Forlad ikke din besked i andre hænder
Her er mere en forklaring til at hjælpe dig med at forstå vigtigheden af din "out of office" besked, og hvorfor du bør planlægge noget tid til at arbejde på det.
Det sætter forventninger ... for alle
(Forhåbentlig) tager du barselsorlov efter din baby er født. Denne gang væk fra kontoret er privat og meget specielt. Du får aldrig denne gang tilbage med din nyfødte. Nogensinde. Så det er vigtigt at beskytte denne periode i dit liv.
Du ved hvordan det føles at få en arbejds email, mens du er på ferie, ikke? Du føler dig tvunget til at sende et hurtigt svar! Men mens du er på ferie, har du ikke rigtig tid til et "hurtigt" svar.
Du og din familie byder et andet medlem velkommen til verden. Denne bindingstid vil blive fyldt med søvnløse nætter, en uforudsigelig tidsplan, hormonfluktuationer, lægeaftaler, besøgende og hvem ved hvad der er mere. Der vil også være en god mængde forandringer inden for dig og alle omkring dig, som du vil styre.
At skrive e-mails under disse betingelser vil ikke producere dit bedste arbejde. Din "out of office" besked beskytter dig mod arbejdsforstyrrelser samt dårligt gennemtænkte e-mails.
Indstilling af grænser er et must i løbet af denne tid. For at hjælpe med at sætte dit arbejdsliv i fare sæt en ny prioritet, at din nyfødte og alt, hvad der følger med, kommer først.
Når du opretter det rigtige ud af kontorsmeddelelsen, forstår dine kunder, kolleger og alle andre, der forsøger at nå dig, hvad din nye prioritet er og forhåbentlig vil ikke krydse den.
Så hvordan skaber du en fantastisk "ikke forstyrr" besked for at beskytte en sådan speciel tid?
Giv din "out of office" meddelelse nogle tanker
Når du er omkring 26 uger, begynder gravid at arbejde på din "Out of Office" besked. Hvis du får mulighed for at gemme en titel til denne besked, skal du title det "Moderskabsret - Uden for kontor".
Forbereder meddelelsen på forhånd giver dig mere kontrol over, hvad din besked vil sige. Du er den, der kender dit job, hvem overtager dine ansvarsområder, og når du er tilbage til kontoret. Bestem, om du vil sige, at du vil være tilbage på en bestemt dag, i en bestemt uge eller slet ikke nævne en dato. Hvis du ikke giver en bestemt person, kan afsenderen kontakte, beslutte, om du vil nævne din leders e-mail eller et telefonnummer, de kunne ringe til.
Når du opretter denne besked i forvejen, sparer du alle, herunder dig selv, tid og energi. Du skal muligvis forlade kontoret uventet (du ved, at levere din baby), så at have meddelelsen oprettet giver din it-administrator eller din leder en forberedt besked, der skal bruges.
Vil du have IT eller din chef indstillet tonen i denne meddelelse? Heck nej!
Når du har gemt din "out of office" -meddelelse, skal du fortælle din chef. De vil elske at høre, at du er forberedt på din exit, og der er en mindre ting, de skal gøre for at støtte dig.
Ting, der skal medtages i din besked
Nedenfor er en besked "out of office", du kan bruge. Når du har aktiveret meddelelsen i din e-mail-software, reagerer den automatisk på alle e-mails, der sendes til dig, inden for et bestemt tidspunkt, du indstiller.
Det er op til dig, hvis du gerne vil oplyse modtagere hvor du er. Du kan bare sige, at du er "ude af kontoret" eller du kan informere dem om, at du er på barselsorlov. Hvis du foretrækker ikke at oplyse alle, at du er på barselsorlov , skal du blot slette de tre ord "for barselsorlov". Du kan også bruge en variant af denne emailbesked til udvidede ferier eller forretningsrejser!
Hvor du ser (paranteser), indsæt de relevante ord eller sætninger til dine forhold.
Tak for din e-mail. Jeg er ude af kontoret på barselsorlov indtil (dato du forventer at vende tilbage).
Hvis du har brug for øjeblikkelig hjælp, bedes du kontakte (navn på kollega, der dækker for dig, med kontaktoplysninger, din lederens email eller et telefonnummer).
(Hvis du har bestemte projekter, dækker du listen over projektnavnet og den person, der dækker dig).
Hvis dit spørgsmål ikke er presserende, svarer jeg på din email, når jeg vender tilbage.
Med venlig hilsen,
(Dit navn)