Skrivefærdigheder - Kommunikation med ord

Kommunikation med ord

Af alle de klasser, jeg tog på college og graduate school, har de to, der har hjulpet mig mest i min karriere, været engelsk komposition og business engelsk. I disse klasser lærte jeg effektive skrivefærdigheder, som jeg har brugt i ethvert arbejde, jeg nogensinde har haft. Intet andet job, men mit arbejde på dette websted omfattede skrivning som led i jobbeskrivelsen . På trods af dette var jeg forpligtet til at skrive i hvert job, og det blev taget for givet, at jeg kunne gøre dette.

Dette er tilfældet med de fleste jobs - uanset om du skal skrive interne notater, svare til kunder eller hjælpe med at designe salgsmaterialer. At skrive smukke prosa og poesi er et talent. At skrive effektivt er imidlertid en færdighed, der kan læres.

Organiser din skrivning

Uanset om du komponerer et notat til din kollega eller en rapport til din chef, bør du bestemme, hvilken information du vil formidle. Sådan gør du det her:

1. Liste hvert element, du skal diskutere i dit notat eller rapport.
2. Sæt dem i rækkefølge - fra de fleste til de mindst vigtige.
3. Skriv et kort resumé af hele dit memo-dette bliver dit første afsnit.
4. Udvid på hvert element, der er angivet i trin 1.
5. Hvis en handling skal træffes af modtageren, angiv det i dit afsluttende afsnit.

Nogle tips

Undgå ordskab. Sig højt, hvad du forsøger at skrive. Lyt til, hvordan ordene lyder. F.eks. Sætningen "Jeg fandt ud af, at jeg skulle se på vores tidligere salgstal for at komme med en plan for at hjælpe os med at revurdere vores salgsteknik" kunne mere enkelt angives som "jeg skal tage en se på vores tidligere salgstal for at revurdere vores salgsteknik. "

Skriv til dit publikum.

Brug simpelt sprog. Du vil ikke have, at læseren har brug for en ordbog til at dechifere, hvad du forsøger at sige. Du bør ikke forsøge at imponere din læser med dit store ordforråd. Chancerne er, at du vil frustere din læser i stedet. De fleste mennesker jonglerer flere opgaver på samme tid og er interesserede i at modtage kun nødvendige oplysninger.

Du er ansvarlig for at få dette til at ske. I stedet for at sige: "Hans gregarious karakter legitimerer ham som en superlativ kandidat til jobbet," siger "Hans venlighed gør ham til en topkandidat til jobbet."

Hold dig væk fra jargon, som din læser måske ikke forstår. Hvis dit arbejde er meget teknisk, men den person, du skriver til, ikke er velbevandret i dette felt, skal du holde dig til ord, som personen forstår. Hvis du f.eks. Er en webdesigner, vil denne sætning i et notat til din klient, en psykolog, ikke give mening: "Hvad vil du have, jeg skal bruge som BGCOLOR til dit websted: # ADD8E6 eller #FFFFFF?" Enhver dygtig i webside design ved, at dette spørgsmål kan oversættes til "Hvad vil du have, at baggrundsfarven på dit websted er: Lyseblå eller Hvid?" Forvent dog ikke, at din klient er mere fortrolig med denne tekniske jargon, end du ville være med hendes diskussion om et psykologisk udtryk som trichotillomania.

En kliché om dagen holder læseren væk - eller i det mindste gør det ikke ham eller hende huske hvad du siger. Du vil have din skrivning til at være mindeværdig. Fordi vi ofte hører klichéer, bliver vi desensibiliseret til dem. Ordene er så ikke entydigt forbundet med din skrivning.

Snarere end at sige "Do not put off til i morgen hvad du kan gøre i dag" i et notat til en underordnet du forsøger at motivere. Du skal blot sige, "Stop procrastinating. Få jobbet nu."

Når det er muligt, brug den aktive stemme. Den aktive stemme gør din sætning stærkere og normalt kortere. Lad os prøve disse eksempler. Passiv stemme: "Salget steg på grund af det netværk, jeg gjorde." Aktiv stemme: "Mit netværk har øget salget."

Må ikke være overflødig. Det er ikke nødvendigt at sige "kl. 14 om eftermiddagen" eller "den forventede gravide kvinde." At sige "kl. 14" eller "2 om eftermiddagen" eller "den forventede kvinde" eller "den gravide kvinde" overfører alt hvad du vil sige og er mindre ordlydende.

Selvfølgelig være opmærksom på grammatik. Brug Strunk og White's Style Elements , der er tilgængelige på internettet. En god ordbog bør være i nærheden, sammen med en tesaurus.

En tesaurus giver dig mulighed for at holde din skrivning frisk ved at hjælpe dig med at finde en række forskellige ord at bruge. Mange af disse ressourcer er tilgængelige online.

Korrekturlæsning er en af ​​de vigtigste ting, du kan gøre. Da du sandsynligvis gør det meste af din skrivning på en computer, har du adgang til automatiserede stavemåder og grammatikcheckere . Pas på, men nogle ord, der bruges i den forkerte sammenhæng, kan blive savnet af computerbaserede stavekontroller. For eksempel kan sætningen "Til medarbejdere deltog i møder, to lærer om gnu-softwaren", passere gennem stavekontrollen, uden at der opdages stavefejl. Har nogen andre korrekturlæser dit dokument, hvis det er muligt. Hvis tiden tillader det, skal du sætte din sammensætning væk og korrekturlæse den senere, eller endnu bedre, den næste dag.