HRIS Definition og Beskrivelse
Normalt pakket som en database sælger hundredvis af virksomheder en form for HRIS, og hver HRIS har forskellige muligheder.
Vælg din HRIS omhyggeligt ud fra de muligheder du har brug for i din virksomhed. Da HRIS er blevet mere og mere sofistikeret, er valget blevet tilstrækkeligt til at lamme en HR-afdeling .
Nøglehensyn, da du ser på dine HRIS-indstillinger
Udvælgelsen af en HRIS er en stressende situation, da der findes så mange muligheder. Det er udfordrende at vælge de muligheder, der passer bedst til dine behov hos din virksomhed. Wading gennem oplysningerne fra hvert system er også udfordrende.
Sælgerne er ofte bestilte sælgere, der mundtligt kan fortælle dig, at systemet vil opfylde dine behov. Sørg for at tjekke dette ud med flere kilder, herunder nuværende kunder, online diskussionsgrupper, LinkedIn, andre SHRM-medlemmer og Google-anmeldelser.
Dette er de andre faktorer, der skal overvejes, når du vælger din HRIS.
- Husk, at selvom din virksomhed kun er få mennesker i dag, kan det have to gange så mange eller endda 10 gange så mange medarbejdere i fremtiden, så vælg et system, der kan vokse med din virksomhed.
- En anden vigtig faktor, som du skal overveje, er, at mange HRIS er i stand til kun at udføre en del af, hvad du har brug for automatisering for at opnå. I disse tilfælde vil du være sikker på, at komponenterne i enhver add-ons eller ekstra systemer arbejder sammen fejlfrit. Igen skal du ikke tage sælgerens ord om de systemer, der arbejder sammen. Gør din forskning.
- Se også, hvilke former for træning og løbende support der er til rådighed for dine medarbejdere. Du bør også sikre dig, at salgskonsulentens løfter om træning og opfølgning efter købet er skrevet direkte ind i din kontrakt for at købe HRIS. Og tjek med andre organisationer for at sikre dig, at dit udvalgte firma har en track record af løbende, hjælpsom support.
Funktionalitet af bedre HRIS valg
Typisk giver de bedre Human Resource Information Systems (HRIS) overordnede:
Ledelse af alle medarbejderoplysninger . Data som navne, titler, adresser og løn er en grundlæggende start. Løn- og positionshistorik, rapporteringsstrukturer, præstationsvurderingshistorier og anden kritisk medarbejderinformation.
Virksomhedsrelaterede dokumenter som medarbejderhåndbøger, nødevakueringsprocedurer og sikkerhedsretningslinjer.
Fordele administration herunder registrering , statusændringer og opdatering af personlige oplysninger. I et ideelt system kan du lade medarbejdere se op og gennemgå deres egne oplysninger, herunder feriesporing.
Komplet integrering med løn og andre firmaers finansielle software og regnskabssystemer . Når disse er tilsluttet, kan du sikre, at lønsedler er korrekte.
Der er aldrig en sammenkobling mellem, hvad den officielle lønrate er og de oplysninger, som lønnen har. Hvis systemerne ikke integreres, er det nemt at opdatere en løn i et system og ikke i den anden.
Ansøger sporing og genoptagelse ledelse: Når dit system er sømløst, kan rekrutteringen klikke på en indlejret knap og alle oplysninger fra ansøgeren overføres til medarbejdersiden af ting. Dette sparer så meget tid, fordi din dataindtastning og papirarbejde næsten forsvinder.
Hvis en ansøger sætter sine egne oplysninger i forbindelse med ansøgningen, kan du sikre nøjagtigheden. Hvis tilbudsbrevet er genereret ud af det samme system som lønsystemet, vil lønnen være perfekt, og der er ingen misforståelser.
Prestationsudviklingsplaner: Det er ikke bare nok til at have planer, hvis de er optaget i et centralt system, så kan de nemt følge medarbejderen fra position til position.
Senior lederskab kan køre rapporter for at se, hvor folk er og hvad deres individuelle chefer planlægger med hensyn til succession planlægning for deres fremtid.
Disciplinære handlinger: Det er vigtigt at holde styr på, hvem der er blevet suspenderet, demoteret eller havde andre negative handlinger taget imod dem - selv efter at medarbejderen forlader din organisation. Når en virksomhed ringer og beder om en tidligere medarbejderreference , er det nemt for en administrator i HR-afdelingen at se op og rapportere om, hvorvidt personen er berettiget til rehire.
Træningsregistre: Dette er især kritisk i et firma, hvor certificeringer og licenser er påkrævet. I andre virksomheder kan træningsoptegnelser ikke have det vigtige niveau, men du kan stadig finde ud af at have oplysningerne nyttige, når du udvikler dine medarbejdere, en nøglefaktor, som de ønsker fra arbejde.
Sammenfattende følger HRIS, der mest effektivt tjener virksomheder, disse oplysninger:
- deltagelse og PTO- brug,
- lønforhøjelser og historie,
- lønkarakterer og holdninger,
- præstationsudviklingsplaner ,
- modtaget træning
- disciplinære handlinger modtaget
- personlige medarbejderoplysninger, og lejlighedsvis
- ledelses- og nøgleansattes successionsplaner ,
- høj potentiel medarbejderidentifikation , og
- ansøger sporing, interview og valg.
Fordele ved den rigtige HRIS
En effektiv HRIS giver information om stort set alt hvad virksomheden har brug for at spore og analysere om medarbejdere, tidligere medarbejdere og ansøgere. Dit firma skal vælge et Human Resources Information System og tilpasse det til at opfylde dine behov. Hvis din virksomhed er på vækstvej, skal du vælge et system, der kan vokse med dig.
Det er ret billigt at implementere en grundlæggende HRIS, men sørg for, at uanset hvad du implementerer, opfylder dine virksomheds faktiske behov. Vil du være i stand til at køre omsætningsrapporter? Post organisatoriske diagrammer?
Tillader ledere at få adgang til tidligere præstationsvurderinger elektronisk? Ønsker du, at alt skal gøres via HR-afdelingen, eller vil du gerne have ledere adgang til oplysningerne selv?
Med en passende HRIS gør medarbejderpersonale medarbejdere i stand til at gøre deres egne fordele opdateringer og adressere ændringer, og dermed frigøre HR personale til mere strategiske funktioner . Derudover ledsages data, der er nødvendige for medarbejderstyring, vidensudvikling, karrierevækst og udvikling og ligebehandling.
Endelig kan ledere få adgang til de oplysninger, de har brug for til lovligt, etisk og effektivt at understøtte succesen hos deres rapporterende medarbejdere. De kan køre deres egne rapporter og indlægge planer i systemet for at hjælpe med succession.
Human Resource Information System (HRIS) er en software eller online løsning til dataindtastning, datasporing og datainformationsbehov for Human Resources, lønningsledelse, ledelse og regnskabsfunktioner inden for en virksomhed.
Normalt pakket som en database sælger hundredvis af virksomheder en form for HRIS, og hver HRIS har forskellige muligheder. Vælg din HRIS omhyggeligt ud fra de muligheder du har brug for i din virksomhed.