Risiko
'Risiko' er et begreb, der relaterer til, hvad der kan gå galt med dit projekt. Hvis du for eksempel bygger en ny kontorblok, kan prisen på stål gå op, og det kan have indvirkning på dit budget. Men det går måske ikke op. Ligeledes, hvis du planlægger at hoste din årlige corporate picnic udenfor, kan det være godt vejr, men det kan regne. Kort sagt er en risiko noget, der ikke er sket endnu.
Det er vigtigt at vide, hvilke risici der omgiver dit projekt, fordi du kan planlægge dem. Du kan sætte dine 'Plan B' eller beredskabsplaner til handling for at undgå at risikoen sker i første omgang. Med prisen på stål og vejret er der ikke meget, du rent faktisk kan gøre for at stoppe dem, men du kan lave planer, hvis de gør det. For eksempel kan du ansætte en markeringsramme eller fylde med paraplyer, så hvis det regner på picnic dag, kan folk stadig have det godt.
Problem
Problemer og risici forveksles ofte af projektmedlemmer, og det er vigtigt som projektleder at sikre, at du snakker om disse emner på passende vis. En risiko er noget, der ikke er sket endnu, mens et problem er noget der er sket. Problemer er bare problemer, som dit projektteam står overfor.
Du har muligvis set det kommer (og håndteret det som en risiko for at begynde med), eller det kan være helt uventet. Uanset hvad, det er sket nu, og du skal gøre noget ved det!
Milestone
Milepæle er tidspunkter, der markerer vigtige øjeblikke under projektet. De bruges ofte til:
- Start af en fase
- Slut på en fase
- Slutningen af et stort stykke arbejde eller en stor opgave
- Noterer en bestemt fast-in-deadline
- Ubeboelige datoer på planen
Tænk på milepæle som den slags dato, du ville skrive på din kalender derhjemme - de store vigtige øjeblikke i et projekt som afslutning af testen eller lanceringen. Milepæle er en af de ni komponenter i et Gantt-diagram , så du kan se dem på dine projektplaner, der vises som en diamant.
Sponsor
Din projektsponsor sidder på projektstyrelsen . De er den person, der 'ejer' projektet, og de modtager fordelene. For eksempel, hvis du lancerer et nyt it-system til fabriksholdet at bruge, ville Factory General Manager være projektsponsor. IT-teamet ville indgå i projektgruppen, men de ville ikke tage en sponsorrolle. Projektsponsor er den person, du kan henvende dig til, når du har brug for senior management. Dette kunne være for at:
- Fjern blokering af et problem
- Find nogle ressourcer
- Godkend budgettet
- Tage beslutninger
- Enig på den endelige specifikation
Og så videre. Projektlederen rapporterer effektivt til sponsoren for projektets varighed, både hvad angår ledelsesstruktur og med ugentlig eller månedlig (eller realtids) projektrapportering.
Stakeholder
Interessenter er de andre involverede i og berørt af dit projekt. Nogle projekter vil have store interessentgrupper, der dækker alle afdelinger i organisationen. Andre vil have et mere begrænset omfang. Nogle interessenter er uden for din organisation, som regerings- eller tilsynsorganer.
De skal også holdes orienteret med nyheder, der er relevante. De fleste interessenter vil være støttende (eller ambivalente) for de ændringer, der er medført i dit projekt, men ikke alle vil være!
Du vil møde interessenter, der ikke kommer til at byde dit projekt velkommen med åbne arme!