Denne artikel kigger på projektledelsens videnområde fra A Guide til Knowledge Management Knowledge Management (PMBOK® Guide) - Femte udgave. Der er andre måder at se på projektplanlægning, men hvis du arbejder på din PMP®-certificering, er PMBOK® Guide- tilgangen den, du følger, og det er også god praksis for alle projektledere.
Projekttidsstyringsprocesser
Projektstyring i PMBOK® Guide består af 7 processer. Projektets tidsstyringsprocesser er:
- Planlægning af planlægning
- Definer aktiviteter
- Sekvensaktiviteter
- Anslå aktivitetsressourcer
- Anslå aktivitetsvarigheder
- Udvikle tidsplan
- Kontrolplan.
Lad os tage et dybere kig på hver af dem.
Planlægning af planlægningsproces
Dette trin er, hvor du etablerer alle de politikker, procedurer og dokumentation, der er nødvendige for at styre din projektplan fra din første plan, løbende udvikling, udførelse og derefter kontrol af tidsplanen.
Resultatet af at gøre denne planlægning er at producere en tidsplanforvaltningsplan. Men i det virkelige liv har du sandsynligvis ikke en separat plan til at styre din tidsplan. Meget af det du arbejder her vil ende i din projektledelsesplan (find ud af, hvordan du skriver en projektstyringsplan her ), og det er helt passende.
Definer Aktiviteter Process
Denne proces identificerer og dokumenterer, hvad du skal gøre for at producere projektets resultater. Det identificerer med andre ord projektopgaverne. Du bruger den anvendelsesoversigt, du samler under omfangsforvaltningsaktiviteterne, til at hjælpe dig med at nedbryde arbejdet i individuelle opgaver.
Hovedproduktionen ved at arbejde igennem dette er, at du ender med en defineret liste over projektopgaver. Det er nyttigt, da det er det vigtigste input til den næste proces.
Sequence Activities Process
Brug din opgaveliste, nu skal du sætte dem i den rigtige rækkefølge. I slutningen af denne proces får du en oversigt over forholdet mellem projektopgaver. Denne proces hjælper dig med at sætte dit projekt arbejde i den rigtige rækkefølge, så du effektivt kan udnytte projektets ressourcer og levere så hurtigt som muligt.
PMBOK® Guide taler om at lave et netværksdiagram som output af denne proces, men det er sjældent nødvendigt, og bestemt ikke noget, du skal gøre for hånden. Hvis du vil gøre netværksdiagrammer af en eller anden grund, skal du bruge din projektstyringssoftware til at gøre det. I sidste ende er en liste over afhængigheder og potentielle start- og slutdatoer for opgaver dog lige så gode og mindre tidskrævende.
Estimate Activity Resources Process
Når du ved hvad du skal gøre, er det næste skridt at finde ud af, hvilke ressourcer du har brug for for at opnå det. Processen Estimate Activity Resources hjælper med det. I denne proces vil du finde ud af, hvilke menneskelige ressourcer, udstyr og forsyninger du har brug for, plus den mængde du har brug for af hver.
Anslå Aktivitet Varighed Proces
Dette trin er hvor det hårde arbejde med at beregne, hvor lang tid hver opgave skal tage, sker. Under denne proces vil du finde ud af, hvor lang tid det vil tage at gøre hver aktivitet ved hjælp af de ressourcer, du har identificeret.
Glem ikke at tage højde for ressourcetilgængelighed og ferie med din aktivitetsperiode. Bare fordi en opgave kun tager 8 timer betyder det ikke, at det bliver færdigt om morgenen.
Udvikle tidsplanprocessen
Endelig kan du nu sammensætte din projektplan. Med al den information, der indsamles fra ovenstående processer, bør det være let.
Udvikling af tidsplanen er en af de mere komplicerede processer i PMBOK® Guide. Der er 13 input (alt ovenfor plus risici, omfang og elementer relateret til projektets kontekst). Tidsplanen er kun en af udgangene, men de andre er (efter min mening) mindre vigtige.
Når alt kommer til alt, har du gennemgået alt dette for at få tidsplanen, som er et kritisk dokument til styring af projektets ydeevne.
Din skema behøver ikke at være et Gantt-diagram. Her er 5 alternativer til Gantt diagrammer, som du kan overveje.
Kontrolplanlægningsproces
Endelig giver Kontrolplanlægningsprocessen dig de værktøjer, du har brug for til at overvåge og opdatere din projektplan, og sørge for, at ændringer styres korrekt, og at du holder styr på tidspunktet for dit projekt.
Forberedelse af projektplanen og sporing efterfølgende er store stykker arbejde, men det er værd at vide, at du har en tidsplan, som du kan være sikker på.