Retssekretærer er ansat i advokatfirmaer i alle størrelser. Nogle sekretærer yder rent administrativ støtte. Sekretærer i mange firmaer udfører dog en hybridrolle, der fungerer som både sekretær og retssagspersonal.
Nedenfor er adskillige af de mest almindelige funktioner i en retssagssekretær i hele retssagens livscyklus.
Sekretariatsroller varierer afhængigt af firmaet, typen af retssagspraksis og medarbejdernes størrelse.
Case Screening
I saksøgerfirmaer er det første skridt i sagen at undersøge sagen for fortjeneste. Har den potentielle kunde en handlingsårsag? Er der nogen konflikter? Sekretæren kan hjælpe med at forberede case screening formularer og planlægge indledende møder mellem advokat og potentiel kunde. I nogle tilfælde vil sekretæren afslutte en indledende screening ved at stille de potentielle klient spørgsmål telefonisk. Hvis kunden er underskrevet, opretter sekretæren en ny sags fil, og videresender opbevaringsaftalen og andre dokumenter til kunden.
Efterforskning
I mange tilfælde foretager parterne en undersøgelse, inden en retssag indgives. Denne undersøgelse kan indebære lokalisering og interview af vidner, undersøgelse af ulykkesstedet og indsamling af dokumentar- og andre beviser. Retssekretæren kan bistå i processen ved at planlægge møder og telefonkonferencer på vegne af advokaten, oprette vidne lister, organisere beviser og andre dokumenter og skabe et pålideligt arkiveringssystem for både papir og elektroniske dokumenter.
processkrifter
Hvis en retssag indgives, udarbejder sekretæren indlæg i et tekstbehandlingsprogram. Indlægene kan indeholde en indkaldelse, klage, beføjelser, anmodninger om optagelse og forslag. Retssekretæren skaber ofte plejebindere, som organiserer og indekserer alle indlæg for en bestemt sag.
Sekretæren kan indgive disse dokumenter til retten, enten personligt eller elektronisk, selvom denne opgave ofte udføres af en advokat eller advokat.
Opdagelse
Discovery er den længste fase af retssagen. Under opdagelsen kan retssekretæren udføre alle eller nogle af følgende opgaver:
- Forbereder opdagelsesdokumenter i et tekstbehandlingssystem, herunder forhør og anmodninger om produktion
- Skrivning, afsendelse og sporing af dagposter
- Planlægning af depositioner med flere parter, herunder advokat, klienter, modstående rådgivere og domstolsreportere
- Planlægning af uafhængige lægeundersøgelser og andre udnævnelser, der kræves i henhold til civilprocesreglementet
- Oprettelse af opdagelsesbindemidler; indeksering og arkivering af opdagelsesdokumenter
- Organisering og arkivering af sagsdokumenter
- Planlægning af stedundersøgelser
- Lokalisering og kommunikation med eksperter organisering og arkivering af ekspertrapporter
Pre-Trial
Når en prøvedato er indstillet, hjælper sekretæren juridiklaget med at forberede sig på prøve. Sekretærens rolle kan omfatte:
- Indtastning og formatering af dokumenter forud for retssagen, herunder bevægelser, trusser, stævninger og vidne lister
- Samling og organisering af udstillinger
- Oprettelse, organisering og / eller indeksering af prøvebindemidler
- Hjælper med at organisere mockforsøg
- Sporing af frister og afsendelse af påmindelser til retsholdet
- Cite-kontrol og korrekturlæsning briefs og juridiske dokumenter
- Sikre, at dokumenterne er korrekt formateret i overensstemmelse med retsreglerne
- Koordinerende vidner
Forsøg
Retssekretæren udfører en vigtig støtterolle under retssagen. Hans opgaver kan omfatte:
- Forbereder, skriver og formaterer prøvedokumenter
- Koordinerer udarbejdelsen af diagrammer, grafer og andre retssynsbilleder
- Planlægning kurerer, domstol reportere og ekspert vidner
- Organisering, arkivering og administration af dokumenter, udstillinger og prøvebindere
- Koordinere rejsearrangementer for advokater, vidner, klienter og andre
Andre administrative opgaver
For dem, der arbejder på forsvarssiden, vil retssekretæren komme ind i advokaternes og paralegalernes tidsforbrug til hver enkelt sag i firmaets tids- og faktureringssystem .
Han eller hun vil også sende periodiske fakturaer til kunden og følge op på forsinkede betalinger. Andre generelle opgaver udført af retssekretæren omfatter:
- Produktion af information ved at transskribere, formatere, indtaste, hente, kopiere og transmittere tekst, data og grafik
- Sporingssag deadlines
- Tilsvarende kunder, vidner og modsatte rådgivere
- Besvarelse af telefonen
- Oprettelse af regneark til at spore omkostninger, udstillinger og andre oplysninger
- Transskribere diktat
- Vedligeholdelse af docket-systemer
- Routing korrespondance, rapporter og juridiske dokumenter
- Organisering af klientkonferencer og advokatmøder
- Forbereder udgiftsrapporter
- Vedligeholdelse af advokatkalenderen ved planlægning og planlægning af konferencer, telekonferencer, deponeringer og rejser
- Bestilling af forsyninger
Talsmandssekretæruddannelse
Mange retssagssekretærer gennemfører et certifikat eller associeret uddannelsesprogram ved en handelsskole eller et fællesskabskollegium. Men sekretærer med fireårige universitetsgrader har de mest fremskridt muligheder inden for et advokatfirma. Retstedsuddannelse forekommer ofte på jobbet. Erfarne retssagssekretærer flytter ofte ind i andre roller i firmaet, herunder advokat- og kontorstillinger.
Retssikkerhedssekretærer og viden
Retssekretærer skal have en række interpersonelle, teknologiske og kontormæssige færdigheder samt juridiske og proceduremæssige viden. Nødvendige færdigheder og viden omfatter:
- Færdighed med tekstbehandling, regneark, præsentation og tid og fakturering software; kendskab til Microsoft Office Suite
- Færdighed med transkriptionsudstyr
- Fremragende skriftlige og verbale færdigheder
- Kendskab til lokal, statslig og føderal ret retssag dokumentation og arkivering procedurer
- Færdighed med dokumentdatabaser som Ringtail, Summation og Concordance
- E-arkivering erfaring
- Kendskab til kontorprocedurer og juridisk terminologi
- Stærke skrivefærdigheder
- Solid organisationsfærdigheder og multi-tasking færdigheder
- Evne til at interagere professionelt med alle niveauer af personale