Din forberedelse bestemmer, om du vil nå dine ønskede resultater
I forbindelse med mødemøder er den dokumentation, som deltagerne modtager efter et møde, dagsorden planen for mødet og den rapporterede opfølgning på det foregående møde.
Når du udvikler en dagsorden for et møde, der ikke regelmæssigt planlægges, vil følgende trin hjælpe dig. Senere i denne artikel vil du se en dagsordenskabel for et regelmæssigt planlagt møde. De to typer af møder deler lignende dagsordener, men er ikke helt ens.
Udvikling af en mødeagenda
Først skal du identificere, om andre medarbejdere er nødvendige for at hjælpe dig med at planlægge mødet. Derefter afgøre, hvad du håber at opnå ved at afholde mødet. Etablere gennemførlige mål for dit møde . De fastsatte mål vil danne rammen for en effektiv mødeplan . Sørg for, at du ikke har planlagt mere end det er rimeligt muligt inden for rammerne af dit møde.
Som Stephen Covey sagde i "Syv vaner af højt effektive mennesker", "Begynd med enden i tankerne." Dit mødeformål bestemmer mødefokus, møde dagsorden og møde deltagere.
At oprette en dagsorden er at lave en plan for mødet.
Du starter med det primære mål eller formål, som du forsøger at opnå ved at afholde mødet. Når du har besluttet dig for dit mål, skal du afgøre, om du har brug for hjælp fra yderligere medarbejdere til at planlægge din dagsorden. Hvis ja, opford dem til at deltage i dig med at lave din mødeagentur som regel via e-mail eller tekst for ikke at skabe behovet for et ekstra møde.
Beslutninger at gøre, når du udvikler din mødeagenda
Efter at have bestemt dit overordnede mål skal du eller dit team træffe følgende beslutninger. Udover formålet med eller målet for mødet, vises hver af disse punkter på møde dagsordenen.
- Nødvendige deltagere til det faktiske møde,
- De ting, der har brug for diskussion eller handling, der vil føre til opfyldelsen af målet eller formålet,
- Det tidsrum, du forventer gruppen vil have brug for til diskussionen af hvert emne,
- En dato og klokkeslæt for mødet,
- Et passende sted, der vil holde alle deltagere komfortabelt, til mødet,
- Forarbejde til mødet. Dette vil omfatte enhver læsning, dokumentation , data, møde minutter fra et forudgående møde eller ethvert andet forberedelse, der vil gøre dit faktiske møde vellykket. Dette forberedelse skal vedhæftes til mødemeddelelsen og dagsordenen, når du distribuerer dem til inviterede deltagere.
Ud over de ovennævnte beslutningspunkter bør standardmøder i dagsordenen omfatte:
- Gennemgå mødet formål, dagsorden og forventede resultater og produkt.
- Gennemgå protokollen fra det foregående møde.
- Gennemgå deltagernes fremskridt på forpligtelser og aktionspunkter foretaget på det foregående møde.
- Notattageren eller lederen skal gennemgå de forpligtelser, som deltagerne har foretaget under det nuværende møde som en endelig dagsorden.
Bestem, hvem der skal deltage i at udføre din mødeagenda
Når du har besluttet, at et møde er nødvendigt for at nå dit mål, skal du udvikle listen over deltagere.
Ikke alle medarbejdere kan eller burde deltage i hvert møde, men at invitere de rigtige deltagere vil øge sandsynligheden for succes.
Sådan identificeres de deltagere, der er nødt til at gennemføre din mødeagenda
Bestem dine deltagere for enten en enkelt eller kort række møder eller til et regelmæssigt planlagt eller løbende møde ved at stille dig selv spørgsmål som følgende.
- Hvem skal eje løsningen, som gruppen udvikler?
- Hvem ejer processen, som gruppen diskuterer?
- Hvem skal kende de oplysninger, du distribuerer?
- Hvem kan levere data og fakta til vejledning i beslutningsprocessen?
- Hvem har erfaring eller ekspertise til at dele med gruppen?
- Hvem skal støtte implementeringen af eventuelle løsninger eller opgaver?
- Hvem skal give tilladelse eller ressourcer til at opfylde mødet udfaldet?
- Hvem kan modsætte sig implementering af eventuelle løsninger eller retninger?
Har du brug for en mødeagentur til regelmæssigt planlagte møder?
Ikke alle møder har brug for en skræddersyet dagsorden. De fleste medarbejdere har regelmæssigt planlagt møder for deres afdelinger eller arbejdsgrupper. Du har også hold og projekter, hvor du deltager.
Et igangværende projekt kræver måske ikke en nyudviklet dagsorden for hvert møde, men dit team vil blive tjent godt ved at vedtage en standard tilgang til dit møde.
Det regelmæssigt planlagte medarbejdermøde er opdelt i tre segmenter, som hver har standard dagsordenspunkter: Informationsartikler, Handlingselementer og Forward Planning.
Komponenter i en mødeagenda for regelmæssigt planlagte møder
Informationsartikler
Skriv ud eventuelle dagsorden elementer, der er informative for hvert møde. For eksempel opdaterer lederen gruppen på resultaterne af generalforsamlingen.
Action ting
Anbring på dagsordenen noget, som du forventer, at gruppen vil gennemgå på hvert regelmæssigt planlagt møde. For eksempel, præstationer til budgettet for tidsperioden og identifikation af omkostningsbesparelser og løbende forbedringer, som koncernen planlægger at opnå.
Forward Planning
Placer på dagsordenen eventuelle ting, som gruppen ønsker at planlægge eller forberede på forhånd. For eksempel de kortsigtede mål for den næste måned eller behovet for medarbejderassistance på kommende opgaver.
Hvis du følger disse retningslinjer, når du udvikler din mødeagenda, øger du sandsynligheden for, at dit møde vil give resultater.
Sample Meeting Agenda til et regelmæssigt planlagt møde
Brug denne prøveagenda til et regelmæssigt planlagt møde for at sikre, at dit møde producerer de resultater, du søger.
- Opvarmning og hilsen. Overvej en kort isbryder afhængigt af hvor ofte gruppen mødes.
- Gennemgå mødet formål, dagsorden og forventede resultater og produkt.
- Gennemgå protokollen fra det foregående møde.
- Giv de relevante afdelings- og virksomhedsoplysninger, som holdet har brug for.
- Gennemgå fremskridt på aktionspunkter, handlingsplaner og forpligtelser. Gennemgå gruppens fremskridt på mål.
- Drøft og tag beslutninger om dagsordenens emner til dette møde.
- Identificer næste trin.
- Identificer formålet, resultatet og dagsordenen for det næste møde.
- Ved afslutningen af mødet skal notattageren gennemgå de forpligtelser, som folk har foretaget under mødet.
- Identificer enhver hjælp fra personer, der ikke er i gruppen, og tildel deltagerne til at kontakte.
- Bestem, hvem uden for mødet deltagerne skal vide, hvad og beslutter, hvordan du vil udføre kommunikationen.
- Send minutter ud inden for 24 timer efter mødet eller straks, hvis notattageren tog noterne elektronisk (normen).
Mere relateret til Holding Effective Meetings