Sådan tager man mødemøder

Holde et skriftligt rekord af en arbejdspladsmøde eller -konference

Møde minutter er de detaljerede noter, der tjener som en officiel skriftlig oversigt over et møde eller en konference. Den ansvarlige for indsamlingen beder normalt en af ​​deltagerne at tilbøjelige til denne opgave. En dag kunne den nogen være dig! Selvom det ikke er et frygteligt svært job, er det en vigtig. Siden møde minutter er en officiel oversigt over, hvad der skete, er nøjagtighed påkrævet. Du skal tage detaljerede noter om, at folk skal kunne henvise til senere, hvis det er nødvendigt.

Her er nogle tips til at hjælpe dig med at håndtere denne opgave med finesse. Find ud af hvad du skal gøre før, under og efter mødet.

Før mødet

• Vælg dit optagelsesværktøj: Det første du skal gøre er at bestemme, hvordan du tager dine noter. Vil du gå i skole og bruge pen og papir eller vil du gå tech og bruge en bærbar computer, tablet eller smartphone. Tjek med din chef for at se, om han eller hun foretrækker dig at bruge en bestemt metode. Det er usandsynligt men muligt.
• Sørg for, at dit valgværktøj er i funktionsdygtig rækkefølge og har en sikkerhedskopiering, bare hvis din originale mislykkes. Har du f.eks. En bærbar computer, har du også pen og papir. Du ønsker ikke at skulle stoppe mødet, mens du søger efter noget at skrive på, hvis din computer styrter.
• Læs mødet dagsorden før mødet starter. Det giver dig mulighed for at formulere en oversigt for dine minutter. Forlad noget plads under hvert element på det og skriv dine noter der. At gøre dette vil gøre dit arbejde lidt nemmere, så længe den person, der løber mødet, stikker til dagsordenen.

Under mødet

• Videregive et tilstedeværelsesark og sørg for, at alle logger ind. Du skal indføje en liste over alle deltagere i de officielle mødereferater.
• Sørg for, at du ved hvem alle er. På den måde vil du være i stand til at identificere, hvem der taler og registrerer korrekt informationen.
• Bemærk tidspunktet for mødet begynder.

• Forsøg ikke at skrive ned hver eneste kommentar. Det er okay at kun inkludere de vigtigste ideer. Vær meget forsigtig med ikke at forlade elementer, som du er uenig i. Dine forhindringer bør ikke påvirke dig. Husk dette er en officiel konto og ikke din mening om, hvad der skete!
• Skriv ned alle bevægelser, hvem der har lavet dem, og eventuelt resultatet af stemmerne. du behøver ikke at skrive ned, hvem der udsendte et forslag. Selvfølgelig kan reglerne i din organisation afvige, så verificere dem først.
• Hvis afstemninger om eventuelle forslag eller drøftelser udsættes til næste møde, skal du notere det.
• Optag sluttidspunktet for mødet.

Efter mødet

• Indtast protokollen så hurtigt som muligt efter mødet, mens alt er stadig frisk i dit sind. Hvis du finder en fejl i dine noter eller hvis du har et spørgsmål, kan du få det ryddet hurtigt ved at tale med andre deltagere.
• På den endelige kopi af protokollen Indsæt organisationens navn, udvalgets titel, type møde (daglig, ugentlig, månedlig, årlig eller speciel) og dens formål.
• Giv de gange, det begyndte og sluttede.
• Giv listen over deltagere og en notat om, hvem der løb mødet. Du kan også angive her, at du tog protokollen. Medtag dit navn på deltagerlisten og i parentes efter dit navn, at du tog protokollen. Alternativt kan du ved afslutningen af ​​dokumentet afmelde dig ved at skrive "Respektivt indsendt af" efterfulgt af dit navn.

• Prooflæse protokollen, inden du sender dem. Spørg en anden, der deltog i at se dem også. Han eller hun vil være i stand til at fortælle dig, om du ved et uheld har forladt noget.
• Indsend dem til den person, der kørte mødet, medmindre instrueret om at gøre andet.