Forstå de overkommelige Care Act Codes, Forms og More
Hvilke arbejdsgivere er berørt?
Arbejdsgivermandatet rammer primært store arbejdsgivere med 50 eller flere fuldtidsansatte medarbejdere (kendt som en "stor arbejdsgiver").
Relevante store arbejdsgivere, der ikke overholder arbejdsgivermandatet, vil enten have en $ 2.000 eller $ 3.000 straf, hvis en eller flere af dets fuldtidsansatte (dem, der arbejder i gennemsnit 30 timer om ugen) købet dækning i en stat eller føderal udveksle og kvalificere sig til et tilskud.
En potentiel årlig straf på $ 2.000 ($ 166.67 pr. Måned) kan vurderes over for hver fuldtidsansat, hvis den pågældende arbejdsgiver ikke giver minimum mindst 95% af fuldtidsansatte og deres pårørende (70% i 2015) kun en fuldtidsansat kvalificerer sig til et tilskud.
Selvom arbejdsgiveren opfylder det mindste væsentlige dækningskrav, kan en årlig bøde på $ 3.000 ($ 250.00 pr. Måned) stadig vurderes over for hver fuldtidsansat, der kvalificerer til et tilskud, hvis den dækning, der tilbydes ikke opfylder både en overkommelig pris og minimumsværdi krav.
Det betyder, at dækningen ikke må koste medarbejderen mere end 9,5% af hans eller hendes indkomst til dækning af medarbejderdækning (som en sikker havn) og skal have en aktuarmæssig værdi på 60% eller derover.
En relevant stor arbejdsgiver skal også indberette til Internal Revenue Service (IRS), at dækningen opfylder disse krav.
For at rapportere disse oplysninger har arbejdsgiverne nye rapporteringskrav i Internal Revenue Code §§ 6055 og 6056.
Disse afsnit kræver, at arbejdsgivere og sygesikringsselskaber indberetter dækningsoplysninger til IRS og giver medarbejderne de oplysninger, de har brug for til at rapportere om deres egne individuelle selvangivelser.
Former, der er knyttet til rapporteringskravene
Følgende former er knyttet til det individuelle mandat (Code Section 6055):
- Formular 1094-B: Dette er transmissionsformularen, som arbejdsgiverne vil bruge til at arkivere med Forms 1095-B.
- Formular 1095-B : Forsikringsselskaber udsteder denne formular senest den 31. januar 2016, hvis arbejdsgiverens sundhedsplan er fuldt forsikret og anvendes som bevis for dækning for enkeltpersoner ved indgivelse af deres 2015-afkast. Forms 1095-B forberedt til hver afdækket medarbejder (og pårørende) skal også indleveres til IRS senest den 29. februar 2016 (31. marts 2016, hvis der indgives elektronisk).
- For gældende store arbejdsgivere, der sponsorerer selvforsikrede planer, kan arbejdsgiveren enten udfylde formular 1095-B eller forenkle processen og afslutte afsnit III i formular 1095-C (diskuteret nedenfor).
Følgende formularer er knyttet til Employer Mandate (Code Section 6056):
- Formular 1094-C: Dette er en transmittalformular, der indeholder kumulative oplysninger om arbejdsgiverens medarbejdere og dens dækningstilbud.
- Formular 1095-C: Arbejdsgivere skal udarbejde Form 1095-C på vegne af alle fuldtidsansatte inden 31. januar 2016 og indleveres til IRS (sammen med Formular 1094-C ) senest den 29. februar 2016 (31. marts) , 2016, hvis arkivering elektronisk) .
Arbejdsgivere med 50 eller flere fuldtidsansatte medarbejdere skal færdiggøre del I og II på denne formular på vegne af hver fuldtidsansat, uanset om de tilbydes dækning eller ej. Hvis arbejdsgiveren selv forsikrer sine sundhedsmæssige fordele, skal de også færdiggøre del III. Desuden skal arbejdsgivere udarbejde en forenklet formular 1095-C for de ikke-fuldtidsansatte, der er indskrevet på planen for at opfylde kravene i Code Section 6055. - Disse formularer skyldes IRS senest den 29. februar 2016, hvis de indgives i papir eller 31. marts 2016, hvis de indgives elektronisk. Bemærk, at der kræves elektronisk transmission af arbejdsgivere med 250 + retur. Dette vil fortsætte hvert år fremadrettet.
IRS Indikatorkoder
En arbejdsgiver har brug for en klar forståelse af IRS indikatorkoder som et kritisk element i forberedelsen til rapportering. En arbejdsgiver bør have en stærk forståelse for, hvordan man kan bestemme overkommelighed for medarbejderens andel af omkostningerne (beregning, formel osv.), Om der var tilbud om dækning til hver og heltidsansat, og om eller ej Sundhedsvæsenet var overkommeligt for de medarbejdere, der var indskrevet.
Kom godt i gang: For det første skal arbejdsgivere sikre lønsystemer og / eller ydelsesadministrationssystemer er ajourførte og parat til at indfange og lagre de oplysninger, der kræves til rapportering. Arbejdsgivere bør begynde at opbygge en strategi i dag med deres lønnetafdelinger eller -leverandører og overveje engagerende konsulenter til at hjælpe deres virksomheder med at forberede sig til at overholde.
En virksomheds menneskelige ressourcer, fordele og finanshold har også nøgleroller i forbindelse med udarbejdelsen af en rapporteringsstrategi. Sundhedsforsikringsudstedere, mæglere, CPA'er eller skatte- og finansrådgivere og nogle gange tredjepartsadministratorer er partnere, en arbejdsgiver skal hjælpe med at samle og rapportere dækningsoplysninger nøjagtigt.
Arbejdsgiverne bør begynde at mødes med disse partnere og engagere dem i en rapporteringsstrategi så hurtigt som muligt.
Sanktioner og lindring: Gældende arbejdsgivere vil blive udsat for generelle indberetningsbestemmelser i henhold til kode 6721 (undladelse af at indsende korrekte oplysninger) og § 6722 (manglende angivelse af korrekt betalingsmodtageropgørelse) . Generelt er straffen fra $ 100 op til $ 1,5 millioner for manglende fil eller arkivering forkert.
Hvis arbejdsgiveren kan vise, at den har gjort en god tro for at opfylde rapporteringskravene på en rettidig og præcis måde, kan der være en kortfristet fritagelse for indberetningsbøder.
Denne lettelse giver yderligere tid til at udvikle processer, indsamle nødvendige data og rapportere virksomhedens dækningsoplysninger på passende vis. Derfor kan forberedelsen på forhånd bespares chancerne for, at en arbejdsgiver får en straf.
Takeaway
Arbejdsgivere bør begynde at færdiggøre en strategi for rapportering i overensstemmelse med den føderale lov nu. En arbejdsgiver skal sørge for at arbejde sammen med deres HR afdeling, lønningsafdeling eller lønmodtager, ydelsesadministration system, gavner mægler / konsulent og skatterådgivere for at få alle de nødvendige oplysninger.
En strategi, der omfatter disse partnere, er nøglen til at rapportere præcist, undgå bøder og opretholde virksomhedens samlede trivsel. Arbejdsgivere, der er forberedt og ved, hvad der skal ske forud for tiden, vil i sidste ende overholde rapporteringskravene.
Disclaimer:
Susan Heathfield og hendes gæsteforfattere bestræber sig på at tilbyde præcis, sans fornuft, etisk Human Resources Management, arbejdsgiver og arbejdsplads rådgivning både på denne hjemmeside og knyttet til fra denne hjemmeside, men de er ikke advokater og indholdet på site, mens autoritative, er ikke garanteret for nøjagtighed og lovlighed, og skal ikke fortolkes som juridisk rådgivning.
Webstedet har et verdensomspændende publikum og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til land og land til land, så webstedet kan ikke være endeligt på alle dem til din arbejdsplads. Når du er i tvivl, søg altid juridisk rådgivning eller hjælp fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer for at sikre, at din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte. Oplysningerne på dette websted er kun vejledning, ideer og assistance.
Mere om den overkommelige omsorgslov
- Virksomheder har muligheder for at håndtere den overkommelige omsorgslov
- Hvordan arbejdsgivere forvalter sundhedsreformen og dens usikkerhed
- Hvad er ACA og Health Care Reform?
- Individuel delt ansvarlig betaling (skatter)