Hvordan projektbrædder og styringsgrupper støtter dit projekt
Lad os starte med at sige, at projektstyrelsen er en vigtig del af ethvert projekt organisationsstruktur. hvis du ikke har en, skal du tale med din leder om at få en opsætning.
Projektstyrelsen er ledet af projektsponsor og vil typisk indeholde en række andre ledende interessenter samt projektlederen .
Der er normalt tre til fem personer i bestyrelsen. De er alle nøgleprojektets interessenter og mennesker, der har evnen til at få ting gjort til projektet.
Nederste linje: Det er en gruppe af mennesker, der mødes for at hjælpe med at overvåge projektet og holde det fremad i den rigtige retning.
Projektstyrelser opstilles i starten af projektets livscyklus og opererer gennem hele projektet, indtil det er lukket. Lad os tage et kig på de 4 nøgleroller i et projektstyring.
Projektkomiteen giver styring
For det første giver projektstyrelsen kritisk styring. De sikrer, at politikker overholdes på virksomhedsniveau og portefølje eller programniveau. De tilbyder oversigt over, hvad projektgruppen udfører. De er sammen med projektsponsor ansvarlige for projektets succesfulde levering, og denne styringsrolle sikrer, at projektgruppen virker på måder, der er etiske og inden for rammerne af acceptabel for virksomheden.
De gør det ved at sætte spørgsmålstegn ved projektlederen og yde hjælp og support.
Projektbrættet giver retning
Der er ofte beslutninger på et projekt, og nogle af dem falder uden for projektlederens opgave. Når projektlederen ikke er i stand til at træffe beslutningen, og det er noget, der skal diskuteres med flere interessenter end blot sponsoren, går det til projektstyrelsen.
Deres rolle er at holde projektet på banen ved at give den rette retning for holdet. De bidrager til at sætte visionen i starten af projektet og holde projektet på sporet hele vejen igennem.
Projektkomiteen træffer beslutninger
Projektstyrelsen er primært et beslutningsorgan. Deres rolle er at træffe de beslutninger, der holder projektet fremad ved at fjerne problemerne og hjælpe projektlederen med at se en klar vej til en vellykket gennemførelse.
Projektlederen vil stille anbefalinger til projektstyrelsen. Dette kan indeholde anbefalinger til adressering:
- Risici, som afbødning planer for at imødegå potentielle udfordringer
- Problemer
- Resource problemer, som ikke at have de rette medarbejdere til rådighed
- Planlæg forsinkelser
- Budgetoverskridelser.
Projektstyrelsen behøver ikke nødvendigvis at handle på projektlederens anbefaling. Som en gruppe kan de komme med andre forslag til vejen frem og ofte gør de. Det skyldes ofte, at de har et større billede, virksomhedsvision af projektets miljø end projektlederen gør, så de kan se alternative ruter og vælge den bedste på det tidspunkt.
Projektstyrelsen godkender Udgifter
Endelig godkender projektstyrelsen det samlede budget.
Hver indkøbsordre eller budgetpost bliver normalt administreret af projektlederen. Du behøver ikke at gå til projektstyret for at få hver faktura underskrevet til betaling.
På projektplanet har projektstyrelsen dog en rolle at spille i først at godkende, hvordan du skal bruge pengene (dine budgetplaner) og derefter i overvågningen af de løbende udgifter for at sikre, at projektet er på rette spor.
Du skal også trække på projektstyrelsen, når det ser ud til, at du skal bruge uforudsete midler eller forvaltningsreserver. De kan godkende overspends og hjælpe projektteam til at få adgang til yderligere midler, hvor dette kan begrundes.
Samlet set giver projektstyrelsen en væsentlig styrings- og styringsfunktion for projektgruppen. Deres retning og råd hjælper projektlederen med at guide projektet i den rigtige retning, og de er perfekt placeret til at komme ind og hjælpe, hvis noget begynder at gå galt.