Hvordan får medarbejderne tilbagebetalt, når de bruger penge på erhvervslivet?
Rejseudgifter kan omfatte logi, fly, jordtransport, tips til bellhops, måltider og andre hermed forbundne udgifter, som en medarbejder kan opleve undervejs.
Andre forretningsomkostninger kan omfatte sådanne ting som at tage kunder eller potentielle medarbejdere til frokost, købe bøger eller andet undervisningsmateriale, som arbejdsgiveren dækker eller køre udgifter til at genbruge virksomhedsejendomme.
Typer af udgifter, som en organisation vil refundere, findes i virksomhedens forretningsrejser, underholdning og generelle refusionsberettigede omkostninger i medarbejderhåndbogen . Bliv fortrolig med virksomhedens politikker, fordi din arbejdsgiver kan dække udgifter så varieret som renseri og gym medlemskab på udvidede ture.
Kundeunderholdning på forretningsrejser er en anden refunderbar udgift, men kender din virksomheds politikker, så du ikke overskrider nogen udgiftsgrænser. Du vil demonstrere gæstfrihed og høflighed uden at overskride arbejdsgiverens budget for sådanne udgifter.
Populære nu er firma kreditkort, der er betroet folk, der er senior niveau ansatte og til andre medarbejdere, der ofte skal rejse til erhvervslivet.
I stedet for at betale for udgifter med egne penge, opkræver medarbejdere alle undtagelser og tips til firmaets kreditkort.
Dette er en hensigtsmæssig tilgang til omkostningsgodtgørelse for medarbejderen, da kreditkortregningene dokumenterer de nøjagtige udgifter uden at medarbejderen skal gemme kvitteringer og udfylde rejseudgiftsrapporter.
Udfylde en udgiftsrevisionsrapport
I både tilfælde af virksomhedens kreditkort brug og kontant betaling vil medarbejderne sandsynligvis være nødt til at udfylde en udgiftsrevisionsrapport, når de vender tilbage fra turen. Med firmaets kreditkort skal de forklare mindre end åbenbare afgifter, der vises på kreditkortregningen (meget lettere end at skulle udfylde en udgiftsrapport fra bunden). De vil også opkræve selskabet for de ekstra hændelser, de har betalt med deres egne penge eller kreditkort.
Når en medarbejder betaler kontant, skal han eller hun oplyse, og til enhver tid begrunde, enhver udgift, som der anmodes om refusion for. Disse gennemgås ved bogføring, ligesom de erklæringer fra kreditkortselskabet. En uberettiget udgift, eller en, der er udelukket af virksomhedspolitik, refunderes ikke - dermed behovet for at kende din virksomheds politikker vedrørende forretningsrejser.
De fleste virksomheder fastsætter en dato for, hvornår udgiftsrevisionsrapporter skal indleveres for at sikre, at medarbejderne refunderes og for korrekt regnskabsføring. Medarbejdere skal følge disse regler omhyggeligt, da nogle organisationer ikke refunderer udgifter, der er sendt efter deadline. Kend din virksomheds regler.
En anden metode til at betale medarbejderens forretningsrejseudgifter er med en per diem .
En usædvanlig læseren spørgsmål relateret til udgifter refusion
En læser spurgte: "Vores udenfor-salgsrepræsentanter har store territorier (flere stater) og rejser rutinemæssigt og kræver ofte overnatninger. Det blev under min opmærksomhed gennem regnskabsafdelingen, at en salgsrepræsentant havde taget et kæledyr med dem på en sådan tur og opkrævet hotel selskabsgebyr til selskabets kreditkort. Hun hævdede, at hotellet ikke ville adskille gebyret, og hun havde planlagt at refundere selskabet.
"Jeg er dumbfounded og søger efter forslag til, hvordan man håndterer denne situation. Mine HR instinkter fortæller mig at skrive denne medarbejder op for misbrug af selskabsmidler, men jeg modtager modstand fra salgsstyring, som vil have mig til at lave en specifik PET-politik.
"Vores brug af virksomhedens kreditkort angiver klart, 'Dette kort skal kun bruges til BEDRIFTSUDGIFTER.
Personlig brug af kortet kan resultere i fortabelse af kortet eller opsigelsen. Desuden vil salgsrepræsentanter være ansvarlige for uautoriserede afgifter. ' Har du skrevet om et sådant emne tidligere? "
HR Response: Her er hvad du skal overveje. Gik medarbejderen til regnskab og forklarede problemet, at hotellet ikke var i stand til at adskille kæledyrsafgifterne? Eller blev hun fanget af en omhyggelig gennemgang af hendes udgifter i regnskabsføring?
For det første er det svært at tro, at hotellet ikke var i stand til at adskille kæledyrsafgifterne. For det andet, hvis det ikke var muligt for hotellet at adskille gebyret for kæledyret, hvordan vidste hun, hvad man skulle betale tilbage til regnskabsføringen?
Hvis hun kun har kunnet betale for dyret, hvis hun blev fanget, og ikke frivilligt tilbudt at betale, fortjener hun disciplinære handlinger i betragtning af din politik. Dette vil også afhænge af, hvordan du tidligere har behandlet lignende situationer. Har andre ansatte refunderet selskabet for forskellige udgifter og ikke modtaget disciplinære foranstaltninger?
Ofte når man ser på en situation, vil man opdage, at der er politik på den ene side og hvordan den er implementeret og anvendt på den anden side. Du ønsker ikke at behandle denne person anderledes end andre medarbejdere er blevet behandlet tidligere.
Disciplinær handling er ikke i orden, hvis andre medarbejdere simpelthen har refunderet selskabet tidligere til tilsvarende udgifter. Husk at jeg ikke er en advokat, så det er bare en HR-kollegaes mening.
At lave en kæledyrsrejsepolitik anbefales ikke, fordi det er et eksempel på, at virksomheden forstyrrer og overreagerer til en medarbejders personlige liv. Hvis medarbejderne ønsker at betale for deres kæledyr at rejse med dem, er det ikke selskabets bekymring.
Så længe kæledyret ikke påvirker omkostningerne til hvor de bliver eller deres evne til at deltage i forretningsformål med rejsen, er det ikke arbejdsgiverens forretning. Medarbejderen skal selvfølgelig betale yderligere gebyrer, som det kæledyr, der rejser.
Din rejsepolitik er lidt forvirrende og kan bruge styrkelse i delen om "ansvarlig for uautoriserede afgifter", når politikken allerede har angivet, at kun firmaudgifter er tilladt.
Mere: 10 tips til at reducere omkostningerne ved forretningsrejser | Skal medarbejdere dele værelser?
Ansvarsfraskrivelse: Bemærk venligst, at de angivne oplysninger, mens de er autoritative, ikke er garanteret for nøjagtighed og lovlighed. Webstedet læses af et verdensomspændende publikum, og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Venligst søg juridisk bistand eller bistand fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer for at sikre din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er vejledende, ideer og hjælp.