Når du modtager en e-mail fra en kilde, genkender du ikke, hvad gør du?
Chancerne ser du først på emnelinjen først, så skim det første afsnit eller to for at få kernen i meddelelsen. Hvis det ikke ser relevant ud, går e-mailen direkte ind i papirkurven.
De fleste mennesker har en intern filtreringsmekanisme, udviklet ud fra et behov for at beskytte os mod den spærre af information, der kommer til os hele tiden. Ingen har tid til at gennemgå alt, så vi tager et hurtigt kig og beslutter derefter, om vi skal gennemgå yderligere eller blot smide meddelelsen.
Emne linje
Hvis du bruger e-mail til at nå fremtidsudsendelser, skal du tage dette interne filter i betragtning. Det er ligegyldigt hvor godt udformet eller overbevisende din e-mail besked er, hvis dit udsigter aldrig læser forbi emnelinjen. Som følge heraf er emnet og første afsnit langt de vigtigste komponenter i dine prospekteringsemails.
Emnelinjen skal være designet til at være relevant for dine udsigter. På den anden side må du ikke sørge for at bedrage.
Ved at bruge et emne som "Gårsdagens møde", da du ikke mødte udsigten, vil du bare gøre modtageren vred. Der er en fin linje mellem en overbevisende emnelinje og en bedragerisk, så hvis du ikke er sikker på, hvilken kategori dit emne falder under, så prøv at sende det til et par venner eller kolleger og bede om en anden udtalelse.
Hilsen
Når du har fået emnelinjen klar, er det på tide at se på email-kropet. Start altid med modtagerens navn, hvis du kender det, fordi en generel hilsen som "Kære Boligejer" vil få din email slettet med det samme. Hvis du ikke kender personens navn, er du bedre til at hoppe over hilsen helt og gå direkte til kroppens tekst.
Åbningen
Din første afsnit skal konstrueres ved hjælp af de samme grundlæggende regler som for direct mail - nemlig, du er nødt til at intrigere din læser med det samme og give dem noget, der får dem til at fortsætte med at læse. Typisk er dette det punkt, hvor modtageren vil indse, at det er en salgs e-mail, så du skal skrive noget interessant nok til at overvinde det "ønske om at slette", får alle, når de læser junk mail.
Resten af din email skal udklare den vigtigste forudsætning, du har angivet i dit indledende afsnit eller to. Hold dine afsnit kort og brug ikke forkert brug af fed eller kursiv tekst eller fancy skrifttyper. Og inkluder ikke grafik, fordi de sænker meddelelsesdisplayet og ofte ser gimmicky ud. Værre, mange e-mail-programmer downloader ikke billeder, medmindre modtageren specifikt anmoder om en bestemt besked, så hvis du bruger mange billeder, vil du ende med mange tomme felter i din e-mail-besked.
Opfordring til handling
Endelig skal du arbejde i en opfordring til handling og mindst to måder for udsigten til at nå dig (email og telefon er de indlysende muligheder, men det er nyttigt at give et link til dit websted og en fysisk adresse også). Indtast dit navn, titel og firmanavn i signaturlinjen.