Undgå at gemme sig bag din computer eller telefon i disse scenarier
Faktisk bør du under visse omstændigheder undgå dem. Sikker på, det er nemt at gemme sig bag din computer og sige, hvad du vil sige via tastaturet. Men nogle gange skal du træde ud i verden og bruge din stemme.
Her er tre situationer, hvor det ville være bedre, hvis du ikke ramte send.
Undgå at ramme Send for at løse konflikten
Vi har alle været del af en email- eller meddelelsestreng mellem to parter, der forsøger at løse et problem. Nogle gange kan du være en af de to hoveddeltagere, eller måske er du simpelthen en af mange mennesker, der følte sig tvunget til at medtage dig.
Med alle e-mails eller meddelelser svarer problemet op. I sidste ende er det måske et relativt lille problem, der bliver meget større. Dette resulterer normalt i et møde mellem de to parter og en vejledende eller leder for at løse konflikten.
I stedet for at bruge e-mail eller besked til at løse konflikter, skal du enten ringe til personen eller planlægge et møde fra ansigt til ansigt. Hvis du er modtager af en e-mail eller besked fra en anden, der forsøger at løse et problem, skal du modstå fristelsen til at reagere via e-mail. Hent telefonen eller gå ind på den anden persons kontor og sig: "Jeg har modtaget din e-mail og troede det kunne være bedre, hvis vi diskuterede denne situation en-til-en i modsætning til e-mail.
Har du et par minutter at tale? "
Hvis e-mail er din eneste mulighed, skal du ikke kopiere andre personer på den. Det gør det eskalerer problemet. Hvis du er i modtageren af en sådan e-mail, skal du ikke trykke på "svar alle". Du skal blot svare kun til den person, der sendte emailen. Hvis du "svarer alle", skal dit svar sige: "Jeg sætter pris på dig, der bringer denne situation til min opmærksomhed.
Jeg ringer til dig om et øjeblik for at diskutere. "Dette vil advare alle, der er blevet kopieret, at du tager hånd om situationen en-til-en.
Undgå at ramme send, når du er uoprettet
Har du nogensinde været ked af noget og fyret af en skurkemail kun for at føle øjeblikkelig fortrydelse? Eller måske har du været i modtageren af en sådan e-mail eller besked.
Efter en forstyrrende situation eller interaktion er det nødvendigt at afkøle perioden . E-mail og messaging lænker ikke til dette; det er øjeblikkeligt ved design. I stedet når du har roet ned, ring eller besøg individet for at diskutere situationen. Hvis du er på den modtagende ende af en scathing-email, undgå trang til at svare. Giv dig tid til at roe ned og derefter ringe til personen og bede om at diskutere ansigt til ansigt.
I fremtiden skal du på forhånd bestemme, at du aldrig vil bruge email eller messaging, når du er ked af det. Gør dette en uforhandlingspagt med dig selv.
Hvis du føler behov for at skrive noget, når du er ked af det, skal du skrive en besked. Indtast det ikke i e-mail, selvom du ikke har til hensigt at sende beskeden. Du ville ikke være den første person, der ved et uheld slog "send" i stedet for "gem" knappen.
Undgå at ramme Send for at sende dårlige nyheder
Ingen kan lide at modtage dårlige nyheder og modtage den via e-mail eller en besked kan tilføje salt til såret.
Har du nogensinde sendt en e-mail til en kunde for at fortælle dem, at deres ordre var forsinket? Eller messaged en ven for at lade hende vide, at du ikke kunne deltage i hendes fødselsdagsfest? Eller hvad med at sende e-mail til din chef for at advare ham om at du ikke var færdig med et projekt og ville savne din deadline?
Hvis svaret på et af disse spørgsmål er ja, skal du stoppe med at bruge e-mail eller beskeder til at kommunikere dårlige nyheder. Brug af e-mail eller meddelelser til at kommunikere dårlige nyheder kan sende den besked, du ikke er ligeglad med, eller at problemet ikke er vigtigt nok til at berettige din personlige opmærksomhed. Når du bruger e-mail eller beskeder til at kommunikere dårlige nyheder, har du ingen måde at bedømme personens reaktion på. Mest sandsynligt vil folk blive skuffede eller forstyrrede. Hvis du ikke leverer nyhederne personligt, kan deres følelser af skuffelse eskalere og skabe en endnu værre situation.
Endelig, når du bruger e-mail eller beskeder i dette scenario, vises du fejlagtigt. Kunder, kolleger, chefer og venner sætter pris på mennesker, der har mod til at kommunikere dårlige nyheder personligt.
Hvis du er usikker på, om din besked kvalificerer som dårlige nyheder, spørg dig selv, "Vil jeg gerne modtage en e-mail eller besked med denne type nyheder, eller vil jeg foretrække at have det kommunikeret personligt?". Derefter handle i overensstemmelse hermed.
Mens der ikke er nogen tvivl om, at e-mail eller messaging er et hurtigt og effektivt kommunikationsmiddel, er det ikke altid en passende. Følg ovenstående retningslinjer og undgå at bruge e-mail eller besked, når det er upassende at gøre det.