Hvis du leder efter denne type arbejde, kan du dramatisk forbedre dine chancer ved at vide, hvilke af dine evner og oplevelser der skal fremhæves under ansøgnings- og interviewprocessen.
Sådan bruger du færdighedslister
Se over denne liste over efterspurgte færdigheder. Du kan måske finde, at du har flere af dem, end du troede, du havde. Brug navnene på dine relevante færdigheder som nøgleord i dit CV og følgebrev , så ansættelseslederen vil kunne se klart, at du har det, de leder efter. Sørg for at læse jobbeskrivelsen omhyggeligt, så du ved, hvilke færdigheder der er vigtigst for din fremtidige arbejdsgiver. Undersøgelse af virksomheden hjælper også.
Når du forbereder dit interview , klar mindst ét bestemt eksempel på en tid, viste du hver af de færdigheder, du forventer at diskutere. Forvent ikke, at de tager dit ord for disse ting.
Du kan også gennemgå vores lister over færdigheder opført efter job og typer af færdigheder .
Eksempler på Office Manager Færdigheder
Ikke alle kontoransvarlige stillinger kræver præcis det samme færdighedssæt . Meget afhænger af, hvor mange kontorsassistenter du skal overvåge, hvor mange mennesker bruger kontoret, du skal klare, og hvilke typer af software og andre systemer, som din arbejdsgiver bruger.
Men der er nogle færdigheder, som næsten alle effektive kontorchefer har og kan ikke undvære.
Administrative færdigheder
Som kontorchef er du ansvarlig for at gennemføre flere administrative opgaver . Disse omfatter ansættelse og fyring af medarbejdere, gennemførelse af præstationsevalueringer, uddannelse af nye medarbejdere og overvågning af andre.
Godkendelse af formelle rekvisitioner, gennemførelse af generel forretningsvirksomhed og vedligeholdelse af papirarbejde og personaldokumenter kan også falde ind i din jurisdiktion.
Du skal også planlægge, tage ansvar for postbehandling, planlægge og deltage i møder. Du kan blive opfordret til at øve konfliktløsning , delegere arbejde og være en politik og beslutningstager også.
Analytiske evner
En del af dit job er at finde måder at gøre dit arbejde bedre. Hvis du kan identificere ineffektivitet i, hvordan dit kontor kører og levere løsninger, kan du muligvis spare din arbejdsgiver en masse penge og redde dine kolleger en masse forværring. En stor kontorchef vil altid spørge sig selv om alle processer, praksis og procedurer, "giver det mening? Er dette det bedste, vi kan gøre? "Her er en liste over analytiske evner, du kan medtage på dit CV.
Detaljeorienteret
Som kontorchef stopper buck med dig. Du vil være ansvarlig for at bestille de rigtige kontorartikler i rette tid, for at opbevare arkiverne nøjagtigt og på en organiseret måde og for at holde styr på behovene og problemerne for alle andre på kontoret. Hvis du gør det rigtigt, synes kontoret at køre sig selv. Hvis du får en lille detalje galt, kan andre mennesker ikke være i stand til at gøre deres job.
Kommunikationsegenskaber
Ligesom kontorsassistenter vil du ofte være en af de første besøgende, der ser, og du kan til tider være den eneste, de ser, hvis den professionelle, hvis kontor dette er tilfældet, er ude. Du skal derfor fungere som en effektiv receptionist samtidig med at du udfører dine andre opgaver.
Du kan også være det primære punkt i forbindelse mellem alle de forskellige personer, der bruger kontoret, og muligvis mellem dit kontor og andre inden for samme organisation. Du må muligvis øve konfliktløsning . Du vil helt sikkert nødt til at delegere arbejde. Alt dette giver en masse kommunikation, både skriftligt og verbalt, som alle skal være præcise, effektive, venlige og professionelle til enhver tid.
Computerfærdigheder
Det er vigtigt, at kontorchefer har en bred vifte af edb-færdigheder .
Specifikationen afhænger af din arbejdsgiver, men vil involvere dataindtastning, regneark og generelle it-opgaver.
Forvaltningen af kontorer kan være et enormt ansvar. Kontorforvaltere arbejder generelt på toppen af en organisation, med deres hænder i alle aspekter af virksomheden. Hvis denne centrale rolle appellerer til dig, skal du gennemgå vores færdighedsliste for at se, om det kunne være en karriere for dig.
Finansielle spørgsmål
Dine opgaver kan omfatte bogføring, fakturering, budgettering og regnskab. Du kan også være forpligtet til at håndtere løn, små penge og QuickBooks . Kvartals- og halvårsrapporter kan ligeledes falde ind under dit arbejde. I det mindste, hvis dit kontor håndterer penge overhovedet, er du i sidste ende ansvarlig for at sikre, at det håndteres godt
Ledelsesevner
Som leder af hvad der kan være en stor gruppe kontorassistenter, skal du holde alle motiverede og koordinerede. Du bliver nødt til at gøre teamwork ske. Dit job vil indeholde en standard for alle andres arbejde og sørge for at disse standarder er opfyldt. Ledende betyder ofte at hjælpe andre mennesker med at vokse i deres karriere, og at hjælpe folk selvstart og kommunikere godt med hinanden.
Sociale færdigheder
Interpersonelle færdigheder spiller en stor rolle i at være kontorchef. Du bliver forpligtet til at have en positiv holdning, hilse på besøgende og engagere dig i teamwork .
Diverse styrker
Kontorforvaltere har en tendens til at have et mangfoldighedssæt, der hjælper dem med at gøre deres arbejde. Dette omfatter opmærksomhed på detaljer, idet du generelt er fleksibel om hvilke opgaver du skal udføre og være pålidelige.
Kontorforvaltere bør også være networkers, logiske tænkere , multi-taskers og problemløsere . Tidsstyring og organisation bør være anden karakter for folk, der tjener i denne rolle.