Men den årlige arbejdspladsritual blev sammenlignet med en tur til tandlægen for at få en rodkanal. Begge kan være nøjagtige beskrivelser.
Ligesom at tage sig af dine tænder, er årsagen til den årlige præstationsoversigt ender med at føle sig som en rodkanal på grund af manglende forebyggende vedligeholdelse.
Med en sund mængde planlægning og regelmæssig kontrol, kan den årlige præstationsrevision være så smertefri som den årlige tandrensning. Her er syv måder en leder kan forberede sig på en årlig medarbejderpræstation for at gøre det til en produktiv og smertefri diskussion:
1. Start med resultatforventninger og mål
Forberedelse til en årlig præstationsundersøgelse begynder med ansættelsesprocessen. En velskrevet jobpost og jobbeskrivelse tydeliggør, hvad der forventes af medarbejderen, og hvilken god præstation skal se ud.
Resultatforventningerne behøver ikke at være formelt en formel jobbeskrivelse. Se Sådan skriver du reelle præstationsforventninger, der gør en forskel for en mere uformel og effektiv måde at udvikle og kommunikere præstationsforventninger på.
Bare vær sikker på at diskutere disse forventninger og mål med medarbejderen og regelmæssigt se dem igen. Ting kan ændre sig, og når de gør det, skal medarbejderen ikke være den sidste til at vide.
2. Giv regelmæssig feedback hele året
En stor del af at gøre årsrapporten smertefri er eliminering af overraskelser.
Medarbejdere fortjener og har brug for positiv og kritisk tilbagemelding regelmæssigt. For at feedback skal være effektiv, skal den være rettidig, leveres hurtigst muligt efter resultat eller adfærd. Sikker kritisk tilbagemelding kan sting lidt, men det er langt mindre smertefuldt end at få det hele på en gang i slutningen af året.
3. Håndtere præstationsproblemer hurtigt og afgørende
Den årlige gennemgang er IKKE tiden til at løse et alvorligt præstationsproblem for første gang. Ledere skal lære at genkende, diagnosticere og diskutere præstationsproblemer i løbet af året.
4. Vedligeholde dokumentation hele året
En af de vanskeligste dele af forberedelsen til en gennemgang forsøger at huske alt, hvad der skete i løbet af et år. Når en leder ikke registrerer medarbejdernes ydeevne og adfærd i løbet af året, har de en tendens til at basere deres anmeldelse på den seneste hukommelse.
En enkel måde at dokumentere hele året på er at holde en mappe for hver medarbejder til præstationsrapporter, eksempler på god og dårlig opførsel, resuméer af diskussioner, kundefeedback, fremmødeoptegnelser og alt andet hvad angår præstationsforventninger og mål.
5. Få feedback fra andre
Mens en leder er den bedste person til at vurdere en ansattes præstationer, er det også nyttigt at anmode om feedback fra kunder, kolleger og andre ledere.
Dette kan gøres regelmæssigt og uformelt, eller med mere formel undersøgelsesmetode. Feedback skal være fortroligt og anonymt og bruges samlet for at verificere og understøtte lederens vurdering.
6. Bed om feedback fra medarbejderen
Mens en leder aldrig burde bede en medarbejder om at skrive sin egen anmeldelse, er det en god praksis at anmode om en selvvurdering fra medarbejderen som led i forberedelsesprocessen. Medarbejderen kan have oplysninger, som lederen ikke var opmærksom på, og i det mindste kan lederen få forudgående meddelelse om eventuelle blinde punkter, som medarbejderen måtte have.
7. Vær forberedt på eksempler
Til ydeevne, leverer objektiv, målbar performance dokumentation, hvis det overhovedet er muligt. For adfærdsmæssige tilbagemeldinger skal du give 2-3 specifikke eksempler for hver kompetence.
Når en leder følger disse forberedelsestips, bør den årlige diskussion blot være et resumé af alt, hvad der allerede er blevet drøftet i løbet af året.
Fokuset kan så vende sig til indstilling af forventninger og mål for det følgende år.