Medarbejderpersonalfilen gemmes generelt i et låst, brandsikkert arkivskab på en låst lokalitet, der er tilgængelig for medarbejdere fra Human Resources.
Fortroligheden af medarbejderoplysningerne i personalebladet er af afgørende betydning.
Af alle de medarbejderfiler, der er opbevaret i virksomheden, er medarbejderpersonalfilen hyppigst tilgængelig dag for dag til orientering fra arbejdsgiver, tilsynsførende eller personale.
Overvejelser om medarbejderpersonalfilindhold
De grundlæggende principper og spørgsmål, der skal overvejes, når der indsendes et dokument i en medarbejderpersonalfil, er disse.
- Har arbejdsgiveren brug for et bestemt dokument for at retfærdiggøre beslutninger, hvis arbejdsgiveren blev sagsøgt? Skal arbejdsgiveren have brug for dokumentet i en domstol?
- Kender medarbejderen og forstår, at dokumentet vil blive arkiveret i hans eller hendes personaleport? I de fleste tilfælde bør arbejdsgiverne underskrive dokumentet, ikke at betegne indholdet af dokumentet, men at anerkende, at de er opmærksomme på og har læst dokumentet.
- Ingen overraskelser, udtalelser eller personlige noter om medarbejderen skal nogensinde være placeret i en medarbejderpersonalfil. Bare fakta, ingen spekulative tanker, tilhører en medarbejderpersonalfil.
Indholdet af en medarbejderpersonalfil
Følgende er anbefalinger om den dokumentation, som en arbejdsgiver skal opbevare i en medarbejderpersonalfil.
Beskæftigelseshistorie
- Jobansøgning
- Genoptag
- Genoptag følgebrev
- Uddannelsesverifikation
- Beskæftigelse verifikation
- Afvisning brev
- Placer jobbeskrivelse
- Jobanalyseposter
- Jobtilbud brev eller ansættelseskontrakt
- Beskæftigelsesbureau eller midlertidigt agentur aftale, hvis brugt
- Nødkontaktoplysninger
- Signeret medarbejderhåndbogbekræftelsesformular, der viser modtagelse af medarbejderhåndbog
- Checkliste fra ny medarbejderorientering, der viser emner omfattet og af hvem
- Eventuelle omstillingsaftaler og dokumentation
- Enhver kontrakt, skriftlig aftale, kvittering eller bekræftelse mellem medarbejderen og arbejdsgiveren (f.eks. En noncompete aftale , en ansættelseskontrakt eller en aftale vedrørende en bil, der leveres af firmaet), for eksempel
- Ansættelseslivets officielle formularer, herunder: anmodninger om overførsel , forfremmelse , interne jobansøgninger og så videre
- Eventuel anden dokumentation vedrørende beskæftigelse
Udvikling og forbedring af medarbejderudvikling
- Kopier af eventuelle præstationsvurderinger eller medarbejderudviklingsplaner
- Medarbejder selvvurderinger
- Records fra nogen formelle rådgivningssessioner
- Noter om deltagelse eller tardiness
- Planlægning af præstationsforbedringsplan
- Disciplinære handlingsrapporter
- Medarbejder anerkendelse præsenteret som certifikater, anerkendelsesbreve og så videre
- Medarbejder formelle forslag og anbefalinger, organisationsresponser
- Træningsoptegnelser
- Anmodninger om uddannelse
- Kompetencevurderinger
- Uddannelsesklasse eller session notifikationer eller tidsplaner
- Behov vurderinger bedømt
- Uddannelsesudgiftsrapporter
- Klager fra kunder eller kolleger
Beskæftigelsesoptegnelser
- Ansatte opsigelsesbrev
- Afslut interviews dokumentation
- Cobra notifikation
- Beskæftigelse slutter tjekliste
- Endelig regnskabsføring for alle aspekter af medarbejderens beskæftigelse som endelig løn , feriepenge, retur af selskabsejendomme og så videre.
Yderligere dokumenter vedrørende personalefiler er tilgængelige.