Få arbejdet færdigt på tid
At få deres arbejde udført til tiden er det lettere for de to at overvåge. Det er fordi tiden er lettere at måle end kvalitet. Du skal stille klare krav, herunder milepæle og frister, men du skal også tillade en vis fleksibilitet.
Planlægge deres tidsplaner, eller få dem til at planlægge deres tidsplaner, for at inkludere noget slæk tid. Der vil altid være nogle uforudsete begivenheder, så det er forsigtigt at bygge mindst en lille slap i en tidsplan. Mængden af slap, som du tillader i deres tidsplan, varierer fra individ til individ med de mere senior og talentfulde individer, der har brug for mindre slæk.
Brug af en Progress Report til Track Schedule
Den mest almindelige metode til sporing af, om arbejdet er udført til tiden, er den periodiske rapport, som regel udføres hver uge for små projekter og månedligt for større projekter. Når dine underordnede skal indsende skriftlige statusrapporter , er et af de punkter, de skal rapportere på, deres overholdelse af tidsplanen. En almindelig metode, der bruges til hurtigt at indikere status, er stoplysfarver. Hvis projektet er på skema, vil de vise et grønt symbol. Hvis projektet er forsinket, vil de vise det som et rødt symbol.
Nogle gange er gul også brugt til at indikere, når der er et lille problem, der ikke er alvorligt nok til at berettige den røde farve.
Du vil også have dem til at rapportere noget, der blokerer deres fremskridt. Dette afsnit skal indeholde, hvad de har forsøgt at rydde blokeren og resultaterne af disse bestræbelser på. Hvis de anmoder om hjælp fra dig, eller fra en person uden for deres sfære, bør det tydeligt angives.
Glem ikke at få dem også at omfatte deres resultater. Hvis de har gjort noget, der har ryddet en blokering, forhindrede problemet eller på anden måde hjulpet holde tidsplanen intakt, som skal noteres i deres statusrapport.
Endelig skal fremdriftsrapporten vise procenten komplet, plan kontra faktisk. De fleste projekter gør meget lidt fremgang i begyndelsen, så rager de op stejlt, og i slutningen af projektet er det igen lavt fremskridt. Projektplanen, som du og din medarbejder har udviklet, bør tage højde for dette. Uanset om du har indregnet dette i tidsplanen, skal du vurdere de fremskridt, der er rapporteret af medarbejderen. Den planlagte samlede procentdel skal generelt afspejle, hvor meget af projektet der er afsat til projektet. I et projekt med en tremånedersplan skal medarbejderen rapportere den planlagte samlede procentdel på ca. 1/3 ved udgangen af den første måned. Hvis de rapporterede nummer meget mindre eller meget større, ville det være forsigtigt at se lidt dybere ud. Du skal også lave en vurdering af nøjagtigheden af, hvad de rapporterer for en faktisk procent, der er fuldført. Baseret på din viden om projektet og dets overordnede status skal du kunne bedømme, om den procentdel, der er fuldstændig rapporteret af medarbejderen, er korrekt eller ej.
F.eks. Hvis de rapporterer en planlagt komplet tal på 60% og en faktisk komplet procentdel på 65%, men du ved, at projektet er plaget af vanskeligheder, bør du undersøge rapporten mere detaljeret.
Få arbejdet færdigt rigtigt
Det er sværere at måle og overvåge, om din medarbejder får arbejdet korrekt. Det er fordi det er sværere at definere og kvantificere, hvad "gjort rigtigt" betyder. Her igen, som med skemaer, skal du angive klare og specifikke forventninger og målsætninger. Og mens du med skemaer tillader du en vis fleksibilitet og slap, skal du være mindre fleksibel med hensyn til kvalitet. Godt er godt.
Undgå at miste dit mål. Når vi taler om "gjort rigtigt", husk at du går for "fremragende" ikke "perfekt". Og glem ikke at fokusere på resultater frem for processen .
Sporing fremskridt ved at få det gjort rigtigt
Den bedste måde at spore dine medarbejders fremskridt med hensyn til at få arbejdet gjort rigtigt er hyppige møder og gør liberal brug af "show and tell". Når en medarbejder rapporterer har gjort mærkbare fremskridt, få dem til at vise dig, hvad de har gjort. I starten af projektet kan arbejdet være lidt groft og kun delvis komplet. Dette kan forventes. Men som tiden går, skal medarbejderens demonstrationer vise fremskridt med arbejdet bliver glattere og mere komplette.
Nøglen under disse kvalitetsrevisioner er at sikre medarbejderens skøn over kvaliteten af det arbejde, der er udført indtil videre, passer til din egen. For eksempel, hvis du gennemgår projektet, der er omkring halvdelen, og medarbejderen angiver, at kvaliteten af arbejdet er på det niveau, skal du sørge for at du er enig. Hvis det ser ud til dig, at kvaliteten af det arbejde, der udføres på dette punkt, stadig er groft og foreløbigt, skal du diskutere forskellen med medarbejderen og nulstille deres forventninger. Hvis du ikke gør det, når du tror, at de har opnået færdig kvalitet, vil du sandsynligvis vurdere, at arbejdet kun er moderat færdigt.
Bundlinie
Når du gennemgår arbejde, som du har delegeret til underordnede, skal du huske at du stadig er ansvarlig for deres arbejde. Så sørg for at arbejdet er færdigt til tiden og gjort rigtigt som beskrevet ovenfor. Ved første vanskelighedsproblemer skal du træde ind og justere medarbejderens standarder for at være i overensstemmelse med din egen.