Nøglefærdigheder for genoptagelser, dækbreve og interviews
Mens mange virksomheder forventer, at eksekutivassistenter har gennemført nogle relevante college-kursusarbejde, kræver nogle få en grad. Omfattende relevant erhvervserfaring er vigtigere, ideelt flere år som administrerende eller administrativ assistent.
Executive Assistant Pligter
Executive assistent opgaver omfatter de samme opgaver som en administrativ assistent: at foretage og acceptere telefonopkald; sende notater, e-mails og breve på vegne af den udøvende modtagelse af besøg og håndtering af planlægning. Men de fungerer også som portvogter, træffer beslutninger om, hvem der får adgang til den udøvende og hvilke oplysninger den administrerende direktør modtager.
De udfører ofte forskning og udarbejder rapporter, som påvirker virksomhedspolitikken. Disse ansvarsområder betyder, at eksekutivassistenter skal forstå deres arbejdsgiveres arbejde grundigt. Som følge heraf kan disse arbejdstagere også fungere som en forbindelse mellem de udøvende og resten af de administrative medarbejdere.
Sådan bruger du færdighedslister
Sørg for at skrive dit følgebrev og genoptage for at fremhæve de færdigheder, din potentielle arbejdsgiver ønsker. Du kan bruge nedenstående liste for at få en ide om, hvad disse ønskede evner måtte være, men husk altid at læse jobbeskrivelsen omhyggeligt, for ikke alle virksomheder søger det samme i en executive assistent.
Se også vores kompileringer af færdigheder opført efter job og typer af færdigheder . Mens du forbereder dit interview , planlægger at give eksempler på bestemte tider, har du udformet de forskellige færdigheder, din fremtidige arbejdsgiver ønsker.
Eksempler på Executive Assistant Færdigheder
Den følgende liste er ikke udtømmende, og de nødvendige færdigheder kan variere lidt fra virksomhed til virksomhed, eller endda fra kontor til kontor inden for samme firma. Ikke desto mindre må de fleste af de vigtigste og efterspurgte færdigheder, som en potentiel executive assistent har, er her.
Skriftlig og verbal kommunikationsfærdigheder
En måde at tænke på den udøvende assistent rolle er faktisk som en specialist i kommunikation. En væsentlig del af jobbet omfatter kommunikation og koordinering med mennesker i hele virksomheden, og nogle gange med kunderne, afhængigt af virksomhedstypen. Evnen til at være professionel, klar, artikuleret og præcis, både mundtligt og skriftligt, overskrider listen over krav til upåklagelig kommunikationsfærdigheder .
Computerfærdigheder
Executive assistenter har brug for mere end simpel færdighed med tekstbehandlings- og regnearksprogrammer. Nødvendige computerbaserede færdigheder omfatter også evnen til at oprette og vedligeholde e-mail-systemer, fildelingssystemer og kalendere, samt færdigheder med statistisk software, publiceringssoftware og databaser.
At være en egen teknisk support specialist er altid et plus, især da executive assistenter ofte forventes at gøre alt fra at fastsætte printeren for at foreslå ny software.
Interpersonelle færdigheder
Stærke interpersonelle færdigheder er også en nødvendighed for at interagere med kunder, træne andet administrativt personale og arbejde med administrerende direktører og øverste ledere. Da eksekutivassistenter ofte håndterer følsomme virksomhedsoplysninger, er det vigtigt ikke kun at opretholde korrekt fortrolighed, men også at opføre sig altid på en måde, der tyder på personlig skøn og integritet. Kort sagt er det nødvendigt at inspirere tillid.
Tidsadministration
En eksekutiv assistent behøver ikke blot at håndtere sin egen tid godt, men også chefens. Det betyder at koordinere behovene og kravene hos flere mennesker for at skabe en brugbar tidsplan og så ofte skifte planen med kort varsel, da situationer ændrer sig.
Arbejdet kan godt også omfatte taktfuldt at sørge for, at udøvelsen forbliver på skema, uden at blive distraheret.
Forskningsfærdigheder
Forskning er i sig selv en færdighed, der kræver kendskab til flere søgemaskiner samt de informationsressourcer, der er relevante inden for de særlige områder af interesse for virksomheden. Uden disse evner ville en eksekutivassistent ikke være i stand til at forberede rapporterne om de udøvende behov.
Executive Assistant Skills List
Tekniske færdigheder
- Koordinering af video- og lydkonferenceopkald
- Oprettelse og vedligeholdelse af databaser
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Outlook
- Microsoft PowerPoint
- Microsoft Word
- Kontorudstyr
Administrative færdigheder
- Regnskab / Bogføring
- Administrativ support
- Udnævnelser
- Kalenderhåndtering
- Clerical
- Client Relations
- Design og vedligeholdelse af arkiveringssystem
- Organiserende møder
- Vedligeholdelse af kalendere
- Journalføring
- Rejse arrangementer
- Typing
- Eventplanlægning
- Forbereder rapporter
- Behandling af omkostningsrapporter
- Korrekturlæsning
- Planlægning
- Tager møde protokoller
Kommunikationsegenskaber
- Korrespondance
- Kunde service
- Håndtering af relationer med kunder
- Behandling af telefonopkald og anmodninger
- Skriftlig / verbal kommunikation
Personlige egenskaber
- Nøjagtighed
- Aktiv lytning
- Evne til at følge vejledningen
- Evne til at arbejde uafhængigt
- selvhævdelse
- Analytisk
- Samarbejde
- energisk
- diplomatisk
- Beslutningstagning
- pålidelighed
- Detalje orienteret
- Fleksibilitet
- Følg igennem
- Initiativ
- God domme
- Motiveret
- multitasking
- Vedligeholdelse af fortrolige oplysninger
- Mødefrister
- Prioritering
- Proaktiv
- Problemløsning
- Projektledelse
- Pålidelighed
- Selvtillid
- Selvstyret
- Samarbejde
- Tidsadministration
- Arbejder hurtigt
- Arbejder godt under tryk
Mere om Executive Assistant Jobs og Færdigheder
- Sådan får du en stilling som administrativ assistent
- Office Manager Færdigheder
- 7 tips til effektiv tidsstyring
- Sådan arbejder du hurtigere og mere effektivt