Denne artikel kigger på projektomfanget ledelses videnområde fra en vejledning til Knowledge Management Knowledge Management (PMBOK® Guide) - Femte udgave. Dette er ikke den eneste måde at definere projektstyring på, men det er et godt udgangspunkt, og det vil være meget nyttigt for dig, hvis du arbejder på din PMP®-certificering.
Projekt Scope Management Processes
Projektomfangsstyring i PMBOK® Guide indeholder 6 processer. Projektets omfangsforvaltningsprocesser er:
- Planlæg omfangsforvaltning
- Indsamle krav
- Definer omfang
- Opret Arbejdsopdelingsstruktur
- Validere omfang
- Kontrolomfang.
Lad os se på hver af dem.
Plan Scope Management Process
Hensigten med dette er at give dig en rækkeviddehåndteringsplan i slutningen af den. Det beskriver, hvordan du definerer, styrer, validerer og styrer projektets omfang. At sætte arbejdet op foran for at definere dette giver dig noget at referere til senere. Du kan måske finde ud af, at du kan bruge et andet projekts omfangsforvaltningsplan som udgangspunkt, da omfangsforvaltningsprocesser ikke varierer vildt mellem projekter, når din virksomhed har afgjort en måde at arbejde på, der lykkes for dem.
Resultatet af denne proces er omfangsplanen. Dette er en del af din projektledelsesplan og omfatter:
- Hvordan du vil udarbejde en detaljeret rækkeklaration
- Hvordan du opretter din arbejdsafbrydelsestruktur (WBS) fra rækkeviddeoversigten
- Hvordan skal du vedligeholde og godkende den WBS
- Hvordan får du formel accept af projektets resultater
- Hvordan du vil håndtere ændringer i omfanget.
Dokumentet behøver ikke at være utrolig detaljeret eller meget formelt: det skal simpelthen være egnet til formål.
Indsamle krav proces
I denne proces vil du finde ud af, hvad dine interessenter vil have fra projektet. Når du har skitseret din store idé , skal du dokumentere kravene og håndtere dine interessenters forventninger. Dette er vigtigt, fordi ofte det, de beder om, ikke er realistiske eller opnåelige i betragtning af andre projektbegrænsninger, som omkostning.
Udgangen af dit kravindsamlingsarbejde er et dokumenteret sæt krav. Dette skal være så omfattende som muligt og vil normalt indeholde flere kategorier af krav som:
- Funktionelle og ikke-funktionelle krav
- Interessentkrav som rapporteringskrav
- Støtte og uddannelse krav
- Virksomhedskrav
- Projektkrav som serviceniveau eller kvalitet
Du vil også dokumentere afhængigheder, antagelser og begrænsninger, der specifikt vedrører krav.
Definer Scope Process
Her er hvor du tager dine krav og gør dem til en detaljeret beskrivelse af det produkt eller den tjeneste, dit projekt skal oprette. Du ender med en projektomfangserklæring, som du kan henvise til under projektet. Det vil indeholde en liste over, hvad der er i rækkevidde, og hvad der er uden for anvendelsesområdet. Det er vigtigt, fordi folk ofte ikke kan huske hvad der specifikt er udelukket og komme tilbage og bede dig om at arbejde på disse områder.
Eventuelle indlejringer skal gennemgå forandringskontrol.
Opret Work Breakdown Structure Process
Denne proces giver dig mulighed for at vende din liste over krav til en struktureret vision af, hvad du skal gøre. Hovedarbejdet her er at nedbryde store opgaver i mindre, håndterbare klumper.
Resultatet af denne proces er en WBS. Personligt bruger jeg ikke en WBS på mine projekter, men det kan være et meget nyttigt værktøj. Hvis du ikke tænker visuelt, kan du opnå det samme resultat ved at oprette en liste.
Validere Scope Process
Validate Scope-processen er ikke, som du måske tror, få forretningspartnere til at logge af din WBS. Det handler om at sikre, at du har en proces på plads for at få afmeldt dine leverancer, når tiden kommer.
Det er værd at sætte denne struktur på plads, så du ikke har nogen spørgsmål om, hvem der vil godkende en leverbar eller hvilke kriterier de skal bruge til at sige, at den er komplet.
Når processen er færdig, har du accepteret leverancer, godkendt af den, der har brug for at godkende dem.
Control Scope Process
Control Scope-processen er den sidste inden for projektomfanget ledelses videnområde. Det vedrører at sikre, at der er effektiv ændringskontrol, hvis omfanget skal ændres. Det dækker også at spore dit projekt med en "scope" hat på for at kontrollere, at det vil levere, hvad du tror det vil.
Disse 6 processer udgør projektet om omfangsadministrations viden er i PMBOK® Guide-Femte Udgave .