Hvad er en I-9 formular?
Arbejdsgivere er forpligtet til at verificere identiteten og kvalificeringen til arbejde for alle nye medarbejdere. En beskæftigelsesberettigelsesformular (I-9) er en formular, der er oprettet af USAs borgerskabs- og indvandringsservice (USCIS) -sektor af Department of Homeland Security (DHS), som skal udfyldes for hver ansat ansat i USA.
I-9-formularen bruges til at verificere medarbejderens identitet og bestemme, at han eller hun er berettiget til at begynde at arbejde for virksomheden. Sørg for, at du bruger den nyeste version af I-9, formularen blev revideret den 17. juli 2017.
Når ansættelsesberettigelsesformularer er afsluttet
En ansættelsesberettigelsesformular (I-9) skal udfyldes for alle nye ansættelser . Arbejdsgiveren skal verificere ansættelsesberettigelse og identitetsdokumenter forelagt af medarbejderen og registrere dokumentoplysningerne på I-9-formularen inden for tre dage efter ansættelsen.
Hvis en arbejdsgiver undlader at udfylde og vedligeholde I-9-formularer for hver ny ansættelse, kan de blive bøder eller andre juridiske konsekvenser fra Arbejdsministeriet. Medarbejdere skal fremlægge dokumentation til støtte for deres krav og bevise at de er lovligt berettiget til at arbejde i USA
Derudover skal medarbejderne fremlægge originale dokumenter, ikke fotokopier.
Den eneste undtagelse er, at en medarbejder kan fremlægge en bekræftet kopi af et fødselsattest.
På formularen skal arbejdsgiveren verificere ansættelsesberettigelsen og identitetsdokumenterne af medarbejderen og registrere dokumentoplysningerne på I-9-blanketten.
Baggrund om lovgivningen
I 1986 indvandringsreform og kontrolloven (IRCA) vurderede amerikanske arbejdsgivere lovligt ansvarlig for ansættelsesberettigelsesverifikation, der kræves for alle nye medarbejdere.
Den første del af I-9-blanketten skal udfyldes af medarbejderen, og arbejdsgiveren skal færdiggøre den anden sektion inden for tre dage efter medarbejderens startdato. Selvom I-9-formularen ikke er påkrævet for frivillige eller kontraktbaserede medarbejdere, skal udenlandske statsborgere om ansættelsesvisum udfylde formularen for at angive deres juridiske status i USA.
Hvis en medarbejder ikke kan læse eller skrive på engelsk, tillader formularen en oversætter eller juridisk forberedende at udfylde formularen på vegne af medarbejderen. Fra oktober 2004 kan I-9-verifikationsprocessen udfyldes elektronisk.
Nødvendig dokumentation for at bevise, at det er muligt at arbejde
Ud over dine grundlæggende personlige oplysninger, når du udfylder en I-9-formular, skal du angive et dokument, der fastlægger din identitet og din kvalifikation til at arbejde i USA . Dokumentationen indeholder normalt en form for fotoidentifikation og bekræftelse af den juridiske status i landet for at krydjekontrolberettigelsen til at arbejde i USA.
Accepterbare I-9 Dokumenter
Der er tre kategorier af dokumenter, som du har lov til at indsende. Medarbejdere skal fremlægge enten et af dokumenterne fra liste A eller et af dokumenterne fra liste B og et af dokumenterne fra liste C.
Liste A (Dokumenter, der etablerer både identitet og beskæftigelsesberettigelse)
- USA pas
- Permanent Resident Card eller Alien Registration Receipt Card (I-551)
- Midlertidigt opholdskort (I-688)
- Beskæftigelsesmyndighedsdokument (I-766, I-688B, eller I-688A)
- Udenlandsk Pass med midlertidigt I-551-stempel
- For udlændinge, der kun har tilladelse til at arbejde for en bestemt arbejdsgiver, udenlandsk pas med blanket I-94, der tillader ansættelse hos denne arbejdsgiver
Liste B (Dokumenter der kun etablerer identitet)
- Kørekort udstedt af en stat eller en ekstern besiddelse
- ID-kort udstedt af en stat eller ekstern besiddelse
- Indiansk stamme dokument
- Canadisk kørekort eller id-kort med et fotografi (for canadiske udlændinge, der kun har tilladelse til at arbejde for en bestemt arbejdsgiver)
- Skole ID kort med fotografi
- Voterens registreringskort
- US Militært kort eller udkast rekord
- Militærafhængigt ID-kort
Liste C (Dokumenter, der kun etablerer beskæftigelsesberettigelse)
- Kontosnummerkort med social sikring uden beskæftigelsesrestriktioner
- Original eller bekræftet kopi af et fødselsattest med en officiel sæl udstedt af en stat eller et lokalt organ
- Certificering af fødsel i udlandet
- US Citizen ID Card
- Indiansk stamme dokument
- Formular I-94, der tillader ansættelse hos denne arbejdsgiver (for udlændinge, der kun har tilladelse til at arbejde for en bestemt arbejdsgiver)
- Konsulær Fødselsrapport i udlandet (Form FS-240)
Hvornår behøver du ikke at udfylde en I-9-formular
Siden loven blev indledt den 6. november 1986, er de fleste lønnede arbejdere forpligtet til at indsende I-9-formularer. Der er dog nogle undtagelser fra reglen. Du behøver ikke en I-9 formular, hvis du:
- Ansatte den 6. november 1986 og fortsætter i deres arbejde med en forventning om at fortsætte med din virksomhed i fremtiden.
- Du er ansat til "afslappet hjemmearbejde," som barnevagt, pleje eller rengøring, i et privat hjem med mellemrum.
- Du er en uafhængig entreprenør.
- Du arbejder ikke fysisk i USA.
Nej I-9 Dokumentation?
En medarbejder, der ikke fremlægger det krævede dokument eller en kvittering for et erstatningsdokument (i tilfælde af tabte, stjålne eller ødelagte dokumenter) inden for tre arbejdsdage efter det tidspunkt, hvor ansættelsen begynder, kan opsiges . En medarbejder, der viser en kvittering, har 90 dage til at fremlægge de originale dokumenter.
I-9 Form Reverification Process
De amerikanske statsborgers I-9-formularer er gyldige på ubestemt tid, medmindre et hul i beskæftigelsen overstiger et år. Udenlandske statsborgere på arbejdsvisum eller studerende og udvekslingsbesøg skal have deres I-9 bekræftet med hver udvidelse, eller efter at deres visum er udløbet med en ny tilladelse til udstedelse af beskæftigelse udstedes.
I-9-formularer skal opbevares af arbejdsgiveren for enten tre år efter en ansattes startdato eller et år efter, at hans eller hendes ansættelse er ophørt, hvilket tidspunkt der senere er.
Antidiskriminationsbestemmelser
IRCA indeholder også antidiskriminationsbestemmelser . Under IRCA, kan amerikanske borgere, fastboende og asylansøgere lovligt lovligt arbejde i USA lovligt ikke kan nægtes beskæftigelse eller opsiges kraftigt på grundlag af oprindelse eller statsborgerskab. Desuden skal arbejdsgivere acceptere et af de ovennævnte dokumenter for I-9-formularen, så længe dokumenterne er originale eller bekræftede kopier. IRCA kan håndhæves for alle arbejdsgivere med tre af flere ansatte.
Arbejdsgiver Verifikation af I-9 Information
Arbejdsgivere kan verificere en medarbejder I-9 information online for at undgå bøder eller straffe ved at bruge E-Verify-systemet. Dette er en online-tjeneste, der leveres af den føderale regering, der sammenligner oplysninger fra en ansattes Form I-9, Beskæftigelsesberettigelsesbekræftelse, til oplysninger fra US Department of Homeland Security og Social Security Administration records for at bekræfte ansættelsesberettigelse.
Sanktioner for arbejdsgivere, der ansætter uautoriserede arbejdstagere
Arbejdsgivere, der ansætter uautoriserede arbejdstagere, kan blive bødet mellem $ 250 og $ 5.500 pr. Arbejdstager afhængigt af sværhedsgraden af situationen. At acceptere svigagtige dokumenter kan også få et selskab til at betale mellem $ 375 og $ 3.200 for den første lovovertrædelse, og fordoble sidstnævnte pr. Dokument for yderligere begivenheder.
Endelig kan arbejdsgiverne blive bødet eller udsat for andre konsekvenser for diskrimination baseret på statsborgerskab, national oprindelse, dokumentsvindel eller afslag eller gengældelse.