Disse 10 tips vil gøre medarbejdere værdsætter dine møder
Mennesker er interesserede, men de mest effektive møder venter deres opmærksomhed med tankevækkende spørgsmål og svar, lydbilleder og deltagelse. Disse tips giver dig succes.
- Start dine møder, præsentationer og træningssessioner med en isbryder eller opvarmning. I et stort møde eller et kort møde kan isbryderen være et enkelt spørgsmål, der får folk til at tænke og tale med deres nabo. For eksempel spørg et spørgsmål, der får folk til at rejse deres hænder. Isbryderens længde afhænger af længden af dit møde, så planlæg klogt.
- Diversificere dine præsentationsmetoder. Hvis alle talere taler til publikum, i forelæsningsformat, nøjes interesserede hoveder snart. Bed folk om at tale i små grupper.
Brug audiovisuelle materialer som videoer, dias og PowerPoint-præsentationer og billeder. Hvis du taler om en ny malingsproces, skal du vise dine medarbejdere før og efter malede dele. Pas på positive kundeundersøgelser og kommentarkort. - Inviter gæstens højttalere til deltagernes deltagelse og spænding. Dine kunder har meget at sige til din arbejdsstyrke om deres behov og kvalitetskrav. En klientorganisation, der samarbejder med almennyttige, velgørende foreninger, har gæstetalere fra de organisationer, der modtager deres donationer. Talere fra organisationer, som dine medarbejdere støtter økonomisk, er dynamit.
- Opmuntre spørgsmål til at få en dialog i gang. Bed folk om at skrive ned deres spørgsmål forud for mødet og under mødet. Tillad tid til spørgsmål rettet til hver højttaler, mens du går.
Hvis du ikke kan besvare spørgsmålet omgående og korrekt, skal du fortælle de personer, du vil komme tilbage med dem, når du har det rigtige svar. Hvis spørgsmål overstiger tid, planlæg et møde om emnet.
- En ofte overset, men afgørende, vellykket mødetaktik er at bede hver højttaler om at gentage hvert spørgsmål, som han eller hun bliver spurgt. Den person, der stiller spørgsmålet, kender derefter taleren forstået spørgsmålet. Andre mennesker, der deltager i mødet, kan også høre og kende spørgsmålet, ikke bare overbevise spørgsmålet - måske forkert - fra talerens svar.
- Indstil mål for jeres periodiske møde. Du kan ikke præsentere alle aspekter af virksomhedens forretning på et times møde. Så afgør de vigtige, rettidige spørgsmål og tilbringe mødetid på dem. Tage også hensyn til interesserne hos flertallet af deltagerne.
Husk, at du har andre metoder til at kommunikere virksomhedsoplysninger, der indeholder sådanne programmer som Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, Email og IM. Kommunikationen af strategisk virksomhedsinformation behøver ikke at finde sted på et møde. - Formulér dagsordenen omhyggeligt. Identificer behovene og interesserne hos flertallet af deltagerne. Start med de gode nyheder, der får deltagerne til at føle sig godt.
Varier højttalernes rækkefølge på dagsordenen hver måned. Du vil ikke have folk kede af samvær. Fordel nødvendige elementer på tværs af dagsordenen, så folk ikke afstemmer slutningen af mødet, eller tror, at de endelige poster er mindre vigtige. - En artikel i Wall Street Journal for flere år siden udtalte, at amerikanske ledere ville spare 80% af den tid, de spilder i møder, hvis de gjorde to ting korrekt. Den første var altid at have en dagsorden. Den anden var at starte i tide og slutte i tide . Jeg tilføjer, at du skal give hver højttaler det tidsrum, der er nødvendigt for at dække deres emne. Hold dem til deres tidsbegrænsning - pænt.
- Organiser det fysiske miljø, så folk er opmærksomme på mødet indhold. Ingen bør sidde bag eller til siden af dine højttalere. Sørg for, at der er plads til alle deltagere, og hvis der skal tages noter, skal der også være en overflade til at skrive på. Sørg for at visuelle er synlige, og at folk kan høre. Det kan være nødvendigt at bruge en mikrofon. Du kan passere rekvisitter eller prøver rundt i lokalet til visning.
- Underskud aldrig fødekildens magt på et møde. Fødevarer slapper af i atmosfæren, hjælper folk med at føle sig godt tilpas, hjælper mennesker med at opretholde positive energiniveauer og bygger teamets kameratskab. Sørg for at opfylde de forskellige behov i din gruppe med den mad, du serverer. For eksempel tilbyder frugt og yoghurt ud over donuts. Tilby vegetariske og kosher-hotdogs med de regelmæssige frankere.
Hvad du behøver for et vellykket møde:
- Højttalerstativ eller bord
- Mikrofon
- Dagsorden
- Visuelle hjælpemidler