Kanban i projekter tager normalt form som et visuelt kort bestående af et gitter og kort. (Ikke sikker på hvad Kanban er? Læs denne introduktion til Kanban i projektstyring.) Bestyrelsen kan være fysisk, bestående af stykker papir (almindeligvis 3 "x 5" indekskort eller klistermærker) på en tavle eller en væg. Alternativt kan bestyrelsen være elektronisk-adskillige softwareprogrammer og platforme, der understøtter projektledninger i Kanban-stil. En digital løsning er et godt værktøj, når et projektteam ikke er fysisk lokaliseret, eller når medlemmer af holdet skal have adgang til bestyrelsen, når de er ude af kontoret.
01 The Kanban Grid
For enkle projekter vil et Kanban-stilgitter sandsynligvis have en enkelt række og flere kolonner. Kolonner repræsenterer processen, hvorigennem arbejdsstrømmen går fra venstre (start) til højre (slut). Hvis holdet adresserer mere end en type arbejde, eller hvis der er undergrupper eller forskellige typer arbejdsstrømme, kan bestyrelsens arrangør bruge rækker til at adskille kortene lodret.
Kortene flytter over bord i kolonner i henhold til deres nuværende trin i processen. Dette billede viser et typisk Kanban-net i aktion.
Når deres Kanban-bord er oprettet, møder projektgruppen typisk om bord med regelmæssig frekvens, i et "stående" eller meget kort møde. Holdets mål er at "trække" arbejde ind i den endelige kolonne af bestyrelsen, som ofte er mærket "Udført". På disse møder diskuterer holdet, hvornår hvert kort vil kunne flytte til den næste kolonne. Hvis nogen arbejder på at flytte kortet frem og har ramt en forhindring, vil dette blive noteret i standup-mødet med handlinger taget for at løse problemet.
02 Kanban-sindet
- Fjern dårlig multitasking. Psykologer og sociologer, der studerer arbejde, har skrevet meget om dette emne. Forskning tyder på, at switching opgaver sænker os og forårsager kvalitetsproblemer på grund af mental tilbagekaldelse og andre setup omkostninger.
- Begræns det igangværende arbejde. For at bringe dårlig multitasking til et minimum, skal du begrænse antallet af kort, der er udgivet i Kanban-systemet. Lad ikke ledelsen skubbe flere kort (opgaver, projekter eller funktioner) i bestyrelsens "Doing" kolonne (r). Dette trin kan kræve en væsentlig ændring i tankerne hos ledere, der mener, at for at afslutte arbejdet i tide skal man starte så hurtigt som muligt.
- Fremme en kultur for at løse problemer som et hold, snarere end en, der motiverer at bebrejde andre.
- Hold toppen af bagagen prioriteret. Kortene øverst i "Backlog" -kolonnen skal være de næste opgaver, projekter eller funktioner, der giver mest muligt værdi for kunden og virksomheden.
Et Kanban-system er en effektiv måde at udføre på mange typer projekter. Ligesom de fleste Lean værktøjer virker det bedst, når det kombineres med en tankegang om læring og løbende forbedring. Der er ingen enkelt "rigtig" måde at implementere et Kanban bord på, og mange faktorer kan påvirke dets struktur såvel som holdets adfærd. Generelt skal ethvert projektteam, der bruger brættet, trænes i begreberne Kanban, og må derefter udvikle og forbedre deres Kanban-system, når de bruger det.
Få mere at vide om Monica Borrell i sit fulde biografi her .