Smart arbejdsgivere opretholder 4 forskellige filer til medarbejderregistre
Personalefiler af medarbejderregistre
En medarbejderfil opretholdes for hver medarbejder. Disse personaledokumenter indeholder fortrolige dokumenter og forvaltes og vedligeholdes af personalets personale.
Personalefiler er de vigtigste medarbejderposter, der anvendes af arbejdsgiveren, medarbejderen og medarbejderens leder i nogle virksomheder.
I andre - og dette er den anbefalede tilgang - adgang til medarbejderpersonalfilen er begrænset til HR og medarbejderen under tilsyn.
Typiske dokumenter i en personaledokument omfatter ansættelsesansøgningen , en familie-nødkontaktformular, dokumenteret disciplinærhandlingshistorik, et CV, medarbejderhåndbogskvitteringsmedarbejderens underskrivelse, arbejdsgiverens underskrivelse af ark, den periodiske vurdering, jobevaluering eller præstationer udviklingsplan, uddannelsesbeviser og deltagelsesbevis samt aktuelle personlige kontaktoplysninger om hver medarbejder.
Ikke alle personaledokumenter indeholder de samme dokumenter, men hver medarbejderfil har nogle dokumenter, der er de samme. Dokumentation af medarbejderens præstationer tilhører ikke personalebladet, medmindre det kræves disciplinære handlinger, en pris eller et andet tegn på enestående præstation.
Sådanne daglige præstationsnotater tilhører den fil, som chefer holder for at spore deres medarbejders ydeevne, mål og bidrag.
Lønne filer af medarbejderposter
Lønningsfiler opretholder også medarbejderposter. Lønningsfilerne indeholder en historie om medarbejderens job, afdelinger, kompensationsændringer, garnishments, lån og andre oplysninger, der er væsentlige for at betale en medarbejder og holde en kopi af medarbejderens kompensationshistorik.
Lønningsfilen indeholder også de offentlige regeringsformularer, som f.eks. W-2, W-4 og socialsikringsbeviser, der er udfyldt af medarbejderen. Filen indeholder også oplysninger om medarbejderfordele og tilladelse til at hæve betalinger fra medarbejderlønnen.
Medicinske filer af medarbejderregistre
En medarbejdermedicinsk fil opretholdes også af arbejdsgiveren. Medarbejderposterne i den medicinske fil er ikke tilgængelige for nogen, undtagen personaleudpeget personale og den medarbejder, hvis optegnelser bevares i filen. Medicinske filer indeholder læge notater, FMLA ansøgning papirarbejde, lægemiddel test oplysninger, krævede fysiske oplysninger og anden sådan dokumentation, der vedrører en ansattes eller hans familiemedlems medicinske sundhed.
Medicinske filer, på grund af fortroligheden af medarbejderposterne, modtager den højeste grad af sikker opbevaring og fortrolighed. Det anbefales, at de medicinske filer opbevares i låste fillave, der er låst i et rum, der ikke er tilgængeligt for andre ansatte end HR-udpeget personale.
I-9-filer med medarbejderregistre
I-9 Files hus medarbejderposter, der opretholdes for alle medarbejdere i en fil, der er adskilt fra andre medarbejderposter.
Arbejdsgiverne holder denne medarbejder rekord adskilt fra andre medarbejderposter for at opretholde medarbejderes fortrolighed fra embedsmænd og andre enheder, der har tilladelse til at gennemgå medarbejder I-9'er .
Hvis du holder I-9'erne på et separat sted, vil du sikre, at hvis du vælges til en Federal I-9 filanmeldelse, vil offentlige medarbejdere ikke få adgang til andre optegnelser om medarbejderen eller hendes ansættelse hos din organisation med undtagelse af den faktiske I-9 formular. Disse undersøgelser stiger hvert år, så sørg for, at dine medarbejdere har udfyldt I-9 formularer korrekt, eller du kan blive bøder og potentielt fængsels tid.
Adgang til medarbejderoptegnelser af medarbejdere
Medarbejdere kan se deres medarbejderoptegnelser ved at kontakte en medarbejder hos Human Resources under normale arbejdstider.
Ingen medarbejder må ændre eller fjerne noget dokument i hans eller hendes optegnelser, som skal ses i nærværelse af en HR-medarbejder.
Du skal have en medarbejderspecifikke rekordvisningspolitik i din medarbejderhåndbog og følge det indiskriminativt med hensyn til medarbejderens anmodninger om at se deres filer.
Hvis en medarbejder sender en skriftlig anmodning om en kopi af deres personaldokumenter, efter at de forlader din beskæftigelse, skal du sende dem en kopi.
Lejlighedsvis vil du støde på en medarbejder, der er mistænksom over, hvilken slags medarbejderposter der bevares af deres Human Resources afdeling. Det er de medarbejdere, der mest sandsynligt vil anmode om en kopi af deres medarbejderfiler. Igen, uden diskrimination , skal du lave en kopi af filen og sende den. (Du vil sandsynligvis få feedback, at medarbejderen blev overrasket over, hvor lidt dokumentation HR-medarbejderne beholdt.)
I nogle jurisdiktioner er det lovligt at opkræve medarbejderen omkostningerne ved at duplikere og sende filen.
Ansvarsfraskrivelse: Bemærk venligst, at de angivne oplysninger, mens de er autoritative, ikke er garanteret for nøjagtighed og lovlighed. Webstedet læses af et verdensomspændende publikum, og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Venligst søg juridisk bistand eller bistand fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer for at sikre din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er vejledende, ideer og hjælp.