Før du skriver - eller færdiggør - dit næste forretningsbrev, skal du tage lidt tid til at gennemgå, hvordan du lettere skal formatere brevet, fra skrifttypevalg til stil, sammen med hvilke salutationer og sign-offs der er passende at bruge.
Forskellige formater for forretningsbrev
En note om formater til forretningsbrev. Der er tre grundlæggende stilarter af forretningsbrev:
- Blokformat: I denne stil er al tekst retfærdiggjort. Spring en linje mellem hver sektion.
- Ændret blokformat: Det meste indhold er retfærdiggjort i denne stil, ligesom i blokformatbrevet. Her er undtagelserne: For dine kontaktoplysninger og gratis lukke, flad over til midten af siden og skriv oplysninger der.
- Halvblokformat: Denne stil er også også omtalt som indrykket blokformat, det samme som det ændrede blokformat, bortset fra at det har hvert stykke indrykket.
Enhver af disse stilarter er acceptabel til brug i et forretningsbrev, men da reglerne for blokformatet er så klare, kan det være den nemmeste mulighed at vælge.
Mange tekstbehandlingsprogrammer vil have skabeloner til rådighed til at hjælpe dig med at formatere dit brev på passende vis. Uanset hvilket format du vælger, skal du sørge for at bruge et enkelt mellemrum brevet og springe et mellemrum mellem hvert afsnit og afsnit.
Professionel udseende
Udseende betyder! Et forretningsbrev er en professionel korrespondance, men det vil ikke blive opfattet på den måde, hvis du vælger en skøre skrifttype eller har mange typografier.
Her er nogle retningslinjer, der skal følges:
- Vælg en passende skrifttype og skriftstørrelse.
- Undgå afslappet sprog eller slang.
- Undgå typografier og grammatiske fejl ved korrekturlæser .
- Hvis du udskriver brevet, skal du overveje at vælge papir af høj kvalitet. Uanset hvilket papir du vælger, skal du bøje brevet omhyggeligt, inden du placerer det i konvolutten. Hvis du kan, skal du indtaste modtagerens adresse på konvolutten. Hvis det ikke er muligt, brug din sødeste håndskrift.
Den følgende forretningsmandskabelon viser de oplysninger, du skal medtage i et forretningsbrev.
Business Letter Template
Kontaktoplysninger: Medtag dine kontaktoplysninger i følgende rækkefølge.
Hvis du bruger personligt brevpapir, der indeholder disse oplysninger, skal du afslutte dette afsnit.
Dit navn
Din adresse
Din by, stat, postnummer
Dit telefonnummer
Din email adresse
Dato: I USA er formatet for at skrive datoen måned, dato og år. For eksempel den 3. september 2017 . Forkort ikke måneden.
Kontaktoplysninger: Medtag kontaktoplysninger for den person, du skriver til. Hvis du ikke har et bestemt navn, skal du forlade det.
Navn
Titel
Selskab
Adresse
By, stat, postnummer
Hilsen: Start brevet med en hilsen, som "Kære" efterfulgt af titel og navn.
Se flere eksempler på passende hilsener, der skal bruges i et forretningsbrev , samt råd om, hvad du skal gøre, hvis du ikke har en bestemt kontaktperson. Følg personens navn med et kolon.
Kære Mr./Ms. Efternavn:
Body of Business Letter
Hold dit brev enkelt og fokuseret, så formålet med dit brev er klart.
Det første afsnit i dit forretningsbrev skal give en introduktion til, hvorfor du skriver. Derefter giver i de følgende afsnit flere oplysninger og detaljer om din anmodning. Det sidste afsnit skal gentage årsagen til, at du skriver og takker læseren for at gennemgå din anmodning.
Enkelt plads dit brev og retfærdiggør dit brev til venstre. Forlad en tom linje mellem hvert afsnit.
Respektivt din,
Underskrift:
Håndskrevet signatur (for et brev)
Typet signatur
Hvis du er i tvivl om, hvordan du skal skrive en virksomhedsbogstav, skal du gennemgå disse eksempler på jobsøgning og beskæftigelsesbreve til inspiration.
Overvej at bruge en skabelon
Overvældet af alle de trin, der er involveret i formatering brevbrevkorrespondence? En skabelon kan hjælpe. Microsoft brevskabeloner er tilgængelige som en gratis download til Microsoft Word-brugere eller er tilgængelige i dit Word-program, til at bruge til at oprette en række forretnings- og beskæftigelsesbreve.