuel tilrettelæggelse
Når enkeltpersoner deltager i processen, skyldes det normalt, at to eller flere medarbejdere oplever konflikt , uenighed, er nødt til at fastsætte fælles mål , eller der er behov for at debriefe et projekt, behandle eller opleve. En dygtig facilitator kan tilvejebringe den struktur, indhold og proces, som de enkelte medarbejdere har brug for for at nå en gensidigt tilfredsstillende løsning på deres problemer.
Personers egenskaber, der giver mulighed for at lette det
Tilrettelæggelse er en lært færdighed, der kommer mest naturligt til personer, der demonstrerer sådanne egenskaber som:
- Stærke ledelsesmæssige færdigheder,
- Dyb viden om gruppeprocesser og strukturer,
- Kendskab til gruppe- og interpersonel dynamik og forståelse af verbal og ikke-verbal kommunikation ,
- Evnen til kreativt at præsentere træning og teambyggeriindhold på en måde, der tilskynder deltagelse fra mødedeltagere,
- Empati for mennesker og deres situationer,
- Kraftfulde lytte- og kommunikationsevner, og
- Evnen til at strukturere gruppeinterventioner og begivenheder for at producere de ønskede resultater for gruppen.
Under ledelse af en dygtig facilitator, møder, holdbyggesessioner og træningskurser kan man opnå resultater, der ikke er mulige uden leder. Det skyldes, at holddeltagere i en gruppe ofte mangler de færdigheder, tilladelser og support, der er nødvendige for effektivt at lette deres egne arbejdsprocesser.
Undgå konkurrerende samtaler i møder
Det er ofte svært at have effektive arbejdsrelationer med folk på arbejde. Det er her, hvor facilitation er praktisk. Effektiv gruppefacilitering i møder styrer samspillet mellem vanskelige mennesker med konkurrerende samtaler.
Off-topic samtaler mellem to eller flere møde medlemmer spild tid, hæmmer gruppens fremskridt, og begrænser individernes bidrag til holdet som helhed. Derudover fratager konkurrerende samtaler i flere små grupper, selv når de er emner, gruppemedlemmer af de indsigter, som medlemmerne af teamet diskuterer.
Dette resulterer i sidste ende i begrænsede ideer, der produceres i møder.
Uanset om du er møde leder, en leder eller et gruppemedlem, kan du bruge følgende ideer til at bringe gruppen sammen igen, når gruppemedlemmer holder mere end en diskussion ad gangen.
Håndtering af konkurrerende samtaler
- Brug ikke-verbal kommunikation: Kig konstant på deltagerne et øjeblik. Løft dine øjenbryn, mens du ser, eller vink til deltagerne. Stop den person, der har ordet i et øjeblik, mens de andre deltagere går tilbage til gruppen. Vær ikke bange for at gøre dette - det er en del af lederens eller gruppelederens job at styre møder.
- Stil et spørgsmål: Ring til et af de gruppemedlemmer, der deltager i den konkurrerende samtale. Med et kort resumé af diskussionen i mødet som helhed, bede om hans eller hendes mening. Bed ham eller hende om at dele deres ideer med resten af folket i mødet .
Sig, "Jeg tror, vi ville alle være interesseret i dine tanker om dette spørgsmål, Kerry." Dette kan være lidt ubehageligt for dig, men det tjener to formål: Det bringer sidekonversationen til hovedsamtalen, og det lader alle vide, at adfærden ikke er tilladt.
- Mundtlig indgriben: Spørg de gruppemedlemmer, der deltager i den konkurrerende samtale, om at genoptage gruppediskussionen uden at bruge sarkasme eller vrede. Sig: "Jeg er bange for, at vi mangler gode ideer, når alle taler med det samme. Jeg ved, at jeg ikke kan holde styr på alle disse tanker." Generelt er det bedre at bruge denne taktik som et andet eller tredje forsøg på at trække folk ind. Det er direkte og meget effektivt, men kan skræmme holdmedlemmer.
- Etabler et gruppesignal: Gruppesignalet minder deltagerne om at holde en diskussion ad gangen. Et signal, der virker effektivt, er at lave et ikke-verbalt time-out tegn efterfulgt af at holde en pegefinger op for at indikere et møde. Hvis der er et godt forhold blandt holdmedlemmer, kan en vittighed også være et effektivt værktøj. Prøv noget som: "Hej, John og Jane, stop med at prøve at planlægge din overtagelse af verden og kom tilbage til mødet."
Et sidste ord om konkurrerende samtaler i møder
Folk bruger en god del af deres arbejdsuge på forretningsmøder. Det er dit ansvar som leder eller møde leder for at sikre medarbejderne god brug af deres tid. Effektiv mødestyring bevarer deres tid og ved at kontrollere sidekonferencer kan du sikre, at mødet forbliver on-topic og producerer kvalitetsarbejde.