Selv om denne definition kan virke kompleks, er projektledere principielt rodfæstet i sunt fornuft og praktisk.
Uanset om du vil levere projektledelse til dine kunder eller dit mål er at blive projektleder, skal du overveje de grundlæggende elementer i projektledelsen trin for trin. Før du begynder, skal du afgøre, om den service, du skal tilbyde (eller opgaven du tager på) virkelig er et projekt.
General Management versus Project Management
Hvordan bestemmer du om noget er eller ikke er et projekt? For at bryde det ned adskilles de to forskellige ledelsesområder i funktionel (eller generel) ledelse og projektledelse.
Funktionel eller generel ledelse er den løbende drift af en opgave. Et eksempel er, hvis du ejer et teknologiselskab og har en klient, som du giver backup-support til, og du styrer løbende deres årlige konto ved at sikkerhedskopiere deres servere og give dem en ugentlig aktivitetsrapport. Hvis du gør dette i fem år og har en fornybar kontrakt med kunden, er dit arbejde kontinuerligt og derfor generelt eller funktionelt.
Hvis din klient imidlertid ønsker at implementere et nyt content management system, og de har et år til at udvikle det nye system og bede dig om at lede sin udvikling, har din klient involveret dig i et projekt.
På samme måde, hvis du arbejder med menneskelige ressourcer, og dit job er at administrere afdelingens budget og overvåge junior medarbejdere, så har du et funktionelt job, fordi det er et kontinuerligt job, der ikke har en defineret finish.
På den anden side, hvis du har det samme HR-job, og direktøren for din afdeling beder dig om at gennemføre et nyt rekrutteringsprogram (og giver dig en deadline og budget) og gør dig projektleder, så er dette et projekt, fordi det har en start- og slutdato, og opgaven sker kun én gang.
Visualisering af dit projekt i tre dele
Nu hvor du forstår kernen i, hvad der udgør et projekt, kan du se nærmere på projektledelsen. Brug af rekrutteringsprogrammet som et eksempel, nu hvor du ved, er der et behov for et projekt, er det næste skridt, der beskriver omfanget, klokkeslæt og budget, der er behov for.
Projektledelse er planlægning, organisering og styring af omfanget, budgettet og tidspunktet for rekrutteringsprogrammet. For at visualisere projektet skal du tegne en simpel pyramide. Hver linje i pyramiden repræsenterer en af de tre hoveddele af et projekt (dvs. omfang, tid og budget). Det tomme rum i midten af pyramiden er kvaliteten af det leverede produkt. Pyramiden er et vigtigt redskab til at huske på, når du planlægger dit projekt, da dine tre hoveddele vokser eller formindskes, påvirkes kvaliteten af produktet.
Projektets omfang
At definere omfanget er ofte den vanskeligste og komplekse del af projektledelsen.
Detaljer om et projekt er generelt ukendte i begyndelsen, så det vurderes, hvilke aktiviteter og opgaver der er nødvendige for at kunne gennemføre projektet. Omfanget består af alle de forskellige aktiviteter og opgaver, der vil blive udført for at producere slutproduktet, du vil levere. Definere projektets omfang vil hjælpe dig med at bestemme tid og budget, du skal bruge for at afslutte projektet. En god måde at starte er at simpelthen skrive ned, hvad du synes er nødvendigt for at fuldføre opgaven. Hør derefter med andre for at få et overblik over alle involverede aktiviteter.
Projektets tid
Når du først har etableret et oprindeligt anvendelsesområde, kan du begynde at tildele en tid til hver aktivitet og opgave, og desuden at se på projekterne større billede. Spørg dig selv, hvilke aktiviteter der vil ske på samme tid, og som vil ske i rækkefølge.
Vær også opmærksom på, hvor mange mennesker der vil gennemgå projektaktiviteterne, da dette vil påvirke den tid, det tager at fuldføre et trin. Det er overraskende, hvor længe en enkel opgave kan tage, når tre mennesker skal gennemgå det. Når du har beregnet den tid, det tager at færdiggøre de kumulative aktiviteter og opgaver, er du klar til at oprette en projektplan for projektgruppen, der skal følges.
Projektbudgettet
På dette tidspunkt har du etableret det (omfang) og længden (tid) af et projekt, nu er det tid til at bestemme budgettet. I lighed med at beregne tid for et projekt, skal du ofte konsultere andre, herunder afdelingsledere til at bestemme et nøjagtigt budget. Et budget består af flere overvejelser, herunder brugen af mennesker og materialer, der er involveret i de aktiviteter, der gennemføres, og hvor længe de (dvs. folket) vil være nødvendige og de anvendte materialer.
Kommunikation er nøgle
Ofte ønsker en klient (eller chef) et projekt afsluttet inden for en forudbestemt tid og et budget uden at overveje projektets omfang. Problemet med dette er, at projektets rækkevidde næsten ikke altid kan gennemføres i betragtning af tids- og budgetmæssige begrænsninger. En del af projektledelsen forhandlinger derfor vilkårene for projektets anvendelsesområde med en klient eller chef. Gennem hele forhandlingsprocessen såvel som hele projektets længde er god klar kommunikation den eneste vigtigste færdighed, du har brug for. Jo mere klart du kommunikerer udfordringer undervejs, jo lykkeligere din klient eller chef vil være.