Online videokonference-applikationer som Zoom, WebEx, Skype og GoToMeeting er gode værktøjer, der gør det muligt for dem, der arbejder hjemme, at næsten møde samarbejdspartnere og kolleger. Det giver mulighed for beslutningstagning i realtid og opbygning af en personlig rapport med medarbejdere på samme tid. Og alt dette faglige samarbejde gør det lettere for dem af os, der søger balance mellem arbejde og liv for at finde det.
Ja, disse onlineværktøjer er virkelig store, i virkeligheden, indtil de ikke er det.
Selvom møder med disse værktøjer kan være effektive, kan effektive måder for folk at komme sammen, der er et par advarselshistorier. Tag for eksempel den kvinde, der håndterede hendes negle under et møde ... mens hun ikke vidste, at hun blev projiceret på en vægstørrelsesskærm på virksomhedens andre steder rundt om i verden. Og så var der fyren der arbejdede hjemmefra og synlig i et møde kun fra brystet op. Han havde en flot, Oxford-skjorte. Hilaritet sikrede dog, da han rejste sig fra sin stol for at hente en bog. Han bar kun bokse under Oxford.
På trods af disse snafus er virtuelle møder opstået i virksomhedernes verden - noget de af os der arbejder hjemme virkelig værdsætter. Teknologiske fremskridt, kombineret med flere virksomheders vilje til at give medarbejderne mulighed for at arbejde mindst en del af tiden hjemmefra, har gjort videokonferencer online en værdifuld og omkostningsbevidst måde for medarbejderne at samarbejde.
Men der er også en mørk underbelly forbundet med disse typer af møder, der kan variere fra ligefrem hysterisk til uhæmmet ydmygende til hurtig afskedigelse fra virksomheden. Hvis du har brug for at deltage i disse møder, er der et par ting at huske på.
01 Video og Video Gaffes
Du tror måske, det behøver ikke siges, men hvis du er i et rummeligt folk, og du er involveret i en videokonference med andre fjerntliggende rum af mennesker, og du er helt foran din gruppe, således i midten af kameraet skudt, det er ikke ikke en god tid til en manicure. Glem ikke, hvor du er. Du er i et arbejdsmøde. Har en vis respekt for dine kolleger og dit firma.
Et eller andet sted på alle videokonferenceapplikationer er der mulighed for at dempe lyden, så du ikke kan høre. Bliv opmærksom på placeringen af denne knap og være i stand til at klikke på den med let hastighed.
En gang i et videokonferenceopkaldsmøde ikke for længe siden, hvor firmaets vicepræsident holdt fast på strategisk dette og det, klare som en klokke, sagde en kvinde, der var på opkaldet: "Denne fyr ved ikke, hvad @@@ ## han taler om. Han er sådan en @ ** # @ %%. "Med næsten 200 personer på opkaldet var stilheden øreopdeling. Ikke længe derefter blev den kvinde adskilt fra selskabet. Dagens lektion: Den slanke knap er din ven.
02 familie problemer
Selvfølgelig er en grædende baby, der høres i et konferenceopkald, et problem. Det er indlysende. Men hvad med den sværende ægtefælle, der høres i baggrunden eller den nøgne toddler striber gennem dit kontor under en videochat. Hvis du forsøger at projicere professionalisme mens du arbejder hjemme, vil disse undergrave dig på en stor måde! Sørg for, at din familie kender (og overholder) dine regler for arbejde hjemme.
03 Kæledyrsproblemer
Hvem elsker ikke Rover? De mennesker, med hvem du holder en videokonference, der skal lytte til ham, gøer. Det samme gælder for Kitty, der ruller på tastaturet, mens du skriver i chat!
Medmindre der er en meget lille gruppe i mødet, og du føler, at du har nået et højt tillid og tillid til disse mennesker, er det ikke en god idé at sætte din Shih Tzu på dig, du er på et arbejdsmøde!
Et hjemmekontor skal altid have en dør, så du kan lukke kæledyr og andre potentielle distraktioner i løbet af videokonferencer og gode gammeldags telefonmøder. Dette er også nyttigt, hvis dit møde falder sammen med hundens lykkeligste tidspunkt på dagen ... ankomst af postbæreren.
04 Screen Sharing Snafus
Mange videokonference systemer giver dig mulighed for at dele din skærm med andre i mødet. Dette giver dig mulighed for at åbne det regneark, du har arbejdet på hele ugen, og dele det med dine teammedlemmer, så de kan se (a) du virkelig ved, hvad du taler om, når det drejer sig om dette projekt og (b) dig er en høj achiever, fordi du har mestret evnen til at dele din skærm.
Men kom ikke foran dig selv. Hvis du har en følelse før et video møde, som du muligvis skal dele din skærm, skal du huske at din skærm bliver synlig for alle, før du åbner op for regnearket. Det ville f.eks. Ikke være optimalt, hvis du begyndte at dele din skærm og alle, herunder din chef, så at du bare tjekker det seneste online salg på Bed Bath & Beyond eller værre at skrive et følgebrev til et nyt job!
05 Chat Etiquette
Online chatter er hurtig og snig og sjov. Hvad kunne muligvis gå galt? Nå ... når det kommer til videokonferencer, kan chatter blive et kaninhul, en digital gyde, der suger opmærksomheden fra mødet korrekt. Zoom, en populær virtuel mødeopløsning, har en god chatfunktion, som kan være nyttig. Chat meddelelser som "Jeg har mistet lyd" eller "Er der et link til præsentationen?" Er gode spørgsmål, fordi de kan advare en møde arrangør, at der kan være et teknisk problem, eller at der er behov for at dele oplysninger mere bredt.
Men denne type sidebar chatter under et møde - især når der er snesevis af mennesker i mødet - kan blive distraherende rigtigt hurtigt. Husk, at alle ser disse off-topic-chats som "Hvad laver du til frokost i dag, jeg sulter" eller "Du er hunden er CUTEST!"
06 Upshot: Brug din fælles følelse
Som med det meste af teknologi er online videokonferencer et fantastisk værktøj, der driver forretningsmæssigt engagement og gør det muligt for folk, der arbejder uden for det traditionelle kontor, at være vigtige bidragydere til arbejdspladsholdet.
Men også gerne med den fleste teknologi, har brugerne brug for en stærk, sund fornuft forestilling om, hvad der er og hvad der ikke er korrekt i videokonference møder. For mange måneder siden havde min første chef råd om e-mail : "Hvis du ikke ville skrive din besked på et postkort hjem til din mor, skal du sandsynligvis ikke sende den i en e-mail." I verden af videokonferencer, er denne form for sund fornuft stadig et meget godt stykke råd også.