En masse at skrive for erhvervslivet er sjusket, dårligt skrevet, uorganiseret, fyldt med jargon og ufuldstændigt.
Ofte er det enten for lang eller for kort. Alle disse attributter bidrager til ineffektive forretningsskrifter.
Uanset om du skriver et salgsforslag, en email til din chef eller en brugervejledning til en softwarepakke, er der visse trin, du skal følge for at være effektive. Følg disse fem trin:
- Organiser dit materiale
- Overvej dit publikum
- Skriv ned dine tanker
- Prooflæse dit materiale
- Rediger dit materiale
Organisationen er nøgle
Hvis du ikke organiserer dit materiale, vil det ikke flyde godt, og det giver ikke mening. Skrivning kan enkelt eller kompliceret. Når du skriver en email, der annoncerer et medarbejdermøde, er det lige så enkelt at samle dine tanker. På den anden side skal du sandsynligvis udvikle en kompleks oversigt forud for det færdige materiale, hvis du skriver resultaterne af et banebrydende lægemiddelforsøg. Uanset opgaven, uden et passende organisationsniveau (selv organiserer dine tanker), må du ikke inkludere alt hvad du behøver eller undlader at give fremhævelse til de vigtigste emner.
Udeladelser eller et ukorrekt fokus vil gøre din virksomhedsskrivning mindre klar.
Kend din målgruppe
Før du begynder at skrive, skal du tænke på din målgruppe. For eksempel kan en præsentation om din virksomheds nye 401 (k) program have samme disposition, når den gives til din økonomidirektør samt medarbejdere, men niveauet af detaljer, du medtager, vil variere.
Du skal også overveje tone. En hurtig e-mail til dit hold, der minder om den årlige virksomhedspicknick, vil ikke have samme tone som dit missiv vedrørende din virksomheds årsrapport.
Husk også, at du vil kommunikere mere effektivt til dit publikum, hvis du fokuserer på, hvad du vil have dem til at høre i stedet for hvad du vil sige .
Et ord om god skrivning
Gode forfattere har forskellige skrifttyper. Nogle foretrækker at skrive alt ud og derefter gå tilbage og redigere. Andre foretrækker at redigere som de går sammen. Nogle gange varierer deres foretrukne stil afhængigt af, hvad de skriver.
Når du skriver (eller når du redigerer) være opmærksom på længden. Du skal bruge nok ord til at gøre din mening tydelig, men brug ikke unødvendige ord bare for at gøre det blomstrende. Virksomhedsskrifter skal være klare og koncise, ikke verbose og blomstrende. Husk, at ingen i erhvervslivet har tid til at læse mere end nødvendigt.
På den anden side må du ikke gøre dit stykke for kort. Du skal skrive nok, så din mening er klar og vil ikke blive misforstået. Forestil dig, om et stykke udstyr i et lager var mærket "brugt men godt". Det ville være uklart, om det betød, at udstyret var blevet brugt meget, eller at udstyret ikke længere var nyt, men stadig funktionelt.
Et par ekstra ord ville have gjort betydningen klar. Undgå også at bruge jargon eller forkortelser, fordi de kan betyde forskellige ting for forskellige læsere. Uanset hvordan du skriver, skal alle forfattere korrekturlæse og redigere alt skriftligt materiale, selv e-mails.
Proofread og Rediger
Uanset din skrivestil skal alle forfattere korrekturlæse og redigere alt skriftligt materiale, selv e-mails. Når du er færdig med at skrive, korrekturlæse dit arbejde. Du skal muligvis redigere det. Proofreading genlæser det, du skrev for at sikre, at alle ordene i dit hoved gjorde det korrekt på papiret. Fordi vores hjerner arbejder hurtigere end vores fingre, kan du udelade ord, afstå en ende eller bruge det forkerte homonym (f.eks. "Der" i stedet for "deres"). Proofreading fanger disse fejl. Det er klart, at korrekturlæsning af en en-line-mail er let, og bare glancing over den, som du skriver, kan være nok.
Men hvis du skriver en brugsanvisning, vil din korrekturlæsning blive mere kompliceret og tage længere tid.
Når du har korrekturlæst dit materiale, er det tid til at redigere. Nogle gange kan korrekturlæsning og redigering ske samtidigt, men det er mere effektivt, når de udføres i rækkefølge.
Grunden til at du redigerer er at rette eller ændre det, du skrev for at gøre materialet lyd (og læs) bedre. Når du skriver for erhvervslivet, betyder det at fastsætte fejlene og gøre teksten så klar og præcis som muligt.
Du skriver ikke en roman
Når du skriver for erhvervslivet, skriver du ikke den næste "store amerikanske roman". Din skrivning skal være så beskrivende som nødvendigt, men du behøver ikke at male levende ordbilleder ved hjælp af mange store ord og taletal. Hvis du mener "glashuse", skriv ikke "glasagtige domiciler", skriv "glashuse."