I et voksende antal sektorer har sekretærer en bachelorgrad eller tjener specialitetsfokuserede certificeringer som den akkrediterede juridiske sekretær eller den certificerede lægeassistent.
Jobkrav for sekretærer / administrative assistenter
For at arbejde i en administrativ stilling forventes det at være behageligt at bruge teknologi på en række måder. Det kan være nødvendigt at generere dokumenter, sammensætte diaspræsentationer, oprette regneark, administrere databaser og vedligeholde websites. Du skal være sikker på at bruge Microsoft Office, e-mail og internettet. For et job hos en lille virksomhed skal du muligvis være fortrolig med QuickBooks eller andre regnskabsprogrammer.
Gode mundtlige og skriftlige kommunikationsevner er afgørende. Når du arbejder på et kontorjob, skal du være detaljeret orienteret og have korrekturlæsningsfærdigheder. Du skal have en solid kommando på det engelske sprog, herunder skriftlig / redigering færdigheder. Nogle jobansvar kan involvere oprettelse af dokumenter og / eller hjemmesider. Du skal være komfortabel at revidere eller komponere kommunikation eller webindhold.
Kontorchefens rolle kan være en del af dit ansvar. For at være en succesfuld manager skal du kunne multitask og være velorganiseret. Som leder vil du ofte planlægge medarbejderbegivenheder som udmærkelsesmiddage og fundraising events eller planlægge klientmøder og arrangere tidsplaner for dine medarbejdere.
Sådan finder du en stilling som sekretær / administrativ assistent
Inden du starter din søgning, samler du referencer fra tidligere arbejdsgivere. Hvis du ikke har meget erhvervserfaring, kan du bruge en personlig reference .
Arbejdsgivere, der ansætter en sekretær eller en administrativ assistent, søger en person, de kan arbejde med komfortabelt, hvem der vil blande sig godt sammen med andre medarbejdere og hvem der kan stole på fortrolige oplysninger. Stærke anbefalingsbrev kan vise disse kvaliteter.
Tryk ind i dine netværk for at få ledninger på jobåbninger. Nå ud til Facebook og LinkedIn kontakter, familie venner, naboer og tidligere arbejdsgivere og lad dem vide, at du ville sætte pris på introduktioner til nogen, som de ved, kan ansætte.
Hvis du fokuserer din søgning på en sektor som f.eks. Lov, medicin, forlag eller højere uddannelse, så spørg dine kontaktpersoner specifikt for henvisninger til fagfolk, som de ved inden for disse ansættelsesområder.
Anvendelse i person
Du vil være en repræsentant for firmaet, der ansætter dig og giver ofte det første indtryk til kunder eller kunder. Det betyder, at et rent skåret billede og stærke interpersonelle færdigheder er vigtige for sekretærer og administrative assistenter at besidde.
Hvis du kan finde en måde at få bemærket af potentielle arbejdsgivere, kan det give dig en fordel som kandidat. Med dine anbefalingsbrev og CV i hånden, besøg lokale organisationer og virksomheder. Sådan søger du om et job personligt .
Charm gatekeepers og spørg, om du kan tale med nogen af vejlederne eller ledere om supportpersonalstillinger hos organisationen. Hvis ledere ikke er tilgængelige, fortæl receptionisten et par vigtige fakta om dine legitimationsoplysninger og spørg, om de måske er venlige nok til at dele dit CV med deres chefer.
Søg efter Jobs Online
Gør en Google-søgning efter jobåbninger med søgeord som administrativ assistent, marketingassistent, redaktionsassistent, medicinsk sekretær, juridisk sekretær og kontorassistent for at generere jobannoncer. Mange administrative jobannoncer vil også blive annonceret på beskæftigelsessektionen på hjemmesiden for din lokale avis eller handelskammer.
Interviewing for Administrative Assistant Jobs
Dine personlige billeder og interpersonelle færdigheder vil blive evalueret af arbejdsgivere, når du interviewer for en åben stilling. Sørg for at du er upåklageligt klædt og parat. Hils din interviewer med et varmt smil og fast håndtryk. Sørg for passende øjenkontakt med hver af dine interviewere i gruppesituationer.
Vær forberedt på interviewet ved at undersøge virksomheden på forhånd. Bliv fortrolig med hvad de gør på kontoret og hvem deres kundekreds er. Forbered dig også på at sælge dig selv ved at fremhæve 5 - 7 aktiver, der gør det muligt for dig at være effektiv i din rolle som sekretær eller administrativ assistent i organisationen. For hvert aktiv, nævner du, være klar til at referere til en rolle, et projekt eller et job, hvor du har anvendt denne styrke og genereret nogle positive resultater.
At fortælle disse historier om, hvordan du har udmærket sig i fortiden, kan gå langt til overbevisende arbejdsgivere, at du har de rigtige ting at udmærke sig i jobbet. Læs omhyggeligt annoncen eller stillingsbeskrivelsen for stillingen og lav en liste over deres præferencer / krav. For hver kvalifikation skal du tænke på et eksempel på, hvordan du udviser denne kvalitet eller anvendte den færdighed.
Forbered svar på andre fælles spørgsmål til administrative interviews som dine svagheder og udfordringer, som du tidligere har mødt. Arbejdsgivere vil sandsynligvis spørge dig om relationer med tilsynsførende i fortiden, så vær klar til at referere til, hvordan du har arbejdet godt med chefer og håndteret udfordrende personligheder effektivt og få de skriftlige referencer praktisk.
Følg op efter interviewet
Umiddelbart efter interviewet skal du skrive et takkort eller brev, der tydeligt angiver, at du gerne vil arbejde med den pågældende arbejdsgiver. Udtryk, hvor meget du sætter pris på, at de tager sig tid til at mødes med dig og kort forklarer, hvordan du er en fremragende pasform til stillingen.
Hvis du har mødt med flere interviewere, skal du prøve at inkludere noget andet i hver kommunikation for at vise, at du er en yderst motiveret og tankevækkende person.