Interne revisorer graver ind i andres forretninger for at leve. På overfladen lyder det som om de indsætter sig selv, hvor de ikke hører hjemme, men faktisk spiller de en afgørende rolle for at beskytte deres organisationer fra.
Når du går igennem din karriere i offentlig tjeneste , er der en god chance for, at du bliver nødt til at svare på spørgsmål, som interne revisorer stiller. Disse spørgsmål kan komme af mange forskellige grunde, og meget få af dem betyder faktisk, at du er anklaget for forseelse. I langt de fleste tilfælde samler de bare oplysninger. For eksempel kan de forsøge at forstå, hvordan din del af organisationen fungerer.
Der er ingen grund til at spænde, når en intern revisor snakker til dig. Interne revisorer er fagfolk, der kun forsøger at gøre deres dags arbejde. Bevilget, deres arbejde kan gøre dig og andre ubehagelige. De identificerer svagheder i systemer og anbefaler korrigerende handlinger.
Men i sidste ende gør de deres organisationer bedre, og dine svar på deres spørgsmål er afgørende for, at dette sker. Så her er tre tips til at reagere på interne revisorer, når de kommer banke på din dør.
01 Svar ærligt.
Interne revisorer ved, hvornår noget ikke helt tilføjer. Giv dem ikke en grund til at tvivle på din troværdighed ved at være noget mindre end helt ærlig.
Hvis du ikke kender svaret på et spørgsmål, skal du ikke prøve at blæse dig igennem det. Du kommer bare til at gøre dig selv se dum, når de finder det rigtige svar. Det langt bedre valg er simpelthen at sige, at du ikke kender svaret. Hvis det er noget du kan undersøge for dem, tilbyder du det. De kan tage dig op på tilbuddet, eller de kan allerede have nogle ideer om, hvordan man får svaret.
Når du tror, at de interne revisorer måske ikke kan lide dit svar, skal du ikke vige væk fra at give dit svar. De vil forstå ting som de rent faktisk eksisterer, så selv når dit svar ikke er, hvad der vil gøre deres arbejde lettere eller hvad de forventer at høre, skal de kende sandheden.
02 Antag, at de ikke ved noget om dit ekspertiseområde.
Interne revisorer er normalt skarpe mennesker, men de kan ikke være eksperter i alt. Nogle fokuserer deres faglige uddannelse og arbejder på særlige aspekter af intern revision som informationssystemer eller økonomi, men antager ikke, at de kender dit ekspertiseområde.
Det lyder som en given, men det er nemt at glide ind ved hjælp af jargon eller hoppe over trin, når der beskrives processer. Hvad en tankeløs handling er for dig, er nok ikke til den interne revisor, der søger at forstå dine forretningsprocesser. Tænk på hver handling du tager. Noget der kan virke som et skridt til dig, kunne faktisk være flere trin, du har meldt sammen i dit sind gennem mange års gentagelse.
Selv når samtalen virker kedelig og alt for enkel, husk at interne revisorer forsøger at nedbryde processer i deres mindste aktiviteter. Først da kan de finde, hvor processer kan gå galt.
03 Forbind prikker til dem.
Ikke alene afskriver interne revisorer processer til deres mindste bits, de søger også sammenhængen mellem mennesker og processer. De leder efter alle de involverede personer i en proces for at se, hvem der skal involveres, hvem der ikke er involveret, men skal være, hvordan disse mennesker interagerer, og om der er tilstrækkelige kontroller til rådighed for at forhindre eller fange bedrageri, affald eller misbrug.
Når du reagerer på interne revisorer, skal du påpege, hvor du og dine processer interagerer med andre og deres processer. Ved at forbinde prikkerne som dette giver dem et klarere billede af, hvordan organisationen fungerer som en helhed. Sådanne oplysninger giver også interne revisorer ledere af, hvem der skal tale med, og hvor de kan finde yderligere oplysninger.