Elementer af projektledelse forklaret
Projekter er et middel til et mål, og målet vil til sidst nås.
Din virksomhed kan komme videre til et andet projekt ... eller ej. Det kunne have været et engangs mål.
Projekter giver et voksende behov i arbejdsstyrken. Det anslås, at over 15 millioner nye projektledelsesstillinger vil blive tilføjet over hele verden inden 2020.
Hvad er projektledelse?
Projektledelse er ikke hele din virksomheds drift. Det er kun et segment, en detaljeret plan for, hvordan du og din virksomhed skal nå et bestemt mål.
Det er nemt nok at sige, at du vil komme til boks A, så du tager 25 trin i den retning. Men du skal også overveje faktor tid til din projektplan, og du skal sandsynligvis arbejde inden for et budget. Du kan måske gennemgå de 25 trin, eller du kan jogge. Det afhænger af, hvor hurtigt du skal komme derhen for en vellykket gennemførelse af projektet. Du kan spare penge ved at rejse til fods, eller du kan ansætte en chauffør. Det afhænger af det budget, du har dedikeret til projektet.
Der er ingen tilgang til alle størrelser, alt, system eller plan. Hvert projekt du og din virksomhed tackler vil sandsynligvis have sin egen tidslinje, mål og budget. Derfor er det så vigtigt at have en erfaren og talentfuld projektleder på plads til at køre showet.
Elementerne i et projekt
En succesfuld projektleder skal samtidig styre fire grundlæggende elementer i et projekt: omfang, ressourcer, tid og penge.
Disse elementer er indbyrdes forbundne og skal styres sammen, hvis projektet og projektlederen skal lykkes.
- Omfang: Dette indebærer projektets størrelse, mål og krav.
- Ressourcer: Du skal bruge folk, udstyr og materialer på plads.
- Tid: Dette angiver ikke kun, hvor meget tid projektet tager overordnet. Det skal opdeles i opgavevarigheder, afhængigheder og kritisk vej.
- Penge: Få et godt greb om omkostninger, uforudsete udgifter og overskud.
Det vigtigste element: Omfang
Projektets rækkevidde er definitionen af, hvad projektet skal gennemføres, og budgettet for tid og penge, der er oprettet for at nå disse mål. Enhver ændring i projektets omfang skal have en tilsvarende ændring i budget, tid, ressourcer eller alle tre.
Hvis projektets omfang er at opbygge en bygning til at huse tre widgets på et budget på $ 100.000, forventes projektlederen at gøre det. Hvis omfanget ændres til en bygning til fire widgets, skal projektlederen opnå en passende ændring af tid, penge og ressourcer.
Ressourcer
Der er tre aspekter af forståelse og styring af ressourcer: mennesker, udstyr og materiale.
En succesfuld projektleder skal effektivt administrere de ressourcer, der er tildelt projektet, herunder medlemmer af projektteamet , sælgerpersonalet og underentreprenørerne.
Han skal sørge for, at hans medarbejdere har de færdigheder og værktøjer, de har brug for til at fuldføre jobbet, og han skal løbende overvåge, om han har nok mennesker til at færdiggøre projektet på fristen. Hans job er at sikre, at hver person forstår opgaven og projektets deadlines.
Seniormedlemmet i hver medarbejdergruppe rapporterer til projektlederen, når han leder direkte medarbejdere, men medarbejderne kan også have en linjeleder, der giver teknisk retning. I en matrix management situation som et projektteam er projektlederens opgave at give projektledere til linjeledere. Forvaltning af underentrepriser på arbejdskontrakter betyder normalt at styre ledelsen for de underleverandører, der igen forvalter de ansatte.
En projektleder skal ofte anskaffe udstyr og materialer og også styre deres brug, så holdet kan fungere effektivt.
Han er ansvarlig for at have det rette udstyr og materialer på det rigtige sted på det rette tidspunkt.
Tid
De tre elementer i vellykket tidsstyring er opgaver, tidsplan og kritisk vej.
Bygg projektplanen ved at oplyse, i rækkefølge, alle de opgaver, der skal udfyldes. Nogle skal gøres sekventielt, mens andre kan overlappe eller gøres i tandem. Tildel en varighed til hver opgave. Allokér de nødvendige ressourcer. Bestem forgængere - hvilke opgaver skal udfyldes før andre - og efterfølgere, de opgaver, der ikke kan starte før efter hinanden opgaven er afsluttet. Dette aspekt af projektstyring kaldes nogle gange som vandfaldshåndtering, fordi en opgave følger en anden i mere eller mindre rækkefølge.
Projektstyringssoftware kan forenkle opgaven med at oprette og styre projektplanen.
Nogle opgaver har en lille fleksibilitet i deres krævede start- og slutdatoer. Dette kaldes "float." Andre opgaver har ingen fleksibilitet. De har nul float. En linje gennem alle opgaver med nul float kaldes den kritiske vej . Alle opgaver på denne sti - og der kan være flere parallelle stier - skal være afsluttet i tide, hvis projektet skal komme inden for sin frist. Projektlederens vigtigste tidsstyringsopgave overvåger den kritiske vej.
Penge
De tre overvejelser i at styre penge er omkostninger, uforudsete og overskud.
Hver opgave har en omkostning, uanset om det er arbejdstiden for en computerprogrammering eller købsprisen på en betongkubikværft. Hver af disse omkostninger er anslået og udgjorde ved udarbejdelsen af projektbudgettet .
Nogle estimater vil være mere præcise end andre. Projektbudgettet bør derfor indeholde en berettiget godtgørelse - penge afsat i budgettet "lige i tilfælde" er de faktiske omkostninger ved en vare vildt forskellig fra skønnet.
Fortjeneste er de penge, virksomheden ønsker at gøre af opgaven. Det er sat på toppen af prisen.
Så et projektbudget er sammensat af den anslåede pris plus uforudsete udgifter plus eventuelle overskud. Projektlederens opgave er at holde de faktiske omkostninger til eller under de anslåede omkostninger og maksimere det overskud, som virksomheden tjener på projektet.
Projektledelse er en kunst og en videnskab
Succesfuld projektledelse tager praksis. Disse ideer kan give dig en grundlæggende forståelse af projektstyring, men overvej det kun en begyndelse. Hvis din job eller karrierevej omfatter projektledelse, og hvis du vil forbedre dine evner, skal du snakke med succesfulde projektledere, læse og øve. Projektledelse kan være en meget givende karriere.