Multitasking virker ikke
For eksempel forestil dig, at når du børster dine tænder om morgenen, begynder du at tænke på dagsordenen for et stort møde senere på dagen.
Det tager ikke meget af din hjernes forarbejdningseffekt at bøje dine tænder, og du kan faktisk koncentrere dig på dagsordenen, mens du mekanisk håndterer din morgen tænder rengøringsopgave.
Men hvad med to opgaver, der kræver mere af din hjernes kapacitet? Du taler muligvis i telefonen, mens du forbereder morgenmad. Du kan få begge opgaver udført korrekt, men muligheden for fejl skyldes bortfald i opmærksomhed er stor. Og som vi alle ved, blander
Chunking fungerer bedre
Chunking "beskriver hvordan menneskelig hukommelsesudnyttelse virker. Det er vigtigt at huske dette koncept, da vi ser på at udføre flere opgaver samtidigt. Vi skifter faktisk mellem dem i stedet for at gøre dem på samme tid (selvom i tilfælde af børstning af tænderne kan virke som om de er samtidige).
Forestil dig at du er i telefonen, når nogen går ind på dit kontor. De beder om dit råd eller en hurtig beslutning om et problem.
Du holder op med at lytte til personen på telefonen kort, scan noten foran dig, beskrive et svar og gå tilbage til telefonopkaldet. Du har ikke udført de to aktiviteter (telefonopkald og personlig samtale) på samme tid.
Du har faktisk gjort tre opgaver i rækkefølge; startede telefonopkaldet, havde den personlige samtale og derefter genoptaget telefonopkaldet.
Ligesom i morgeneksemplet ovenfor kunne du have fået dem begge gjort bedre, og i mindre samlet tid, hvis du havde gjort dem ene efter hinanden i stedet for på samme tid. Årsagen er, at når du begynder hver opgave, skal du fokusere på det og komme i gang.
Start-up Time Kills Multitasking
Når du startede telefonopkaldet, måtte du tænke over det, finde telefonnummeret og foretage opkaldet. Da du blev afbrudt, måtte du finde ud af, hvad personen ønskede fra dig for at kunne give dem en beslutning. Endelig, når du genoptog telefonopkaldet, måtte du huske, hvor du slap af. Du har måske endda måttet sige: "Uh, undskyld, nogen gik ind. Hvad sagde du?"
Jo flere starter og stopper du gør i løbet af dagen, jo flere af disse tidskrævende opstartstrin du har. Disse øjeblikke er ikke-produktiv tid. Hvis du har en daglig rapport til at forberede, er opstartstrinet sandsynligvis ret kort sammenlignet med det for rapporten, du kun gør kvartalsvis. Men hvis du forbereder rapporten og bliver afbrudt, har du næsten samme tid for opstart hver gang.
Jeg kan skrive min ugentlige rapport om cirka 30 minutter uden afbrydelser. Jeg har fået det til at tage flere timer at fuldføre, simpelthen fordi mit job er operationelt og kræver, at jeg beskæftiger mig med uplanlagte opgaver meget.
(Det er kodeord for jeg har mange afbrydelser i min tid.) Men skyldige var ikke de mennesker, der afbrød mig. Den skyldige var den tid, der kræves for opstartsmomenter hver gang jeg genstartede rapporten.
Nogle gange skal du have flere opgaver
Okay, nogle gange skal du multitask. Dit job kan være operationelt som mit. Så hvad er bedre end multitasking? Chunking er bedre.
Chunking er begrebet at opdele din dag i større klumper i stedet for at reagere på konstante afbrydelser. Jo flere tidspunkter du kan bruge til bestemte opgaver, jo færre opstartsmomenter, du har, og din effektivitet forbedres på samme måde. Da du ikke bruger så meget tid i opstartsmomenter, får du mere tid, og du bliver mere færdig. Som en bonus, da du vil være i stand til at fokusere på den enkelte opgave ved hånden, vil du gøre det bedre.
Som sidebar har projektlederne for længe siden fundet ud af kraften i denne teknik og skabt deres egen version af "chunking" via arbejdsopdelingen struktur processen.
Kom i gang med Chunking
Så hvordan kan du starte chunking?
- Start små, indtil du får det til at føle det. Vælg en enkelt opgave, måske din ugentlige rapport.
- Sæt de 30 minutter, du ved, det tager.
- Luk din dør eller sæt et tegn på, der læser "Genius på arbejde" eller sådan noget og koncentrerer dig derefter om rapporten og ikke andet end rapporten.
- Ignorer telefonen.
- Undersøg ikke e-mail.
- Skriv bare rapporten.
Forsøg det samme med telefonopkald, medarbejdermøder og andre regelmæssige aktiviteter. Fokus, klap dine dage ud og efter et par uger med praksis, vil du føle og være mere effektiv.
Bundlinjen
Spild ikke så meget af din tid på at forsøge at gøre flere opgaver. I stedet gør dig mere effektiv og mere produktiv ved chunking. Mens begrebet er akavet, er konceptet effektivt!
-
Opdateret af Art Petty