Medarbejder refusion for at bruge dit eget køretøj
Medarbejdergodtgørelsen for at bruge din egen bil varierer noget af arbejdsgiver og sektor, men de fleste organisationer kompenserer medarbejdere til omtrent den standardmilighedssats, der er fastsat af IRS eller den privatejet køretøjsrefusionskurs.
Satsen fastsættes hvert år af General Services Administration (GSA) baseret på undersøgelser foretaget af et uafhængigt konsulentfirma vedrørende løbende omkostninger ved brug af et køretøj.
For 2018 er IRS-satsen fastsat til 54,5 cent per mile tilbagelagt, op fra 53,5 cent i 2017 og ned fra 54 cent for 2016 og 57,5 cent i 2015. Denne faste standard sats inkorporerer omkostningerne ved forsikring, registrering, gas, olie og vedligeholdelse. For en person, der kører meget for arbejde, kan dette resultere i et ret betydeligt fradrag.
De fleste arbejdsgivere vil refundere til IRS eller GSA satsen, da de kan fratrække op til dette beløb som en udgift, når de indgiver deres selskabsskat, selv om der er andre komplekse skatteformler, som arbejdsgiverne kan bruge. Når kvalificerede arbejdstagere er vanskelige at finde under økonomiske udvidelser, er arbejdsgiverne mere tilbøjelige til at yde konkurrencedygtige refusionssatser.
Internal Revenue Service kræver tilbagebetalingsbetalinger, der skal ske separat fra lønningslisten uden afgifter.
De fleste arbejdsgivere vil derfor behandle udbetalinger via kontosystemet for at holde dem adskilt fra lønningslisten og for at opretholde overholdelse af IRS love.
Hvis din arbejdsgiver refunderer ved eller nær GSA eller IRS-satsen, så kan du være sikker på at du får en retfærdig aftale. Hvis du modtager mindre end IRS-satsen, kan du muligvis fratrække nogle af udgifterne til dine personlige indkomstskatter.
Regeringsmedarbejder refusion
Regeringsmedarbejdere vil altid blive refunderet til nøjagtigt GSA-satsen, hvis brugen af en privat ejet bil er autoriseret, eller når der ikke er et offentligt køretøj til rådighed.
Automobile Expense Reimbursement Krav
Du skal give en kilometertal log, gas kvitteringer og dokumentation af enhver anden tilladte udgiftskvittering relateret til din bil. Uden detaljerede journaler kan din udgiftsrapport blive afvist. Eller værre, din arbejdsgiver kunne potentielt tage disciplinære handlinger, hvis han mener, at dit krav kan være svigagtigt. Mange arbejdsgivere kræver samtidig registrering, ligesom IRS. Forsøg ikke at estimere din kilometertal, da det kan krænke arbejdsgiverens politikker.
At holde pen og papir i din bil er en metode, om end en kedelig Et bedre valg er en kilometertal tracking app, der automatisk sporer dine ture i en samtidig log, som du kan udskrive eller downloade. Det er en effektiv måde at holde styr på kilometertal, start- og slutpunkter og forretningsformålet med drevet til at medtage med din regningsrapport.
Skatteeffekter
Mileage refusioner betragtes som skattefri udbetalinger af arbejdsgivere, så længe de dokumenteres og ikke overstiger dine faktiske udgifter.
Din arbejdsgiver kan dog ikke direkte betale driftsomkostninger som reparationer eller vedligeholdelse til din bil uden skattekonsekvenser. Andre udgifter som vejafgifter direkte relateret til erhvervstransport kan refunderes uden beskatning, forudsat at du har kvitteringer.
Nogle arbejdsgivere giver en månedlig godtgørelse for bilomkostninger. Hvis medarbejderne skal oplyse om udgifter, vil de kun blive beskattet for ethvert beløb, der er modtaget ud over registrerede udgifter. Hvis arbejdsgiverne ikke kræver dokumentation, kan godtgørelsen blive beskattet.
Med virkning fra skatteåret 2018 vil implementeringen af loven om skattelettelser og arbejdspladser ikke længere være i stand til at fradrage uudbetalte biludgifter. I 2017 og tidligere år var disse omkostninger fradragsberettigede i det omfang, de oversteg 2% af den justerede bruttoindkomst.
Så arbejdere, der vil køre i vid udstrækning som led i udførelsen af deres jobansvar, bør omhyggeligt evaluere virksomhedens refusionspolitikker, når de gennemgår jobtilbud. Hvis en arbejdsgiver ikke typisk refunderer biludgifter, så kan du tilbyde at reducere lønnen i bytte for refusion, da refusionen vil blive beskyttet mod beskatning, hvis udgifterne dokumenteres korrekt. Alternativt kan du forhandle en højere løn for at tage højde for den ekstra skattebyrde under den nye skattelovgivning.
Kontakt din arbejdsgiver eller en skattekontor for at få råd om, hvordan reglerne gælder for din situation.
Læs mere: Den bedste måde at refundere medarbejdere på Mileage Udgifter