Hvem skal gennemgå et tilbudsbrev til en jobkandidat?
Talende om tilbudsbrev, hvilket niveau af HR-medarbejder eller -chef forventes at gennemgå et tilbudsbrev udarbejdet af en HR-assistent og i hvor mange måneder skal denne evalueringsproces fortsætte, hvis HR-assistenten er en ny medarbejder? Er HR-assistenten en erfaren medarbejder?
Hvem skal være underskriver af et tilbudsbrev? Skal det være HR-assistenten, der forbereder tilbudsbrevet eller den højtstående medarbejder eller leder, der gennemgår tilbudsbrevet (hvis en anmeldelse forventes at forekomme)?
Mange tak for enhver bistand, som du kan levere til at besvare disse spørgsmål.
Kære Belinda,
Mine svar på disse to spørgsmål er strengt mine holdninger, da der ikke er juridiske spørgsmål involveret i svarene. Da jeg arbejdede som midlertidig HR-direktør for et kundeselskab, mellem den tidligere HR-medarbejder, der forlod og min overtagelse, sendte HR-assistenten ud et tilbudsbrev med den forkerte løn . Jeg vidste straks, da jeg trak den fra bunken af dokumenter, der hilste mig ved min ankomst, fordi den var for lav til jobbet.
Tal om et øjeblikkeligt læringspunkt.
Mens jeg erkender, at i nogle organisationer skriver HR-direktøren, direktøren eller VP - aldrig en HR-assistent i min erfaring - jobtilbudstegnene, der går til kandidater, det er dårlig praksis i den private sektor. Det er ikke den HR-person, der laver tilbuddet. HR-medarbejderen konsulterer ansættelseslederen, som skal træffe den endelige beslutning om en kandidat og underskrive tilbudsbrevet.
Tilbudsbrevet er lederens forpligtelse til den nye medarbejder. Ved at afgive budet bekræfter han eller hun sit engagement i den nye medarbejders succes. Velkomst til en ny medarbejder er en del af hele rekruttering, udvælgelse og ansættelsesproces. De er alle komponenter i onboarding processen .
Jobtilbudet er en anden del af at byde den nye medarbejder velkommen til din organisation og få den nye medarbejder til at føle sig ønsket. Den sender en stærkere besked, når den kommer fra den potentielle medarbejderes nye chef.
Undtagelser til anbefalede praksis
I den offentlige sektor erkender jeg i Fortune 500-virksomheder og i fagforeningsrepræsentanter, at denne praksis kan afvige. Når en organisation er stor, og medarbejderne er spredt på mange steder, logistisk, tilføjer dette tid og forvirring i processen med at lave jobtilbud.
Større organisationer har den ekstra udfordring for konsistens på tværs af flere steder, så meget af systematiseringen af beskæftigelsespraksis hviler på HR.
På en fagforenet arbejdsplads, især i den offentlige sektor, har lederen måske ikke det endelige ord i, hvem der opnår jobbet. Det kan være kontraktmæssigt bestemt af faktorer som anciennitet og uddannelse. I disse tilfælde giver det også mening for papirarbejdet, der kommer fra HR-personale. De er ansvarlige for at sikre, at arbejdsvilkår og praksis overholder kontrakten.
I en af disse tilfælde bør HR bede deres advokat om at gennemgå tilbudsbrevformatet og behandle dem for at sikre, at de er korrekte, lovlige og arbejdsgiverbeskyttende.
Medmindre tilbudsbrevet adskiller sig fra standardformatet, er der dog normalt ikke behov for at bede en advokat om at gennemgå hvert enkelt brev.
Skal en HR-chef eller direktør gennemgå alle jobtilbudsbreve?
Min tage væk fra den erfaring, jeg tidligere nævnte i denne artikel, er, at ethvert dokument, der forpligter selskabet lovligt eller økonomisk, skal revideres af en HR-chef eller direktør. Her er hvorfor:
- Et tilbudsbrev og mange andre dokumenter, der sendes af HR-personale, forpligter lovligt selskabet. Når du opdager en fejl på $ 10.000, kan du trække tilbuddet og forklare, at det var en typografi foretaget af en uerfaren medarbejder, men hvorfor åbne virksomheden for en situation, hvor et ændret løntilbud skal udvides, en ulykkelig ny medarbejder kan stadig tage jobbet, eller du kan miste en perfekt egnet kandidat, der er deflateret og såret på grund af en fejl. Derudover kunne det åbne din virksomhed for retlige handlinger.
- For at ære det forkerte jobtilbud, med samme eksempel, er lige så ubehageligt. Inden virksomheden forlængede tilbuddet, undersøgte en person i HR markedsundersøgelsen, gennemgik hvilke andre medarbejdere i lignende job, og sluttede med et passende jobtilbud. Så når forandringer nås, hvis andre medarbejdere lærer lønforskellene.
- Uanset niveauet for en HR-assistent, som i et HR-kontor skal forberede tilbudet om at sende, et andet par øjne, der gennemgår noget, der potentielt kan forpligte virksomheden økonomisk eller åbne døren for en retssag, er smart. Organisationer forventer mere årvågenhed og tilsyn fra medarbejdere med titlen manager eller direktør.
- Manglende kommunikation kan medføre ukorrekte ansættelsesvilkår, som ikke blev forhandlet eller blev lovet til en kandidat. Eksempelvis kan HR-assistenten vide, at jobbet ville betale $ 40.000, men i forhandlingsprocessen blev kandidaten tilbudt mere plus en signeringsbonus, og i dagligdagen optog chefen ikke at fortælle HR-assistenten.
Når en jobkandidat modtager et forkert tilbud, vurderer han eller hun virksomhedens integritet. Du skaber en barriere for accept, der var unødvendig, da kandidaten er bekymret for, hvordan man håndterer situationen. - Dokumenter, der går til personer, du forsøger at rekruttere til din virksomhed, skal være fejlfri. De signalerer en meddelelse til den potentielle medarbejder om din virksomheds kultur . Selv en skrivemaskine kan give en kandidat en pause. En kopi af dokumentet vil også ligge i din virksomheds filer i årevis. Så i de fleste tilfælde er et andet par øjne, der gennemgår dokumentet, en smart praksis.
Jeg kan ikke se gennemgangen af dokumenter, der forpligter virksomheden økonomisk eller potentielt juridisk som kritik af en HR-assistents viden, erfaring eller omhu. Det er en smart forretningspraksis for alle disse grunde.
Bemærkning om jobtilbud: HR bør bede deres advokat om at gennemgå tilbudsbrevformatet og behandle dem for at sikre, at de er korrekte, lovlige og yder arbejdsgiveren juridisk beskyttelse. Medmindre tilbudsbrevet adskiller sig fra standardformatet, er der dog normalt ikke behov for at bede en advokat om at gennemgå hvert enkelt brev.
Har du et spørgsmål til at spørge?
Indsæt venligst Ask Susan i din emnelinje, så jeg let kan identificere læsernes spørgsmål. Klik her for at sende dit spørgsmål.
På grund af mængden af e-mail, jeg modtager, er jeg ked af, at jeg ikke er i stand til personligt at reagere på alle spørgsmål eller give individuelle CV'er, undersøgelser eller skoleanbefalinger.
Læs mere: Spørg Susan Spørgsmål og svar
Disclaimer:
Susan Heathfield gør sit yderste for at tilbyde præcis, sans fornuft, etisk Human Resources Management, arbejdsgiver og arbejdsplads rådgivning både på denne hjemmeside og knyttet til fra denne hjemmeside, men hun er ikke en advokat og indholdet på webstedet, mens autoritativ, er ikke garanteret for nøjagtighed og lovlighed, og skal ikke fortolkes som juridisk rådgivning.
Webstedet har et verdensomspændende publikum og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til land og land til land, så webstedet kan ikke være endeligt på alle dem til din arbejdsplads. Når du er i tvivl, altid søge juridisk rådgivning eller bistand fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer, for at sikre din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte. Oplysningerne på dette websted er kun vejledning, ideer og assistance.