Møde ledere er nøglen til et vellykket møde, der opfylder sine mål
Hvem leder mødet?
Mødelederen er nøglen til at gøre møder og hold succesrige .
Den medarbejder, der tjener som mødeleder, er kritisk vigtig. I nogle møder er lederen afdelingsleder, holdleder eller den person, der udpeges af den øverste ledelse til at lede et initiativ. Disse medarbejdere blev udvalgt til deres ledelsesrolle på grund af deres opfattede færdigheder som leder eller leder.
Andre gange kan en medarbejder fremstå som leder naturligt. Disse ledere er medarbejdere, som andre medarbejdere ser op til og respekterer . Ved andre lejligheder kan et hold beslutte at rotere ledelsesrolle blandt alle medlemmer. Dette gør det muligt for alle holdmedlemmer at fortsætte med at udvikle deres færdigheder som mødeleder, og i at skabe vellykkede møder generelt.
Møde lederens ansvar
Følgende er de vigtigste ansvar for en møde leder.
- Bestemmer mål, opgave eller formål, der skal udføres. Dette er ofte en opgave eller en del af lederens jobbeskrivelse.
- Bestemmer om et møde er den bedst mulige metode til opnåelse af mål eller formål eller opnåelse af det ønskede resultat. Besvar spørgsmålet, Er der behov for et møde?
- Bestemmer, hvem der skal hjælpe med at planlægge mødet.
- Med et hold eller som leder afgøres dagsordenen for mødet . (I igangværende møder udføres denne opgave i slutningen af det aktuelle møde.)
- Bestemmer dato, klokkeslæt og placering hyppigst ved hjælp af en delt organisatorisk kalender.
- Sammen med præ-arbejde som læsning, finansiel information, historie, relaterede holdmøder og så videre.
- Inviterer deltagerne og distribuerer opgaver og præ-arbejde, så det er muligt at deltage i mødet.
- Sikrer, at mødet har en optager eller minuttager til at dokumentere proceduren og eventuelle forpligtelser, handlingsposter eller beslutninger. Udnævner en tidtager, når det er nødvendigt for et ordentligt adfærd af et møde.
- Må bruge en isbryder til opvarmning af deltagerne og skabe et miljø, hvor mødeledere er behagelige at kommunikere med hinanden og udveksle ideer og informationer.
- Ankommer tidligt og leder mødet ved at holde det på opgave, på sporet og involvere alle deltagere, så hver føler, at deres tilstedeværelse var afgørende for mødet. Dette sikrer deres deltagelse i det næste møde
- Krydder op selskabets møde, så deltagerne ikke føler sig kedelige og kede. Uanset om der bruges isbrydere, humor eller sjove eksempler, bør der ikke gå noget møde uden at le.
- Sikrer, at de næste trin og handlinger er tildelt og håndteret.
- Opfordrer mødet og planlægger dagsordenen for det næste møde.
- Opfølg med deltagerne mellem møder for at sikre, at handlingsposter er på rette spor og at tilbyde hjælp og / eller ressourcer, hvis frivillige oplever problemer.
Yderligere Leader Roller
Mødelederen tager på sig disse opgaver, men har også roller i forbindelse med kommunikation , rapportering og holdkammerat performance .
Hvert medlem af et team eller møde, der er tværfunktionelt, har pligt til at holde sin afdeling eller fungere informeret om aktiviteter og fremskridt i et møde eller igangværende team. De har også ansvaret for at søge input fra kolleger, der ikke er på holdet eller i mødet. Ikke alle medarbejdere kan deltage i hvert møde.
Lederen har det ekstra ansvar at holde ledere involveret og informeret gennem effektiv kommunikation og feedback.
At opbygge ejerskab fra medarbejdere uden for holdet eller mødet, især organisationens ledere, sikrer, at holdet eller mødet er vellykket i at udvikle, implementere og integrere sine løsninger eller ideer.
Hvis en mødedeltager udfører ineffektivt i mødet, har lederen ansvaret for at rette op adfærden ved hjælp af effektive mødelederteknikker under mødet og effektiv coaching uden for mødet . En mødedeltager, som monopoliserer mødet med sine meninger eller kritiserer andre medlemmer for deres, skal rettes, før den enkelte saboterer mødet succes.
Disse handlinger er nødvendige, indtil deltagerne opnår et niveau af komfort og modenhed, der giver dem mulighed for at hjælpe lederen ved at chimere i sig selv som ineffektive begivenheder udfolde sig og dysfunktionelle medlemmer afbryder fremskridt .
En effektiv mødeleder garanterer ikke, at et projekt eller et team udfører succes, men han eller hun er en nøglefaktor, når projekter, afdelinger, møder eller hold lykkes.
Mødedokumenter er en effektiv bidragyder til vellykkede møder, når minutter skrives korrekt og distribueres rettidigt.