9 regler for at skrive en email, der er let at svare
Mange af os lærte ikke at skrive e-mails i skolen, men det er en uvurderlig færdighed på arbejdspladsen at vide, hvordan man skriver en email. Dette gælder især for dem, der arbejder i (eller leder efter) telecommuting jobs. Ved siden af god telefon etikette er der sandsynligvis ingen færdighed som vigtig for at få - og holde - et job-hjemme job.
En velskrevet email gør det nemt for modtageren at forstå og handle på meddelelsen. I jobsøgningen kan e-mail forudgå eller endda erstatte første indtryk fra ansigt til ansigt, så korrekt tegnsætning og en sammenhængende besked er nøglen. Og på jobbet forårsager uklare e-mails forvirring og forsinkelser. Følg disse tips til at skrive effektive e-mails til kolleger, kunder, potentielle kunder, ansættelse ledere og endda venner og familie.
01 Først, overvej meddelelsen og modtageren
Herefter skal du overveje modtagerens synspunkt. Hvilke oplysninger har han eller hun brug for at handle eller forstå din besked? Giv nødvendige (men ikke overdrevne) baggrundsoplysninger. Husk også passende etikette til denne særlige modtager. Emoticons og forkortelser, som OMG eller LOL, er ikke egnede til jobansøgninger og de fleste forretningsmails.
02 Skriv en beskrivende Email Subject Line
Når du skriver en email, skal du ikke skrive noget vagt i emnelinjen som "hej" eller "arbejde i hjemmet" eller lade det være tomt. E-mails med denne slags emnelinje har en god chance for at ende i modtagerens spamboks eller bare ignoreres. Hvis du ansøger om et job, skal du angive positionen på emnelinjen. Hvis e-mailen er til en kollega, skal du gøre din emnelinje en kort sætning, der opsummerer formålet med meddelelsen. En anden fordel ved at skrive en beskrivende emnelinje er, at det bliver lettere for dig at finde i din indbakke, hvis du skal søge efter det senere. Noget med en e-mail-linje som "Spørgsmål" vil ikke være nyttigt, selvom.
03 Hils modtageren korrekt
Hvis du kender navnet på din modtager, men ikke personligt kender ham eller hende, hilse ved at bruge en titel, f.eks. Kære fru Brunelli. (Brug "Ms" for kvinder, når du er usikker på, om "Fru" eller "Frøken" er passende.) Hvis du er usikker på køn, skal du blot bruge for- og efternavnet, dvs. Kære Chris Smith. Hvis du ikke kender personens navn, skal du starte din email uden hilsen eller bruge en simpel hilsen, f.eks. Hej, Hilsner, Kære Manager mv.
Hvis e-mailen er til en kollega eller en anden, du ved, skal du bruge det navn, du vil bruge personligt eller på telefonen.
04 Brug korrekt grammatik og tegnsætning
Det er meget vigtigt at bruge korrekt grammatik i en email. Bevidst eller ubevidst læser læserne afsendere for grammatiske fejl.
- Run-On-sætninger - Når du skriver en email, skal du ikke spare perioderne. Den lille pause giver læserne tid til at tage ordene 'betydning' ind. Korte sætninger giver mulighed for flere af disse små pauser. Bryd op lange sætninger, selvom de ikke er teknisk dræbte sætninger.
- Kommas - For få eller for mange kommaer kan være forvirrende. Lær at bruge kommaet korrekt.
- Emne-Verb-aftale - sætninger med denne type fejl er røde flag for arbejdsgivere, der søger kandidater med gode kommunikationsevner. Gennemgå regler for underordnet aftale.
05 Kontroller stavning og aktivering
Brug en stavekontrol, men stol ikke på den. En stavekontroller vil ikke fange "de" for "de" eller "der" for "deres", og denne type fejl indikerer uforsigtighed. Brug ikke tekstforkortelser som "u" til "dig" eller "tho" til "dog".
Brug korrekt kapitalisering. De fleste mennesker ved at kapitalisere begyndelsen af sætningen og de egentlige navneord, men mange undlader at gøre det i e-mails. Vis at du ikke har noget imod at tage den ekstra brøkdel af et sekund for at slå skiftnøglen. På den anden side kan for mange store bogstaver distrahere læseren. Undgå at skrive sætninger i alle kasketter (som mange fortolker som ækvivalent med at skrige personligt) såvel som at kapitalisere, kun for vægtning, det første bogstav af ord, der ikke er i begyndelsen af en sætning eller ordne navneord.
06 Brug simpel formatering i e-mail
Husk at e-mail-programmer alle vises forskelligt. Hvad der passer perfekt til din skærm, kan køre sammen på andres. Undgå derfor at indsætte et stærkt formateret tekstbehandlingsdokument, som et CV eller et brevbrev , i en e-mail. Brug dokumenter, der er skrevet i almindeligt tekstformat.
Lav afsnit kort. Lige som perioder giver punktbrudene læsernes øje en hvile. Nogen der læser email på en mobiltelefon vil drage fordel af korte afsnit. Men pas på at du stadig følger grundlæggende regler vedrørende afsnit.
07 Vær kortfattet
Meandering e-mails, der begraver pointet bliver stillet og til sidst glemt. Eller værre kan de blive misforstået. Gør dit formål klart, ved hjælp af kortfattet sprog.
- Eliminer Wordiness - Skriv med aktive verb. "Jack sendte mig formularerne" bruger et aktivt verb. "Formularerne blev sendt til mig af Jack" er passiv. Den passive form bruger kun et par ord, men det tilføjer. Mere end det kræver læsere at omarrangere ideerne i deres hoveder.
- Hold dig til punktet - Modstå fristelsen til at tilføje fremmede informationer eller ideer. Gem disse til en anden email.
- Brug Bullet Points - Disse giver din læser mulighed for at bruge visuelle spor til at tage i, hvad der er vigtigt. Men hvis du er i tvivl om hvordan kugler vil vise, skal du bruge stjerner eller bindestreger til at oprette kugler.
08 Skriv Email E-mail
Hvis din e-mail er standard til en standard signatur, skal du sørge for, at det passer til den bestemte e-mail, du sender. Underskrifter med politiske erklæringer eller dine børns navne og alder er gode til personlig e-mail, men for arbejde skal du bruge en mindre personlig underskrift. Afhængigt af dit job og din arbejdsgiver kan du stadig tilpasse din e-mail-underskrift med et citat. Vælg noget ikke kontroversielt. Hvis du spørger om et job, skal du bruge din underskrift til at give passende kontaktoplysninger uden nogen citater eller ekstra personalisering.
09 Gentag / Rethink før du rammer Send
Kontroller stavefejl og tegnsætning, før du klikker på send. Hvis du finder en fejl i en e-mail til en jobansøgning, skal du rette den igen og genlæse den igen, før du klikker på send. Men også læse om indhold. Hvis din email er lang, skal du tænke på måder at gøre det mere koncist. Og hvis din e-mail er kontroversiel eller blev skrevet i vrede, skal du trykke på Gem ikke sende. Kom tilbage til det et par timer eller en dag senere og se om du stadig vil sende den.
Det kan lyde som meget at gøre, før du sender en e-mail, men hvis du sender effektive e-mails og organiserer din e-mail mere effektivt, vil du opdage, at du faktisk har mere tid ikke mindre.