Hvis du skriver et brev som organisationens repræsentant, ved det, at mens nogle virksomheder tillader deres medarbejdere at skrive henvisningsbreve frit, kan andre censurere eller forbyde dem helt.
Så sørg for at finde ud af, hvad din arbejdsgiver politik er før samtykke.
Mange organisationer har også referencer gennem menneskelige ressourcer (HR). Tjek med din virksomheds politikker før du fortsætter.
Hvis du er en virksomhedsejer og en nuværende eller tidligere entreprenør anmoder om et anbefalingsbrev fra dig, skal du læse nedenstående vejledning for at bruge dit skøn.
Hvornår skal du skrive en anbefaling brev
Kandidaten skal være en person, du kender ret godt, og med hvem du for nylig har arbejdet. For eksempel kan du sandsynligvis ikke give en anbefaling til en person, du arbejdede med for ti år siden, eller med hvem du kun arbejdede i en måned. Selv om det kan være fristende, vil du stole på enten gamle eller ikke nok information, som begge kan være vildledende. Der er bare ingen måde at vide. Så medmindre du virkelig kan tale med en persons eksisterende færdigheder, afviser du høfligt deres anmodning.
Du bør kende kandidaten i en rolle, som giver dig mulighed for at skrive en meningsfuld reference. For eksempel, hvis du har arbejdet med personen som freelance skribent, men han nu starter en hund walking business, kan du ikke attestere sine færdigheder i et andet rige.
I sådanne tilfælde er det bedst at afvise og måske give råd til, hvem der ville gøre en bedre kandidat. Hvis han ønsker at starte en hundevandring, skal han allerede have en stabil kundekreds, der virkelig kan være sikker på hans evner.
Skriv kun brevet, hvis du ærligt kan tilbyde en positiv reference. Hvis du ikke har noget positivt at sige om deres præstationer, skal du gøre det ærlige og sige, at du ikke kan bidrage.
Hvis du føler dig forpligtet til at give en undskyldning hvorfor:
- Vær helt ærlig og sig, at du ikke har det godt at skrive på deres vegne.
- Fortæl en hvid løgn som: "Jeg er ikke i stand til at skrive anbefalingsbreve."
Selvom du måske føler dig akavet eller skyldig, stoler du på din intuition. Desuden vil et uautentisk brev hverken tjene ansøgeren eller deres potentielle arbejdsgiver godt.
Hold dig til fakta
Når du er enig i at skrive brevet, skal du holde det fokuseret og kun omfatte oplysninger, der er faktiske og sandfærdige . Undgå at sige noget, der er en strengt opfattelse - det kan arbejde imod, at nogen overvejes til fremtidig beskæftigelse og potentielt kunne resultere i juridiske problemer for dig og din virksomhed. Gør et højt krav som: "Louisa er en strålende forfatter," alene er farlig. Du bør være i stand til at støtte det med udenfor anerkendelse eller en pris, som hendes arbejde blev modtaget. Hvis du ikke kan, kan du måske sige, "Louisa producerede konsekvent stort indhold for os."
I samme vene skal du undgå overdrevne og alt for positive udsagn. Hvis du opbygger en person for meget, kan brevet ikke have nogen vægt med fremtidige kunder eller arbejdsgivere.
Sådan struktureres et referencebrev
1. Introducer dig selv i åbningsafsnittet for at oprette din stilling og dit forhold til kandidaten.
Lad læseren vide hvorfor du kvalificerer dig til at udarbejde et sådant brev.
2. Bekræft fakta om kandidaten og hvor han er i øjeblikket ansat (hvis han er):
- Personens jobtitel og firma
- Hvor længe har du arbejdet med personen
- Når du arbejdede med personen, hvis du ikke i øjeblikket
- Arten af dit forretningsforhold eller den kapacitet, hvor du arbejdede med kandidaten.
- Tilbyde din bedømmelse af kandidatens kvalifikationer og kvaliteter vedrørende deres professionelle service. Fremhæve deres mest værdifulde træk, såsom skrivefærdigheder, problemløsning eller tidsstyring. Du kan tegne nogle ekstraordinære evner, oplyse, at du gerne vil genopbygge dem og notere specifikt hvordan deres professionelle tjenester gav dig og din organisation gavn.
4. Brug det sidste afsnit til at tilføje yderligere eksempler eller anekdoter, som du finder passende.
5. Endelig, ved at tilbyde at besvare eventuelle yderligere spørgsmål eller give opfølgende oplysninger.
Business Reference Letters Anbefaling af professionelle tjenester
Gennemgå følgende forretningsreferencebreve, der anbefaler professionelle tjenester.
Eksempel nr. 1
Kære Mr. Eggleston,
Jeg skriver til at anbefale Daniel Lightheart, CPA. Daniel har arbejdet for mit advokatfirma i de sidste femten år som vores revisor og bogholder. Hans viden og opmærksomhed på detaljer har hjulpet med at holde vores firma på rette spor i den seneste recession og gennem en større omstrukturering.
Jeg føler mig overbevist om at anbefale Danmarks regnskabsservice.
Han er ikke kun grundig, men også nem at arbejde med og altid villig til at tage sig tid til at diskutere mine bekymringer og svare på spørgsmål.
Har du yderligere spørgsmål, er du velkommen til at kontakte mig.
Hilsen,
Annabelle Sebastian
Partner, Sebastian & Associates
Kontor: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
Eksempel nr. 2
Kære Ms Kelly,
Jeg er næstformand for ABC Watches skriver for at anbefale markedsføringstjenesterne til Michaela Brown. Michaela oprettet og implementerede mange succesfulde kampagner for os fra juli 2012 til januar 2016.
Hendes design software ekspertise kombineret med hendes samarbejdsvillige og innovative ånd gjorde hende til ekspert til vores mest betydningsfulde projekter. Hun fulgte ensidigt vores Twitter fra 1.000 til over 52.000 på bare tre måneder ved at bruge fremadrettede strategier. Hun var detaljeret orienteret, organiseret og altid åben for konstruktiv feedback, hvilket gør vores forretningsforhold både ubesværet og behageligt.
Jeg anbefaler Michaela for enhver rolle, som hun kan bidrage med hendes bemærkelsesværdige kreativitet og engagement. Hvis jeg er ansat, er jeg overbevist om, at hun ville tage din marketingindsats til nye højder.
Har du yderligere spørgsmål, er du velkommen til at kontakte mig.
Hilsen,
Lisa Moore
Vice President, ABC Watches
Kontor: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
Besvar eventuelle opfølgende spørgsmål
At sende et anbefalingsbrev er afgørende for en potentiel jobkandidat eller tjenesteudbyder, og ved at følge dette format vil du give nyttige oplysninger til den potentielle kunde eller arbejdsgiver. Du kan få et simpelt "tak" svar, eller de kan stille mere detaljerede spørgsmål om ansøgeren. Under alle omstændigheder skal du sørge for at reagere straks.