Lav et projektrisiko register, som alle nemt kan bruge
Hvor ofte har du set et risikoregister sløret i arkiveringssystemet? De er skabt i starten af et projekt, så de er glemt, og de bliver hurtigt forældede.
Vi ved alle, at god risikostyring kræver regelmæssigt at identificere nye risici, samt at gennemgå eksisterende risici og planlægningsbegrænsende aktiviteter. Så hvordan kan vi gøre det mere sandsynligt at ske?
01 Godt Riskregister Design
En måde at tilskynde til deltagelse i risikostyring er med et godt risikostyringsdesign. Et veludformet register vil hurtigt kommunikere det samlede risikoniveau i projektet til dig og andre projektteammedlemmer.
Det skal give brugerne let adgang til flere detaljer om individuelle risici, når dette er påkrævet. Dette skal igen stimulere alle til at tænke med hensyn til risici og spotte nye, når de opstår og overvåge og træffe foranstaltninger til at begrænse eksisterende risici.
02 Medtag de rigtige felter
Som et minimum skal dit risikobegrænsning omfatte:
- En unik identifikator for hver risiko
- En beskrivelse af risikoen, herunder årsagen, risikoen og effekten, som f.eks. "På grund af kraftig regn er der en trussel om markfloden, som ville ødelægge afgrøderne."
- Risikoresvar handlinger
- Risiko ejer
03 Yderligere foranstaltninger
Du vil muligvis inddrage kvantitative målinger af sandsynlighed, indvirkning og overordnet risiko og restværdier som følge af begrænsning af risikofyldte projekter.
Numeriske og felter, der beregnes automatisk, kan være nyttige, hvis du bruger en risikovurderingsteknik som Monte Carlo-metoden eller forventet pengeværdi. Andre nyttige felter omfatter nøgledato, risikokategori, risikogruppekategori, nærhed, afbødning og status.
Der er ingen grænse for antallet af felter, du kan medtage, men kun nøglefelter skal vises i listevisningen af alle risici. Ellers kan listevisningen blive oversvømmet med for meget detaljer. Ideelt set ses seerne gennem detaljeringsvisningen, som viser alle felter for den pågældende risiko, når de klikker på risikotilgangen i listevisningen.
04 En anden mulighed
Du vil måske også oprette en risikoregistreringsdatabase for hvert projekt, så du er ikke begrænset til et standard sæt felter. Selvom et regneark kan hjælpe dig med at spore dine projekter, især mindre projekter, kan en faktisk database være bedre, som dem, du kan oprette i Kahootz eller Podio. De gør det lettere at tilføje dokumenter og store mængder tekst, når det er nødvendigt.
05 trafiklys
Det er svært at slå trafiklyssystemet til visuel påvirkning. Brugere intuitivt ved, at rød betyder høj risiko, at rav betyder mediumrisiko, og at grøn er lav risiko. Dette giver hurtige visuelle signaler til læsere for at hjælpe deres forståelse.
06 Sikkerhedsfunktioner
Du vil muligvis gerne tilskynde til deltagelse ved at tillade alle medlemmer af projektteamet og måske nogle interessenter at se risikoregisteret. Du bør indstille brugeradgangsrettigheder til dit register, men kun bestemte projektroller, som f.eks. Project Manager , Project Support eller Risk Owners, kan redigere det. Du kan oprette et revisionsspor af, hvem der har ændret hvad og hvornår.
07 Oversigt Risikoprofil
Seniorprojektmedlemmer og interessenter som projektstyrelsen og virksomheds- / programstyring har måske ikke tid til at fordøje listen over alle risici. For dem giver et sammenfattende risikoprofil et billede af den aggregerede risiko præsenteret af projektet på et hurtigt overblik. Det illustrerer antallet af risici ved hver sandsynlighed og påvirkningsniveau.
08 Det handler om kommunikation
Husk, at det ikke kun handler om at notere risici og afhjælpende handlinger, når du designer et projektrisiko register. Formålet er at kommunikere og engagere dine kolleger i risikostyring. Dit design bør afspejle dette mål med forskellige synspunkter for forskellige målgrupper. Et veludformet risikoregister kan forbedre risikostyringen i dit projekt på denne måde.