Kraften i et omhyggeligt konstrueret projektområde:
En omhyggeligt specificeret rækkefølge er en kritisk forudsætning for projektsucces og en integreret del af udøvelsen af effektiv projektstyring. Fordelene er:
- Erklæringen gør det muligt for projektteamet og kunden / kunderne at sikre, at de deler en fælles opfattelse af projektets forventede egenskaber, kvalitet og timing.
- Omfanget giver projektgruppen mulighed for klart at identificere og engagere sig med interessenter: enkeltpersoner eller grupper, som er påvirket af projektet og får deres støtte og involvering.
- Omfanget tjener til at hjælpe holdmedlemmerne med at fokusere på det arbejde, der er nødvendigt for at imødekomme kundens behov.
- Hvis der foreslås ændringer, der ligger uden for grænserne for det oprindelige anvendelsesområde, fungerer erklæringen som en vejledning til estimering og foreslå ændringer. Hvis ændringerne accepteres af alle involverede interessenter, revideres anvendelsesopgørelsen.
Oprettelse af projektomfanget:
Projektlederen i samarbejde med teammedlemmer, kunder, executive sponsor og nøgleinteressenter arbejder for at forstå og beskrive den nødvendige produktion fra projektinitiativet, ofte henvist til som leverbare. Denne leverbare omfatter et omkostningsniveau eller acceptabelt omkostningsområde, der er valideret i planlægning og estimering af aktiviteter.
Det definerer også de nøglefunktioner, der skal inkluderes, samt tidsrammen for den endelige levering af projektet. Når kunden har aftalt det, skal projektlederen, projektteamet og den executive sponsor, eventuelle ændringer i denne rækkefølge, udarbejdes ved hjælp af en omhyggeligt kontrolleret og dokumenteret ændringsproces.
Kaskaderende virkning af projektets omfang på andre:
Når omfangserklæringen eller dokumentet er aftalt, bruger de involverede arbejdshold oplysningerne i erklæringen til at estimere deres eget arbejde, timing og omkostninger. Den mere præcise og præcise rækkevidde erklæring, jo mere sandsynligt er det, at arbejdsholdene vil producere nøjagtige skøn og ressourcekrav.
Projektets omfangsopgørelser identificerer, hvad der ikke er medtaget i initiativet:
Det er ikke ualmindeligt, at projektdokumentet også indeholder en liste over specifikke emner, der ikke er en del af projektets omfang og dermed udelukkes fra det arbejde, der skal leveres. For eksempel kan et projekt til at bygge et hus fastsætte, at opnåelse af miljøtilladelser skal foretages af ejeren og ligger uden for projektets omfang af entreprenøren, der bygger huset.
Virkningen af et dårligt konstrueret projektområde:
Manglende klarhed omkring projektets omfang er en fælles kilde til projektstress og -fejl.
Et vagt eller tvetydigt omfangsdokument giver mange problemer, der er åbne for debat og uinformerede dommekald, hvilket påvirker egenskaberne, kvaliteten, timingen og omkostningerne ved initiativet.
En anden udfordring med en vag scope erklæring kombineret med svage forandringsprocesser kaldes: scope creep. Scope creep sker, når kundens anmodninger og arbejdshold tilføjer yderligere evner til den leverbare, ud over hensigten eller grænserne for de oprindelige planer.
Ændring af omfanget:
Mens hyppige anvendelsesområder ændrer forsinkelsen af projektet og potentielt tilføjer betydelige omkostninger, er der nogle situationer, hvor det er nødvendigt og rimeligt at justere omfanget. Projektledere er afhængige af en "change management" -proces, der identificerer den ønskede ændring, reviderer alle tilsvarende tids-, omkostninger og arbejdsbelastninger og vurderer projektet for nye risici i betragtning af ændringen.
Typisk tager projektlederen og executive sponsor den endelige beslutning om at ændre omfanget, når situationen er blevet analyseret fuldt ud. Ændringer dokumenteres i en beslutningslog og kommunikeres derefter til det større projektteam.
Også kendt som projektkrav, projektmål
Eksempler: Projektets rækkevidde var levering af en webside, der svarer til projektspecifikationerne, inden for 2 uger.