Trin for trin til et Performance Management System
Når alt kommer til alt, hvor mange mennesker i din organisation ønsker at høre, at de var mindre end perfekte sidste år? Hvor mange ledere ønsker at imødegå argumenterne og formindsket moral, der kan skyldes præstationsvurderingsprocessen ?
Hvor mange vejledere mener, at deres tid er brugt professionelt til at dokumentere og fremlægge bevis for at understøtte deres feedback - hele året rundt? Desuden er de vigtigste output for præstationsvurdering, fra hver persons job, muligvis ikke defineret eller målelig i dit nuværende arbejdssystem. Gør bedømmelsessystemet et skridt sværere at håndtere og binde medarbejderens lønforhøjelse til deres numeriske rating .
Hvis det sande mål for præstationsvurderingen er medarbejderudvikling og organisatorisk forbedring, overvej at flytte til et præstationsstyringssystem . Fokus på det, du virkelig vil skabe i din organisation - performance management and development.
Som en del af dette system vil du bruge denne tjekliste til at guide din deltagelse i performance management og udviklingsprocessen. Du kan også bruge denne tjekliste til at hjælpe dig med en mere traditionel præstationsvurderingsproces.
Hvis du følger denne tjekliste, er jeg overbevist om, at du vil tilbyde et performance management og udviklingssystem, som vil forbedre den vurderingsproces, du forvalter i øjeblikket, betydeligt. Personalet vil føle sig bedre om at deltage, og performance management-systemet kan endog positivt påvirke ydeevnen.
Forberedelse og planlægning af performance management
Meget arbejde er investeret i fronten for at forbedre en traditionel medarbejderevalueringsproces. Faktisk kan ledere føle sig som om den nye proces er for tidskrævende.
Når fundamentet for udviklingsmål er på plads, reduceres tiden til administration af systemet. Hvert af disse trin er taget med medarbejderens deltagelse og samarbejde for at opnå de bedste resultater.
Performance Management and Development i det generelle arbejdssystem
- Definer formålet med jobbet , jobopgaver og ansvar .
- Definer præstationsmål med målelige resultater.
- Definer prioriteten for hvert jobansvar og mål.
- Definer præstationsstandarder for nøglekomponenter i jobbet.
- Hold foreløbige diskussioner og give feedback om medarbejdernes præstationer, helst dagligt, opsummeret og diskuteret, mindst kvartalsvis. (Giv positiv og konstruktiv feedback.)
- Bevar en rekord af ydeevne gennem kritiske hændelsesrapporter. (Jot noterer sig bidrag eller problemer i kvartalet i en medarbejderfil .)
- Giver mulighed for bredere feedback. Brug et 360-graders feedback feedback system, der inkorporerer feedback fra medarbejderens kammerater, kunder og personer, der kan rapportere til ham.
- Udvikle og administrere en coaching- og forbedringsplan, hvis medarbejderen ikke opfylder forventningerne.
Øjeblikkelig forberedelse til Performance Development Planning Meeting
- Planlæg Prestationsudvikling Planlægning (PDP) møde og definere præ-arbejde med medarbejderen for at udvikle Performance Development Plan (PDP) .
- Medarbejderen gennemgår personlige præstationer, dokumenterer selvvurdering og samler den nødvendige dokumentation , herunder 360-graders feedback , når det er tilgængeligt.
- Vejlederen forbereder PDP-mødet ved at indsamle data, herunder arbejdsrekord, rapporter og input fra andre, der er bekendt med medarbejderens arbejde.
- Begge undersøge, hvordan medarbejderen udfører mod alle kriterier og tænke på områder for potentiel udvikling.
- Udvikle en plan for PDP-mødet, som indeholder svar på alle spørgsmål om performance udviklingsværktøjet med eksempler, dokumentation og så videre.
Performance Development Process (PDP) møde
- Etablere en behagelig, privat indstilling og rapport med medarbejderen.
- Drøft og aftalt formålet med mødet til at oprette en præstationsudviklingsplan .
- Medarbejderen diskuterer de resultater og fremskridt, han har opnået i kvartalet.
- Medarbejderen identificerer måder, hvorpå han gerne vil videreudvikle hans faglige præstationer, herunder uddannelse, opgaver, nye udfordringer og så videre.
- Vejlederen drøfter resultaterne for kvartalet og foreslår måder, hvorpå medarbejderen kan videreudvikle sin præstation.
- Tilføj supervisorens tanker til medarbejderens udvalgte udviklings- og forbedringsområder.
- Diskuter områder af aftale og uenighed, og nå til enighed.
- Undersøg jobansvar for det kommende kvartal og generelt.
- Enig på standarder for ydeevne for de vigtigste jobansvar.
- Indstil mål for kvartalet.
- Diskutere, hvordan målene understøtter opfyldelsen af organisationens forretningsplan, afdelings mål og så videre.
- Enighed om en måling for hvert mål.
- Forudsat at resultaterne er tilfredsstillende, opstiller en udviklingsplan med medarbejderen, der hjælper ham med at vokse professionelt på måder der er vigtige for ham.
- Hvis resultaterne er mindre end tilfredsstillende, udvikle en skriftlig præstationsforbedringsplan og planlæg mere hyppige tilbagemelding . Påmind medarbejderen om konsekvenserne forbundet med fortsat dårlig ydelse .
- Vejleder og medarbejder diskuterer medarbejderfeedback og konstruktive forslag til vejleder og afdeling.
- Diskuter alt andet, som tilsynsføreren eller medarbejderen gerne vil diskutere, forhåbentlig opretholde det positive og konstruktive miljø, der er etableret hidtil under mødet.
- Gensidigt underskrive performance udviklingsværktøjet for at indikere diskussionen har fundet sted.
- Afslut mødet på en positiv og støttende måde. Vejlederen udtrykker tillid til, at medarbejderen kan udføre planen, og at vejlederen er tilgængelig til støtte og assistance.
- Indstil en tidsramme for en formel opfølgning, generelt kvartalsvis.
Efter Performance Development Process Meeting
- Hvis en præstationsforbedringsplan var nødvendig , følg op på de angivne tider.
- Følg op med feedback feedback og diskussioner regelmæssigt i kvartalet. (En medarbejder bør aldrig blive overrasket over indholdet af tilbagemelding på mødeudviklingsmødet.)
- Tilsynsføreren skal holde forpligtelser i forhold til den aftalte udviklingsplan, herunder tidspunkter væk fra jobbet, betaling for kurser, aftalt arbejdsopgaver og så videre.
- Vejlederen skal reagere på feedback fra afdelingsmedlemmer og lade medarbejderne vide, hvad der er ændret, baseret på deres feedback.
- Videresend passende dokumentation til Human Resources Office og behold en kopi af planen for nem adgang og henvisning.